6 съвета за по-добра организация на времето и 1 тайна

Времето никога не ти стига, нали? Винаги остава нещо за доработване, което ти пречи да обърнеш внимание на близките си, да излезеш да се забавляваш, да почетеш книга или просто да се наспиш. Ако мислиш така, значи имаш сериозен проблем с организацията на времето или просто си си наумил, че един фрийлансър трябва да е изтерзан, нещастен и вечно да кълве по някой проект. И в двата случая грешката е поправима.

Определи по какви причини не ти стига времето
1. Приемаш твърде много поръчки.
Да, прав си, че с добра организация на времето може да се свърши изненадващо голямо количество работа, но все пак не си машина. (А дори и машината си има предел.) Колкото и да оптимизираш, няма да ти се получи. Съветвам те да преодолееш типичния за един фрийлансър страх, че утре няма да имаш поръчки и да приемаш само толкова работа, колкото можеш да свършиш. Ако ще ти подейства мотивиращо, помисли си: претоварването води до издънки, издънките – до недоволни клиенти, което пък води до липса на поръчки. И през цялото това време се чувстваш зле.

2. Не ти стига времето, защото:

• непрекъснато отлагаш започването на този или онзи проект;
• разсейваш се със странични неща;
• скучно ти е;
• имаш твърде много домашни задължения;
• просто не знаеш как да сe организираш.

Намериш ли причината за своята дезорганизация, проблемът ти е наполовина решен.

Няколко общи съвета за по-добра организация на времето
Вярно е, че всеки случай е различен, но някои принципи са си общовалидни. Започни да ги прилагаш. Като видиш резултата, ще се успокоиш и лесно ще откриеш какво още работи специално за теб.

1. Разбери в коя част на деня си най-работоспособен и я използвай максимално. Една от хубавините на  фрийланса е, че можеш да си позволиш да работиш тогава, когато се чувстваш наистина в най-добра форма. Ако все още не си разбрал кое време на денонощието е най-подходящо за твое работно време, експериментирай. А след като го откриеш, организирай ежедневието си така, че да можеш да свършваш всичко именно в силния си период.

2. Записвай си задачите. Започвай винаги с най-трудната. Винаги си записвай какво имаш да вършиш за седмицата и за деня. Прави го на хвърчащи листчета, в тефтер, на Sticky Notes на компютъра си – където искаш, но задължително пиши. Ефектите от това са няколко:

• успокояваш се, че работата не е толкова много, колкото изглежда;
• сигурен си, че няма да забравиш нищо;
• когато са ти пред погледа, е по-лесно да подредиш задачите си по приоритет.

Започвай с трудните задачи, докато мозъкът ти е още свеж.

NB! Едно от най-хубавите неща на хартиения списък със задачи е, че всяка може да бъде задраскана, а в края на деня листчето се изхвърля. Удоволствието при извършване на тези две действия – драскане и хвърляне – е огромно и те мотивира за по-нататъшни подвизи на полето на труда.

3. Научи се да подреждаш задачите си по важност. Само с писане няма да стане. Определяй кое кога да свършиш според:

• срока на проекта;
• времето, което ти трябва за подготовка, проучвания, самото изпълнение на задачата;
• важността на клиента и възможността му да изчака. (Да знам, че и клиенти четат тук, но не се възмущавайте, а бъдете честни – вие определяте задачите си по същия начин. И вие имате клиенти, за които един ден закъснение не е фатален. Понякога просто графикът е такъв, че се налага да говорите с тях и да помолите за отсрочка. Това ви помага да се справите с внезапно появилата се спешна поръчка на стар клиент, на когото не можете да откажете.)

4. Осигури си среда, в която нищо не те разсейва. Трябва да имаш кът за работа. Забележи, не бюро, а местенце, което да е определено само за това. Може да е и един ъгъл от кухненската маса. Важното е да знаеш, че е мястото, на което сядаш, за да работиш. Това ще ти помогне да се фокусираш и да свършиш по-бързо каквото има за вършене.

Ако имаш нужда от тишина, осигури си тишина. Ако работиш на музика, инвестирай в хубави слушалки. Разбери кои неща ти помагат да се концентрираш и ги използвай по време на работа.

5. Прилъжи себе си да работиш без да се разсейваш и да отглагаш. Разсейването и отлагането на задачи са най-големият ти проблем. Затова само с по-горните точки няма да минеш. Експериментирай със себе си. Например: един ден работи без да отваряш Facebook, сайтове с новини и каквото-там-друго-четеш-и-те-разсейва. Засечи за колко време свършваш всичките си задачи и колко свободно време ти остава. Сигурна съм, че резултатът ще те очарова.

Ако пък ти е задължително да прегледаш няколко сайта преди работа, опитай се да ограничиш времето за това.

При мен специално работи вътрешното убеждаване, че колкото по-бързо си свърша работата, толкова по-скоро ще се захвана с любимите си лични проекти или ще се забавлявам.

6. Помни, че нищо фатално няма да се случи, ако не успееш да свършиш работата, която си определил за деня. Вярно, клиентите са ти скъпи, но ако през целия ден си под пара, че трябва да свършиш и това, и това, и това до вечерта ще си изтощен, а скоро резултатът от усилията ти ще стане с твърде съмнително качество. Ако досега все някак си успявал да свършиш всичко, с цената на много нерви, препоръчвам ти още днес да оставиш някоя от по-лесните си задачи недовършена. Не те съветвам да влачиш куп несвършени задачи, а просто да усетиш, че нищо лошо няма да се случи, ако нещо не се получи според плана ти.

За финал ще ти издам една тайна: колкото и добре да си запланувал всичко, нищо няма да се получи, ако не си спокоен. Затова не се пренавивай, не се преработвай (целта не е да работиш много, а да работиш ефективно и за себе си и за клиентите) и най-вече кефи се. Тогава ще ти хрумнат още 101 идеи за по-добра организация на времето.

Успешна и достатъчна седмица от мен.

=======

Прочети още:
Нормираното работно време на един фрийлансър
Как да не си пречим сами, когато гоним срокове
Социалният живот на един фрийлансър