Днес ти представям и втория материал по темата „Как да се справя с изкуствено привнесения стрес“. Силвина Фурнаджиева те превежда стъпка по стъпка през съставянето на ефективен план, който включва дългосрочните и краткосрочните ти цели и дори възможни непредвидени ситуации. Отдели време, за да прочетеш статията, а после половин ден, за да приложиш прочетеното на практика. Ще се изненадаш от резултата – спокойствие, свършени задачи и постигнати цели.
Препоръчвам ти да последваш съветите на Силвина и по още една причина, както ти казах и миналия понеделник – те ще ти помогнат да се приближиш още малко до заветната цел: да работиш по-малко, а да печелиш повече. В края на статията има и предложение за теб.
Приятно четене!
Въпреки че работя като консултант по продуктивност вече над 2 години, си признавам – понякога все още ми е трудно да обясня какво точно правя с моите клиенти. Допълнително затруднение създава това, че всяка консултация е индивидуална и зависи много от нуждите и заявката на човека, с когото работя.
Почти без изключение обаче, хората, чиято работа и ежедневие сме структурирали и подредили заедно, споделят, че (понякога неочаквано и за тях самите) се чувстват значително по-спокойни, а стресът им сякаш изведнъж е намалял (или дори изчезнал напълно).
Бях забелязала този ефект и при себе си, но се изненадах, че почти неизменно се появява и при останалите. И започнах да търся откъде точно идва.
Значението на добрия план
Както споменава и Венета в първата част от поредицата, планът е от основно значение за начина, по който се чувстваме. Липсата му ни стресира, защото без него всичко, което искаме да постигнем, изглежда прекалено голямо и сложно, а и поради една особеност на нашия мозък.
Както е открил един от класиците на продуктивността – Дейвид Алън, създателят на системата Getting Things Done, – мозъкът ни умее да прави добре само едно нещо: да помни онова, което имаме да свършим или да извършва реалната работа по него. Когато задачите ни не са записани и се опитваме едновременно да ги помним и да ги вършим, сами си създаваме ненужен стрес. Tой е толкова изкуствено привнесен, колкото и този от звънящия телефон или препиването с кафе, ако кофеинът не ни влияе добре. В случая стресът произтича не от самата ни работа, а от начина, по който подхождаме към нея и я организираме.
Нещо повече: ако имаме и по-общ план, с ясно определени основни цели, и това, което правим всеки ден, съответства на тях, с времето увеличаваме шансовете да постигнем положителни резултати от своите действия. Това дава положителна обратна връзка на мозъка ни (очевидно онова, което сме очаквали да се случи, наистина се случва), намалява усещането за несигурност и оттам и страха, и стреса, които усещаме.
Дори и естеството на работата ни да не е особено стресиращо (например ти си копирайтър или уеб дизайнер, а не работиш в отделението за спешна помощ на голяма болница), усещането, че имаме много работа, която не знаем откъде да подхванем, също е сериозен източник на изкуствено привнесен стрес. Добрата структура ти помага да го намалиш, защото когато систематизираш и опишеш добре задачите си, обикновено установяваш, че:
- нямаш чак толкова много работа, колкото първоначално ти е изглеждало и
- има задачи, които спокойно можеш да не вършиш и крайните резултати от работата ти да не пострадат ни най-малко.
Разбира се, добрият план и ясната структура не са панацея. Но след като от предишната статия в поредицата вече знаеш кои са останалите неща, които да вземеш предвид, в тази ще се фокусираме върху перфектния за теб план. Когато се погрижиш за всичко останало, точно той може да бъде нещото, от което зависи дали ще успееш или ще се провалиш. Именно добрият, предварително съставен план, буквално ме е спасявал неведнъж: както в обичайното натоварено ежедневие, в което всички наоколо бързат и нервничат, но всъщност никой не знае защо, така и в наистина сериозни ситуации, когато са ми се струпвали едновременно тежки финансови, лични и здравословни проблеми.
Какво съдържа един добър план?
Въпросите
Истински добрият план на твоето ежедневие включва много повече от това, което ще вършиш от сутринта до вечерта, от понеделник до петък. За да ти бъде наистина полезен и да ти носи спокойствие, той трябва да ти дава отговори на следните въпроси във всеки един момент, за всяка задача, която имаш:
- Какво правя?
- Защо го правя?
- Какво ще стане, ако не успея да свърша това сега?
Структурата
Освен че цели да придаде структура на ежедневието и работата ти, за да е ефективен, самият план също трябва да има структура. Предлагам ти следната:
- Визия и цели за следващите 3 до 5 години
- Цели и стратегия за следващата 1 година
- Цели и дефиниция на резултатите: кога и как ще знаеш, че целите ти са постигнати
- Списък със задачи
- График на типичния ти ден
- План и правила за разпределяне на задачите в графика ти
- План за ежемесечен анализ на резултатите
- План за справяне с неочаквани промени
Как да съставиш своя план?
Ако всичко, описано по-горе, ти изглежда сложно и страшно, не се тревожи. Давам ти конкретните стъпки за съставяне на план, който ще работи за теб. Достатъчно е да си отделиш половин ден, да седнеш на спокойствие, с тефтер или десетина големи листа хартия подръка и да изпълниш последователно всички стъпки, посочени по-долу.
Дългосрочна визия
Друг от любимите ми автори, Стивън Кови, в своята книга „Седемте навика на високоефективните хора“ съветва да започваме всяко нещо, като имаме предвид крайния резултат. След като сме напълно наясно какво точно искаме да постигнем, започваме да планираме стъпките, които ще ни доведат до него.
Отговрът на въпроса Какво точно искам? е труден за доста хора. Затова ти предлагам да си помогнеш с едно упражнение от позитивната психология. Нарича се „Твоята най-добра версия“ и се изпълнява по следния начин:
- Избираш си момент от бъдещето. Предлагам ти да е същата дата като деня, в който правиш упражнението, но след 3, 4 или 5 години – по твой избор.
- Представяш си себе си и живота си в този момент, като в тази версия на бъдещето се чувстваш възможно най-добре и основните ти цели и желания вече са постигнати. (Имай предвид, че е добре да става дума за реалистични цели, които са наистина постижими и това в голяма степен зависи от теб.)
- Обръщаш внимание на най-големите подробности от картината и когато ти станат възможно най-ясни, ги записваш на хартия. Опиши как изглеждаш, как се чувстваш, къде се намираш и защо си точно там, какво правиш, какво виждаш и чуваш около себе си.
- Продължи разказа, като опишеш постиженията си. Защо се чувстваш толкова добре? Какви са постиженията, които те карат да се чувстваш така? Какви качества, знания и умения са те довели до тези постижения? Кои от тях си придобил за този период от време, а не си ги имал преди? Кои свои силни страни, които имаш и сега, си използвал, за да ти помагат?
- След това опитай да се върнеш постепенно назад до сегашния момент, като обърнеш внимание на това, което е трябвало да направиш, за да стигнеш до тези постижения и запиши и него. Какви действия предприе, кога и как? Какво ново научи? Какво спря да правиш, защото ти пречеше да постигнеш целите си?
Ако нямаш предишен опит с подобни упражнения, всичко това може би ти звучи странно, но те уверявам, че работи изключително добре.
Бонус съвет: ако упражнението те е накарало да се почувстваш наистина добре (а често става точно така), прави го редовно като начин за намаляване на стреса. Когато усетиш, че се дразниш на нещо, че нямаш мотивация да си свършиш работата за деня или просто ти е напрегнато, без да знаеш точно защо, отдели 2-3 минути, в които да останеш насаме, затвори очи и отново си представи онзи момент в бъдещето, докато усетиш, че се отпускаш и започваш да се чувстваш по-добре.
Краткосрочна визия
Вече знаеш каква е крайната ти цел и дори имаш приблизителна представа как да стигнеш до нея. Време е да видим какво от записаното в предишното упражнение е реалистично да постигнеш през следващата година и как да направиш така, че да извършваш правилните действия през цялата година. (Този път ще си дадеш новогодишни обещания, които ще спазваш и през ноември догодина, вместо да ги захвърлиш още към края на януари.)
1. Прегледай записките си от предишното упражнение и се опитай да отделиш и формулираш максимум 3 най-важни за теб теми или цели. Напиши всяка от тях в горната част на отделен лист хартия. Например, ако твоята най-добра версия е със сериозни постижения в свободната практика, добри доходи и интересни клиенти, пътува по света и е малко по-лека и вталена от настоящата, се очертават 3 листа със следните заглавия:
а) Работа;
б) Пътуване;
в) Отслабване.
2. До всяко заглавие формулирай целта, която искаш да постигнеш и запиши как ще определиш дали е постигната или не. Например:
а) Работа – 10 приятни и интересни клиента всеки месец;
б) Пътуване – посещаване на нова за мен държава на всеки 4 месеца;
в) Отслабване – да тежа 65 кг в края на тази година.
3. В предишното упражнение имаше задача да отбележиш и нещата, които са ти помогнали да стигнеш до желаното състояние. Прегледай ги и разпредели всяко от тях на съответния лист. Целта е да получиш списък с действията, които ти предстоят през следващата 1 година. Ако продължим с примера по-горе, може би списъците ти ще придобият вид, подобен на този:
а) Работа – 10 приятни и интересни клиента всеки месец:
- търсене на повече и по-добри клиенти;
- подобряване на финансовото ми планиране;
- оптимизиране на разходите.
б) Пътуване – посещаване на нова за мен държава на всеки 4 месеца:
- създаване на фонд за пътувания, в който да заделям пари всеки месец;
- набелязване на местата, които искам да видя;
- целенасочено търсене на поръчки, които не изискват да се намирам на определено място, така че да мога да пътувам и да работя едновременно.
в) Отслабване – да тежа 65 кг в края на тази година:
- консултация с личния ми лекар;
- започване на хранителен режим;
- отделяне на време в дневния ми график за спорт.
4. Продължи със списъците с действия, доколкото е необходимо. Целта е да се сдобиеш с конкретни, изпълними задачи, свързани с всяка от твоите цели. Трябва да са описани максимално подробно, така че да не се налага да мислиш как точно да ги осъществиш, а просто да се захванеш с тях и да действаш.
5. На всяка от задачите в списъка по-горе постави ориентировъчен (реалистичен) срок.
6. Номерирай задачите спрямо последователността, в която трябва да ги изпълниш или ги препиши на отделен лист в нужната последователност. Например, задачите, свързани с новия ти хранителен режим, могат да бъдат в такъв вид:
а) Да потърся в Интернет отзиви за добри диетолози.
б) Да попитам личния си лекар за препоръка за диетолог.
в) Да си избера диетолог.
г) Да му се обадя и да си запиша час за консултация.
д) Да споделя целите си и да получа насоки за хранителен режим.
е) Да поискам от диетолога идеи за готварски рецепти, съобразени с новия ми режим.
ж) Да намеря подходящи рецепти онлайн.
з) Да си съставя списък за ежеседмично пазаруване с продуктите, които ще ми трябват.
и) Да отделя време в графика си за пазаруване и готвене (ако е необходимо и вече нямам определено такова).
й) Да проуча менютата на близките заведения, така че когато излизам навън за обяд, да ходя в такива, в които мога да хапвам неща, съобразени с режима ми.
7. Най-вероятно ще забележиш, че значителна част от настоящите ти задачи също ще влезе в списъците. (Ти и в момента отделяш някакво време за хранене или за работа с клиенти например.) Колкото повече такива задачи имаш, толкова по-добре: това означава, че всъщност вече си на пътя към постигането на целите си и планът ще ти послужи, за да ги оптимизираш и систематизираш. Ако ти останат задачи, които сякаш не влизат никъде, вземи отделен лист и ги запиши на него. След това добре обмисли всяка задача. Върни се към въпросите в началото на статията и се запитай доколко тези задачи са важни за теб, дали е наложително изобщо да ги вършиш и ако е така, има ли как да ги автоматизираш или да ги делегираш (изцяло или частично) на други хора. Действай наистина безпощадно по тази точка. Заниманията, за които не можеш да отговориш защо са в списъка ти (или отговорът е “защото така трябва, но не знам защо трябва” и “защото винаги досега така правех”), трябва да изчезнат. Ако можеш да минеш без нещо, зачертай го и го забрави веднъж завинаги. За тези, които ще прехвърлиш другаде, запиши съответните действия (кога и как ще го направиш, с кого трябва да се свържеш и т.н.). Нека останат само най-наложителните, от които наистина няма как да се откажеш.
Дневен график и правила за работа
Време е да погледнеш календара, тефтера и списъка си със задачи и да ги преподредиш. Крайната цел е в графика ти за всеки работен ден да имаш време за работа по задачи, които те водят към всяка от твоите цели. Тук е моментът да набележиш и правила за преглед и преценка на новите ангажименти и възможности, които неизбежно се появяват.
Графикът на всеки от нас е различен и съществуват множество подходи за неговото планиране. Предлагам ти добър вариант, комбинация от няколко популярни, доказано работещи метода за управление на времето и задачите:
- Всеки ден отделяш по 1 час за фокусирана работа по всяка от целите си. През този час вършиш само задачи от съответния списък, без да спираш, без да си вдигаш телефона, да влизаш в социални мрежи или да се разсейваш с каквото и да било друго. Вписваш този час в графика си за деня и стриктно го спазваш. Едва след изтичането му правиш каквото и да било друго.
- Създаваш си „входяща кутия“, например тефтер, документ в компютъра или списък в любимия ти софтуер за управление на задачи. В нея вписваш всеки нов ангажимент, преди да го поемеш или да започнеш да работиш по него.
- В зависимост от броя на новите ангажименти си отделяш време, през което да ги обработваш. Например, ако всеки ден получаваш запитвания за работа от потенциални партньори или клиенти, отдели по 30 минути всеки следобед, за да прегледаш всичко записано до момента.
- Обмисляй всяка нова задача, преди да поемеш ангажимент към нея, независимо колко незначителна изглежда. Създай си правила, които да ти позволят да преценяваш доколко всяко ново нещо, което влиза в работния ти график, отговаря на поставените от теб цели и ако не отговаря, струва ли си да поемеш ангажимента, защо и как би се съчетал с всичко останало.
- Отдели си и час-два веднъж в месеца за преглед на целите и резултатите си. Използвай го, за да обмислиш дали все още си заслужава да гониш тези цели и защо; дали не е дошло време да направиш промени; дали действията ти дават желаните резултати или напротив – виждаш, че вместо да се доближаваш до целта, постепенно се отклоняваш от нея (и как да се върнеш в “правия път”, ако е така).
- Колкото и песимистично да ти звучи, най-вероятно вече знаеш от личен опит, че животът много рядко се съобразява с нашите планове. Но… има решение и за това. То се крие в техника от арсенала на специалиста по изграждане на навици Джеймс Клиър, наречена „Ако – тогава“. Тя ти позволява да планираш дори това, което не се поддава на планиране и помага допълнително за намаляване на стреса. Причината за този неин ефект: обикновено, когато сме стресирани от непредвидени обстоятелства, не взимаме най-добрите решения. Под влияние на стреса или се насилваме да изпълним плана и не успяваме, или напълно капитулираме и се самообвиняваме за това. И двата варианта, заедно с усилието да действаме по обичайния начин при необичайни обстоятелства, само ни изнервят още повече. Тази техника позволява да се поставим в непривичната ситуация, преди тя да е настъпила и да измислим възможно най-добрата си реакция, без да сме под напрежение, т.е. да преценим трезво всички плюсове и минуси. Ако планираната по този начин ситуация наистина настъпи, имаме допълнителното спокойствие, вече знаем какво да правим – остава само да действаме така, както сме решили. Ето и какво точно да направиш сега:
– След като вече имаш основните задачи в плана си, направи им още един преглед и за всяка от тях запиши кои са нещата, които биха могли да ти попречат да я изпълниш по планирания от теб начин.
– Помисли как все пак можеш да извършиш съответното действие, но по възможно най-щадящия и неизискващ усилия и време начин.
– Запиши възможно най-много варианти, за които се сетиш, като използваш конструкцията Ако… тогава…
– В бъдеще, ако се случи нещо неочаквано, просто разгледай списъка, избери най-подходящия вариант за реакция и го изпълни. (Дори да е станало нещо различно от описаните вариации, най-вероятно сред тях ще намериш достатъчно удачен метод за справяне или най-малкото ще ти бъде по-лесно да решиш какво да предприемеш, като ги ползваш за основа.)
Да кажем например, че планираш да излизаш да тичаш в парка по 30 минути всеки ден, като част от целта ти за спорт, с който да свалиш тегло. Ето няколко възможни варианта на твоята стратегия Ако – тогава, които ще ти помогнат да се придържаш към голямата цел (спортуване и сваляне на тегло), дори когато не можеш да изпълниш планираното действие (бягане в парка):
- Ако вали и не ми се излиза, тогава ще потичам на място вкъщи, ще правя подскоци или клекове.
- Ако нямам време да ида до парка, защото ми е много натоварено в работата, а всички поръчки са спешни, тогава ще тичам само 10 минути около блока.
- Ако хвана някой вирус, тогава ще правя по 5 минути леки йога упражнения на ден за раздвижване, докато се почувствам достатъчно добре, за да тичам отново.
Дали добрият план е магическата съставка, която ще ти помогне да се справиш със стреса? При мен точно така се получи, при всички мои клиенти, с които сме работили по описаната по-горе схема – също. Опитай и ти – рискуваш да загубиш само малко време и усилия за планиране, а можеш да спечелиш нещо много по-голямо и важно: спокойствие.
А знаеш ли, че умението да се съсредоточаваш върху работата си също помага много за намаляване на стреса? Колкото по-малко се разсейваш от странични неща, били те околни шумове, нови идеи или странични занимания, толкова повече спокойствие усещаш, докато работиш.
E-mail курсът „Супер фокус“ ще ти даде пълен набор от техники, тактики и инструменти, с чиято помощ да се фокусираш максимално върху най-важните си задачи, без да ги отлагаш и да се разсейваш.
Обучението ще ти помогне да развиеш едно от ключовите умения за добрата продуктивност: това да се фокусираш, като ти даде множество директно приложими идеи и тактики.
