Category Archives: Наръчник на клиента

Много кратък наръчник за писане на работни имейли, 5

Напоследък получавам много писма от клиенти, написани и изпратени от телефон. И аз изпращам такива понякога. Затова и реших да добавя подобна статия към рубриката със съвети как се пишат работни имейли. Сигурна съм, че ще е полезна за всеки фрийлансър и клиент, който поне  малко от малко се грижи да му се разбира какво всъщност иска да каже.

1. Не пиши работни имейли през телефона си или го прави само ако много се налага. Не се шегувам. Спести на получателя на писмото тази мъка да подозира смътно какво си искал да напишеш. Спести и на себе си риска отсрещната страна да не те разбере и да прави каквото си реши.

Когато пишеш от телефона си, обикновено си някъде навън. На шумно място, на което всеки миг нещо те разсейва. Минувачи, в които не е добра идея да се блъскаш; стълбове, които също трябва да отбягваш; коли, автобуси, трамваи; просяци; шумна тийнейджърска компания на съседната маса в кафенето – всяко разсейване ти пречи да изложиш мислите си ясно и разбираемо. Рискуваш да изпуснеш нещо важно или да кажеш повече отколкото искаш.

Ако наистина ти е толкова спешно да отговориш на някого или да му напишеш имейл през телефона, намери си тихо място, съсредоточи се и пиши внимателно.

2. Придържай се към кратките форми.
Съобщи най-важното в два – три реда максимум, подробностите ги опиши като се добереш до нормална клавиатура и компютър. Дори и да си клиент или фрийлансър – факир в писането на неудобната клавиатура на телефона, ще се измориш бързо и ще започнеш да правиш глупави грешки.

3. Изключи всички помощни функции. 
Пробвай да се справиш с тежката задача да си напишеш сам имейла. Не ползвай помощни функции като автоматична корекция или предлагане на думи. С тях се отпускаш още повече и съвсем спираш да следиш какво пишеш. В резултат някой получава от теб следния имейл:

“не мога  да отвория фаила с текстовете    пола прати ми    прес друга програма”

4. Чети втори, а най-добре и трети път написаното преди да го изпратиш. Това правило важи за всеки текст, който пишеш и ще бъде видян от чужди очи. Да, за имейлите, които си решил да изпратиш през телефона си, също. Със сигурност ще хванеш поне част от грешките и недомислиците, които си надращил.

5. Не се успокоявай с мисълта: “То ще се разбере, че е от телефон и ще ми влязат в положението.” Да, вярно, може и да ти влязат в положение, но все някой клиент или подизпълнител, който ти е важен ще остане с кофти усещане и в него ще се прокрадне мисълта, че си доста немарлив. Освен това ти не изпращаш имейл, за да ти влязат в положението, а за да те разберат. Подозирам дори, че второто ти е по-важно. Ако си разсеян и си пропуснал да напишеш част от информацията, а другата част е изпъстрена с фрапиращи грешки, шансовете това да се случи рязко намаляват. И нали знаеш кой ще изгуби от тази ситуация? Ти, разбира се.

6. Спазвай елементарните правила за вежливост.
Не е толкова уморително и непосилно да напишеш “Здравейте” и “Хубав ден” или “Поздрави”. Липсата им в имейла ти определено няма да предразположи човека, на когото пишеш, особено ако работите заедно отскоро.

7. Направи си шаблони.
Помисли какъв тип работни имейли ти се налага най-често да пишеш и изпращаш през телефона и си направи шаблони. Така със сигурност поне половината ти писмо ще бъде правилно написано. А и ще имаш повече време, сили и концентрация да провериш другата половина.

8. Сложи подпис и контакти към всеки имейл. 
Просто влез в електронната си поща през телефона, отиди в “настройки” и ги въведи в предназначеното за целта поле. Така няма да губиш време да ги пишеш всеки път, а и и не рискуваш да ги сбъркаш или забравиш.

Усилията, които полагаш, за да пишеш правилно на клиента или фрийлансъра, да ти се разбира какво казваш и да си вежлив, не са напразни. Повярвай ми. А най-добре пробвай и се убеди сам.

Припомни си всички съвети от поредицата “как се пишат работни имейли”:

• Много кратък наръчник за писане на работни имейли,1 
• 5 правила за писане и изпращане на работни имейли
• 3 задължителни елемента в работните имейли
• Как да напиша текст – шаблон за имейл за нови клиенти

1. Прочети обявата внимателно няколко пъти

В желанието си да дадеш по-бързо своето предложение понякога ставаш невнимателен и може да пропуснеш важни подробности. Ако в обявате не е изрично указано докога важи, то можеш да бъдеш спокоен, че ще е в сила поне следващите 2 – 3 дни. Успокой се, прочети я внимателно още веднъж преди да започнеш да отговаряш и чак след това подготви необходимите документи.

2. Изпрати това, което се иска в обявата. В никакъв случай по-малко

Ако в обявата пише, че трябва да изпратиш портфолио и цена, не изпращай само биография и снимка. Когато твоят потенциален клиент създава обявата си, той има причина да иска точно определени неща. Каква точно е тази причина, с колко още човека трябва да се консултира преди да те избере и какви са конкретните обстоятелства, около избора ти няма как да знаеш. Затова най-умното, което можеш да направиш е да изпратиш каквото са ти поискали. В никакъв случай по-малко. Ако нямаш портфолио, изрази готовност да направиш тестов материал. Имай предвид обаче, че поради разни обстоятелства подателят на обявата може би няма как да ти предложи такъв. Затова не е лоша идея все пак да му изпратиш нещо близко до искания материал със съответното обяснение.

3. Бъди конкретен

 Ако трябва да кажеш какъв обем работа можеш да поемеш, бъди конкретен. Говори в часове или в обем думи. Ако са ти поискали цена за определен брой думи, дай конкретна цена и отстъпка (или само спомени, че цените подлежат на преговаряне). Не пиши, че предлагаш много изгодни цени. Това не носи никаква информация. Изгодни за кого? Няма как да знаеш на кой какво му е изгодно.

Да отговориш конкретно на запитванията в обявата означава да проявиш уважение към времето на този, който я е писал. Той ще оцени това, повярвай ми. Означава също да осигуриш разглеждане на кандидатурата си.

4. Не разчитай само на страхотно портофлио

Преди да стигне до портфолиото ти твоят потенциален клиент ще види как си попълнил полето “относно” и какво си написал в писмото си. Ако в него има всичко, което го интересува, или пък допълнителна информация, която да го заинтригува, само ще спечелиш. Ако има общи приказки и нищо от поисканото – цена, възможност за поемане на нови поръчки и т. н., портфолиото ти може да е страхотно, но ще бъде разгледано последно или няма да се стигне до него въобще. Просто защото обикновено има много кандидати и те, също като теб, са доста добри.

5. Увери се, че в портфолиото ти има проекти, показващи умения, като търсените в обявата

Ако се търси преводач от български на английски, не изпращай текстове, преведени от английски на български. Това, че превеждаш добре в едната посока, не значи автоматично, че превеждаш добре и в другата. (Този съвет има голяма връзка с първоначалното внимателно четене на обявата.)

6. Не задавай още веднъж въпроси, отговорите на които можеш да намериш в обявата

 За този, който я е писал това означава две неща: не си прочел добре какво се иска и не уважаваш нито своето време, нито това на човека отсреща. Първото навява на мисълта, че не е много сигурно ще разчетеш ли добре и заданието, което ти се дава. Второто подсказва, че най-вероятно ще продължиш да пилееш време за безсмислени въпроси и в бъдеще.

Не е така! Тези две твърдения са абсолютно погрешни! – Чудесно. Докажи го, като дадеш тази информация, която се иска без да пишеш безсмислени имейли.

7. Проверявай мейла си за грешки

Всички правим грешки, това е вярно, но когато изпращаш мейл, с който се опитваш да убедиш някой да ти възложи работа (особено ако става въпрос за превод, писане на текстове, създаване на маркетингова стратегия, etc.), провери го няколко пъти. Мърлявото отношение към езика – да не говорим за цялостната липса на препинателни знаци – не вдъхва в хората особено доверие към способностите ти и подсказва несериозно отношение към собствената ти работа.

8. Избягвай шегичките в полето „относно“

Помни, че твоят имейл ще пристигне заедно с десетки други в чужда поща. Притежателят ѝ трябва да може само с един поглед да го класифицира и премести в папката с отговори на обявата му, за да разгледа след това имейла ти на спокойствие. Смешките в subject-а са добър повод писмото ти да бъде изтрито преди да е отворено.

9. Не давай твърде ниска цена

Често говоря против подбиването на цените, като си давам сметка за цялата сложност на ситуацията. И все пак, ако цената ти е наполовина на тази на колегите ти, и в добавка не си изпълнил някое от горните условия, вероятността никой да не ти отговори е голяма. Направи си проучването преди да даваш цена и си припомни ето тези статии:

• Как се ценообразува
• 3 причини да подбиваш цените
• Как да преговарям за цена по имейл
• Фрийлансър подготвя оферта

10. Ако си начинаещ, бъди двойно по-изобретателен и изчерпателен от останалите

Много добре знам какво е да си начинаещ и да намериш кой да ти подаде ръка. Безценно е и не се забравя. Но! Нищо не се дава даром, всичко трябва да си вземеш сам. Ако искаш да се развиваш в дадена област, но нямаш опит, направи примерен текст, дизайн, превод, с който да докажеш, че ставаш, че си подходящ именно за тази работа. Не чакай да ти дадат тест. Не разчитай на перфектно CV или на ниска цена. Бъди проактивен и покажи, че имаш желание за работа не само на думи. Това винаги впечатлява.

Когато кандидатите са много, ако не си добър в комуникацията, лесно ще изпаднеш от списъка фрийлансъри, с които би могло да се работи. Ако си изпратил всичко, изискано в обявата, добавил си нещо от себе си, демонстрирал си внимание, проактивност, изобретателност, уважение към собствената си работа и времето на потенциалния клиент, то дори да нямаш брилянтно портфолио, вероятността да ти се получи е по-голяма.

Пожелавам ти успех. Не само през тази седмица.

Няколко съвета за по-ефективна работа с фрийлансъри

Вярно, най-силните мотивации на фрийлансъра са, че работи за себе си и че ако е добър в това, което прави, клиентът ще се върне при него или ще го препоръча на свои колеги, партньори, приятели. Но и фрийлансърът е човек, и той има нужда от допълнителна мотивация, за да даде най-доброто от себе си, докато работи именно над твоя проект. Въпросът е как да го мотивираш. Препоръчвам ти да помислиш сериозно преди да пристъпиш към действие, защото някои мотивации имат по-скоро обратен ефект.

Как да НЕ мотивираш фрийлансър да ти свърши работа
1. “Знам, че не можеш да направиш това.” Очаква се след тази реплика честолюбивият фрийлансър да скочи и да извърши чудеса от храброст по задачата, която си му възложил. Само че този тип мотивация върши работа най-много до ранна тийнейджърска възраст. Аз лично бих се притеснила да поверя каквато и да било задача на човек, който все още се хваща на тази въдица. По-нормално е колегата да ти препоръча друг колега след като смяташ, че не може да се справи, и да не си губи времето с теб.

2. “Твоята креативност няма граници. Хайде да сритаме малко задници и да покажем на света, че не се страхуваме да мислим out of the box.” Честно, не сме актьори в американски филм за бейзбол или пък в американски сериал за рекламни агенции. Няма фрийлансър, който да се върже на тая въдица. Особено, когато му обясняваш колко е велик, докато му пробутваш задача с краен срок вчера и дори не мислиш да си платиш двойно, както е нормално за всяка експресна поръчка.

“Освен това кои “ние”? Ако се опитваше да мислиш въобще, нямаше да ме подценяваш с подобни снизходителни потупвания по гърба. Само ме дразниш и ме обиждаш.” – това приблизително минава през главата на един фрийлансър, докато чете/слуша как го възхваляваш с очевадно користни цели.

Как да мотивираш фрийлансър да ти свърши работа
1. Покажи, че знаеш какво искаш. Ако пък не знаеш, кажи си. И в двата случая най-важното е да се усеща, че за теб е важно всичко да бъде свършено колкото се може по-добре.

Помни, че демонстрираш ли пренебрежение или незаинтересованост към задачата, която възлагаш, вероятно изпълнителят й ще има същото отношение и резултатът ще е отчайващ.

2. Гласувай му доверие. Обръщай се към него като към професионалист, който може да реши наболели твои проблеми, а не като към евтина работна ръка. Не му давай нареждания как да си върши работата. Обсъждай с него, задавай въпроси и подчертай, че искаш да ти предложи това, което ще е най-добре за теб и твоите цели.

3. Ако направеното ти харесва, кажи си, не се стискай. Искрената ти оценка, на всеки етап от поръчката, действа по-мотивиращо на фрийлансъра от всичко друго.

За неща като “плащай си навреме” и “не обиждай”, “не бъркай фрийлансъра с магьосник и му давай достатъчно време за работа” няма да пиша. Надявам се, че щом четеш този пост имаш желание за нормални към отлични работни отношения и гореизброените фактори са основата, на която започваш да ги градиш.

Пожелавам приятна и успешна седмица на теб и на фрийлансърите, с които работиш.

п. с. Ти, който четеш това, не си клиент, а колега фрийлансър? Сподели в коментарите какво, в отношенията с клиенти, те мотивира теб. Твоето мнение със сигурност ще е от полза. Мерси.

Основни съвети за всеки фрийлансър, който пръв пише писмо до колега или нов клиент с предложение за сътрудничество

Ти, като всеки фрийлансър – начинаещ или напреднал все едно – искаш да имаш повече клиенти. Затова решаваш да проявиш предприемчивия си дух и да разпратиш имейли с предложение за съвместно сътрудничество на фрийлансъри – колеги или на нови крайни клиенти. Похвално! Така се прави. Как обаче мисията ти от невъзможна да се превърне в успешна?

Подбери внимателно хората, на които пишеш
Ако пишеш на колеги фрийлансъри, проучи внимателно портфолиото им, препоръките от доволни клиенти, сферите, в които работят най-често. Помисли с какво наистина можеш да им бъдеш полезен.

Избрал си няколко фирми – крайни клиенти? За тях важи същото. Проучи ги внимателно преди да седнеш да им пишеш и ако нямаш конкретно предложение, по-добре не си губи времето, а отиди да пиеш една бира.

Напиши мейла си така, че получателят му непременно да го прочете
Това ще ти се отдаде, само ако си подходил съвестно при проучването.

Ако пишеш на колега фрийлансър:
1. Представи се и кажи откъде си му намерил контактите.
2. Сподели защо се обръщаш точно към него: видял си, че работите в една и съща област и смяташ, че професионалните ти умения могат да му бъдат полезни, когато е свръхнатоварен; видял си, че работите в различни сфери и можете да се допълвате; искаш да знаеш дали колегата ти не би искал да те пробва и да ти дава работа, когато му идва в повече.
3. Кажи с какво точно можеш да му бъдеш полезен и се аргументирай, като посочиш конкретни свои качества и умения.

Ако пишеш на краен клиент:
1. Представи се и кажи откъде си му намерил контактите.
2. Обясни какъв точно проблем си видял, как смяташ да го решиш и как това ще помогне (ще направи марката на клиента по-разпознаваема, ще доведе нови потребители на сайта, etc.)
3. Кажи защо смяташ, че можеш да направиш това за този клиент и се аргументирай, като посочиш как си решил подобни проблеми за други клиенти и какви умения и качества имаш.

И в двата случая:

•  тонът на имейла може да не е особено официален, но и не прекалявай с дружеското отношение и фамилиарността – дразнят;
• не се хвали и самоизтъквай, а помагай;
• пиши правилно и провери имейла за грешки няколко пъти преди да го изпратиш;
• помисли за това какво ще напишеш в полето “относно”, така че да заинтригуваш получателя без имейлът ти да попадне в кошчето за спам.

Поддържай връзката
Някои от крайните клиенти ще ти отговорят. Ако стигнете до възлагане на поръчка веднага, чудесно. Други ще ти пишат, че ще те имат предвид за по-нататък. Отбележи си ги по някакъв начин и пак им пиши след няколко месеца. Ще си измислиш повод.

Убедена съм, че почти всеки колега фрийлансър ще ти пише. Някой може да ти даде работа веднага. Друг ще ти каже, че няма никаква възможност да ти дава  поръчки. Трети ще те помоли да направиш пробна задача или да му изпратиш портфолиото си (ако, по необяснима за мен причина, не си го прикачил към първия си имейл) и ще ти каже, че може да работи с теб, когато е много натоварен и има нужда от помощ или при друг подходящ случай.

Отговори на всички имейли!
Ще ти отнеме много време? Отмести поглед от върха на носа си, преглътни разочарованието, че на теб – великолепния – не всички са ти предложили работа веднага и мисли с перспектива. Уважи факта, че твоите колеги са отделили време да ти отговорят. Направи така, че да те запомнят с добро чувство и ако имат нужда, наистина да те потърсят за помощ.

Ти не искаш да си фрийлансър само днес, нали? Искаш да си осигуриш работа, спокойствие и подходяща среда за колкото се може по-дълго време напред? Това никога не става веднага. Всяка малка крачка днес може да е ново стъпало в професионалното ти развитие утре.

Припомни си как се пише имейл с молба за помощ на колега фрийлансър.
Успех.

Тази безценна информация може и да е, може и да не ти е от помощ, но в последните две седмици чух и четох такива неща за професията си, че се чувствам длъжна да ти споделя какво прави един копирайтър всъщност. Тъкмо по-добре ще прецениш дали услугите му могат да са полезни и на теб. Ако пък си начинаещ копирайтър фрийлансър, ще разбереш, че тази професия е съществувала доста преди да се появи оптимизацията за търсачки, както и преди представата, че всяка една работа може да се върши само и единствено на компютър. И така…

Общо определение

Копирайтър се нарича този симпатичен човек, който отговаря за текстовата част на рекламата. На всяка реклама – печатна, външна, радио, телевизионна и в интернет.

По белия свят копирайтърите са доста профилирани:

• криейтив копирайтър – измисля слогани, рекламни изречения за промоции, сценарии за радио- и телевизионни реклами и работи върху цялостни рекламни концепции, най-често в екип с поне един дизайнер и един криейтив директор;
• сейлс копирайтър – пише текстове за дайрект мейл кампании, лендинг страници, etc.;
• копирайтър за уеб или контент райтър – служи си умело с правилата за писане в уеб, знае какво трябва и не трябва да съдържа една лендинг страница, комуникацията с клиенти в социалните мрежи не е проблем за него;
• SEO копирайтър – той е търпелив човек, който се стреми да угоди на понякога безумните изисквания на клиенти и SEO експерти, като например в статия за маркови обувки да използва определен брой пъти фразата “дамски чанти цени Перник”. Владее всички умения на контент райтъра и достатъчно от фантазията и хватките на криейтив копирайтъра, за да напише смислен, полезен за потребителите, интересен текст, който освен това да се харесва на търсачките.
• Транскриейтър (извинявай за идиотската дума, но… българска няма) – това е копирайтър, който адаптира слогани от чужд език на езика на собствената си страна. Не превежда, а именно адаптира – запазва смисъла на рекламното послание, като го съобразява с идиоми, жаргон, нрави и начин на живот на хората в страната, в която живее. (Много тънка и интересна работа.)

В повечето случаи копирайтърите са профилирани и по области:

компютри, здраве, мода, изкуства, фитнес, автомобили, спорт, медицина, туризъм. Никой не иска пенкилер за партньор. Най-малкото един копирайтър, който тепърва се подготвя да пише в абсолютно непозната за него област, излиза доста скъпо. А и резултатът е под въпрос. Затова чуждестранните клиенти обикновено питат в какви области имаш опит.

инфографиката е на daireto.com

В България нещата стоят малко по-различно

Копирайтърите, които работят в големи рекламни агенции, се занимават с всички текстове за една рекламна кампания: слоган, копи боди, призивни изречения за промоции, текстове за уеб, фейсбук статуси, сценарии за радио- и телевизионни клипове.

Фрийланс копирайтърите също не са особено профилирани. Освен ако сами не решат с какво им е по-интересно да се занимават. В последните една – две години клиентите започнаха да питат по-често какъв точно копирайтър си, за да разберат дали ще им свършиш работа. Специализирането в дадени области също не е много разпространено, може би заради по-малкия пазар. Съветвам те, ако сега започваш да работиш тази професия, и си на свободна практика, да изследваш в кои области си добър и какво ти е интересно и да се специализираш в него.

Как стои въпросът с авторските права на копирайтъра

Ако работиш в рекламна агенция, то всичко, което произведеш е нейна собственост. (Тя урежда отношенията си с клиента, това не е твоя грижа.) Можеш да покажеш проекти на различни клиенти в портфолиото си след като си получил разрешение от шефа си. Той ще ти го даде след като е получил разрешение от клиента.

Ако си на свободна практика, ти си създател на слогана, съдържанието за уеб, сценария за видео, това е безспорно. Но! След като веднъж ги дадеш на клиента не можеш да ги продаваш на никой друг. Можеш да си го сложиш в портфолиото, но само след като получиш разрешение от съответния клиент. (Другото не е коректно и ще береш ядове.)

Можеш да си договориш и други условия. Например:

• пишеш съдържание на сайтове – някъде да стои активен линк, който указва, че ти си създател на текстовете и води към портфолиото ти;
• пишеш статия за печатно или онлайн издание в качеството си на експерт и тя излиза с твоето име;
• пишеш статии за блогове за дадена фирма, но искаш те да не излизат от името на Иван Георгиев – шефът, а от името на фирмата “Ягодка -15”.

Имаш различни варианти, просто предварително трябва да се договориш с клиента. (По този повод ти препоръчвам да си припомниш 5-те задължителни четива за фрийлансъра копирайтър и да разпиташ колеги.) Всичко е въпрос на обсъждане и аргументирано убеждаване. (Погледни отново статията за подписване на договор с клиент.)

Какво не е един копирайтър

Журналист. Както и журналистът не е копирайтър. Става въпрос за различни умения и професии. Не, че някой не може да владее и двете, може. Но това, че и двата занаята са свързани с писане, не значи, че са взаимозаменяеми.

Дизайнер. Да, понякога на копирайтъра може да му хрумне идеята за визия, а на дизайнера идея за слогана. Някои колеги съчетават двете професии. Но това далеч не е практика.

Преводач. Копирайтърът може и да превежда някои прости статии или текстове на общи теми, и да прави адаптации на рекламни текстове. Може да овладее изкуството на превода. Но това, че използва работно един или два чужди езика, не го прави преводач. (Преводачите впрочем също не са по подразбиране копирайтъри.)

Засега няма да те засипвам с повече информация по темата. Ако имаш нещо да добавиш, заповядай. В следващите дни смятам да те занимая с това как трябва да се държи един фрийлансър, когато пише на някого с молба за работа, за да му се получи.

Хубава седмица.

Кратко ръководство за фрийлансъри и клиенти

Да искаш – това е лесно. Да получиш това, което искаш е съвсем друго нещо. Не, защото е толкова трудно, а защото не обръщаш внимание на подробностите. Затова ти предлагам да се запознаеш с процеса на искане и получаване стъпка по стъпка.

Уточни за себе си какво точно искаш. Не се смей. Много често хората не формулират добре исканията си. Сещаш ли се за вица, в който един човек поискал от златната рибка винаги да кара скъпи, хубави коли и тя го направила шофьор на някакъв богаташ? Не е виц, а си е чиста реалност. Не може да получиш нещо, ако не знаеш какво точно е то.

Нека отсрещната страна разбере, че искаш нещо. Ако искаш от клиента си повече информация, кажи му го. Ако искаш от един фрийлансър копирайтър да пише в определен стил, дай му предварителни насоки. Не действай на принципа „думам ти дъще, сещай се снахо“. Просто вероятността да не те разберат е повече от голяма.

Използвай правилния тон. Забрави за грубия и безцеремонен тон, независимо дали си клиент или фрийлансър. И в двата случая вероятността да получиш каквото искаш рязко намалява.

Не изпадай и в другата крайност – не умолявай и не хленчи. Това също дразни, не само когато става въпрос за работни отношения, но особено тогава.
Просто се дръж възпитано и усмихнато – ще свърши работа.

Аргументирай се – защо другият трябва да направи това, което искаш. Ти си клиент? Не разчитай на довода „ще го свършиш така, защото ти плащам“. Той никога не води до достатъчно добри резултати. Обясни на фрийлансъра, с когото работиш, защо имаш по-специални изисквания към изработката на поръчката. Те обикновено са свързани с особеностите на твоя бизнес и с поведението на твоите клиенти. Ако той знае това, ще може да ти предложи наистина адекватно и ефективно решение.

Ти си фрийлансър? Обясни на клиента си защо искаш дадено нещо. То обикновено има връзка с това да свършиш по-добре възложената ти работата, от което той има най-много полза. Напомняй му го.

Преговаряй. Преговори не се водят само за пари, а също и за срокове, за информация, за начин на работа. Ако нещо в поставените условия не ти харесва, преговаряй, докато се споразумееш с отсрещната страна.

Бъди гъвкав. Ако в процеса на разговор се окаже, че исканията ти са неоснователни, невъзможни и безумни, откажи се от тях. Помисли отново, но бързичко, какво наистина искаш и какво можеш да получиш и започни отначало.

Това е всичко. Казах ти, че не е сложно. Започни да тренираш веднага и много бързо ще усетиш резултата. Пожелавам ти седмица, изпълнена с успешни упражнения по искане.

🙂

Много кратък наръчник за писане на работни имейли, 3

Овладял си всички тънкости за общуване с клиенти по имейл. Всичко, което съм писала в “Много кратък наръчник за писане на работни имейли”, част 1 и част 2, ти е добре известно и дори го прилагаш. Поздравления. Продължавай да се усъвършенстваш. Ето какво още можеш да направиш.

1. Пиши в началото на писмата кратко резюме на това, което сте обсъдили/решили в предишните си имейли. Не, не е добра идея да дадеш просто reply на последния ви разговор. Едно, защото не е удобно да се четат подобни верижни писма и да се търси информация в тях, второ, защото резюмето показва какво ти си разбрал. Благодарение на него по-бързо ще разберете кога говорите за едно и също нещо и кога имате две коренно различни неща предвид.

Ако пък толкова не искаш да пишеш резюме, тогава постави изречение от сорта на:

“Благодаря за писмото от дата …”

Така отсрещната страна ще може лесно да си намери имейла и да си припомни последния ви разговор.

2. Подканваща финална фраза. 

“Пишете ми за въпроси и коментари.”
“Очаквам коментар по изпратените текстове”
“Свържете се с мен, в случай, че имате нужда от … Ще се радвам да ви бъда полезен/а.”

Клиентът ти има нужда от подсещане и подканяне. Кажи му какво да прави, за да си спечелиш още един разговор с него, още една поръчка. Подбутвай го всеки път да задава въпроси, ако има нещо неясно. Така ще трябва да му отделиш малко повече време, но пък накрая няма да се окаже, че ти си направил реактивен самолет, а клиентът ти е искал метлата на баба Яга.

3. Подпис, в който има линк с координатите ти. Телефонен номер, skype, линк към сайт – задължително е да ги има във всеки твой имейл. Клиентите не ги забелязват, докато не им потрябват. Имат ли нужда от тях, добре е да ги намерят колкото се може по-лесно и бързо. 

Някои хора си пишат и името и поздрава в подписа, така че да се появяват автоматично в края на всеки имейл. Аз те съветвам тези две неща да си ги пишеш лично всеки път. Причината е, че всеки клиент те нарича по различен начин. Някои се придържат към обръщението “госпожо/господине” и фамилия. Други вече те наричат на малко име. Трети пък използват по-кратко и лично обръщение.  

Ако си пишеш името лично, ще можеш да се подписваш по начина, по който конкретният клиент се обръща към теб. Поздравът ти също ще е личен и в тона на комуникацията, която поддържаш точно с този човек. Това винаги прави впечатление. Използвай го. 

Разбира се, проверявай старателно да не си допуснал правописна грешка в собственото си име. Прави много, ама много лошо впечатление. И не, не е добра идея да го пишеш с малка буква, защото нали това е Интернет, на никой не му пука и не се старае да пише правилно. 

Това са трите задължителни елемента, които трябва да присъстват в твоя имейл. Не че без тях клиентът няма да те разбере. Напротив. Важното обаче е не просто някак да си вършиш работата. Важното е да го впечатлиш с внимание, съобразителност, малки детайли и професионализъм. Така със сигурност ще работите по-дълго време заедно.

Успешна седмица от мен.

=================
Прочети още полезни статии за общуване с клиенти по имейл: 

Много кратък наръчник за писане на работни имейли, 1
Много кратък наръчник за писане на работни имейли, 2
6 съвета за общуване с клиенти по имейл