Как да напиша текст-шаблон за имейл за нови клиенти

Много кратък наръчник за писане на работни имейли, 4

Колкото повече запитвания имаш, толкова по-добре. Само дето трябва да отделяш време да им отговориш. А не е сигурно колко от тях ще се превърнат в реална поръчка. Затова ти предлагам да си направиш текст-шаблон за нови клиенти.

Какво печелиш от употребата на типово писмо

Пестиш време, което можеш да вложиш в работа или в почивка.
Сигурно е, че си уточнил всичко предварително. Когато отговаряш на евентуален нов клиент, често пъти бързаш. Забравяш някои важни или не толкова важни неща, които трябва да се обсъдят предварително. А знаеш, че дори по-дребен пропуск води до размяна на нови имейли или пък до проблеми в работата на по-късен етап.

Когато пишеш текст за типово писмо, имаш време да обмислиш всичко. Структурираш го точно и ясно и не забравяш да информираш бъдещия си клиент за всичко, което касае работния процес, сроковете за изпълнение на поръчката и заплащането.

Няма ли клиентът да разбере, че това е имейл с текст-шаблон, който пращам на всичките си клиенти

Не. Няма откъде. Обръщаш се към клиента си с неговото име. Там, където е необходимо, слагаш точните цифри. Преправяш някоя подробност, ако се налага, и изпращаш персонализиран текст. Е, ако просто дадеш forward на имейл, който си пуснал на предишен клиент и не смениш името, това вече е проблем. Случили ли ти се, съветвам те да си вземеш почивка. Явно спешно се нуждаеш от нея.

Какво трябва да съдържа един текст-шаблон за типов имейл

Кратко изречение, с което благодариш за запитването. (Не е задължително, но пък на човека му става приятно, докато чете.)
Изброяваш накратко услугите, които предлагаш. Ако получиш конкретно запитване, триеш излишните абзаци.
Добавяш срока, за който можеш да изпълниш всяка услуга. Пиши го като брой дни. И не забравяй да добавиш “работни”. (Брой работни дни.)
Прикачваш базова оферта към имейла. Ако имаш запитване за конкретна услуга, посочи само сумата, която искаш за извършването й.
С 3 – 4 изречения обясни какъв е процесът на работа. Колкото по-точно и ясно, толкова по-гладко ще бъде сътрудничеството ти с клиента.
Ако имаш уточняващи въпроси, задай ги.
Напиши ясно какво искаш от клиента, за да започнеш работа: одобрение на цени и срокове; определен тип информация; капаро, etc.
Ако знаеш, че клиентите ти винаги имат едни и същи страхове, измисли 1 – 2 изречения, с които да ги успокояваш предварително.
Не пропускай да завършиш с подканващо и подсещащо изречение. Нека човекът отсреща знае, че може да ти задава въпроси, че си отворен за коментари и обсъждания.
Направи си имейл подпис. В него сложи конктакти и линк към сайта си.

Разбира се, това са много общи съвети. Ти си фрийлансър – специалист в своя бранш и имаш достатъчно опит. Помисли какви въпроси ти задават най-често твоите потенциални клиенти, както и какво обикновено им отговаряш и действай.

Когато започнете да работите заедно, не пиши на клиентите си типови имейли. Това вече се усеща.

п. с. Стига услугите, които предлагаш да го позволяват, можеш да направиш и една анкета. С нейна помощ ще събираш бързо и ефективно цялата първоначална информация, която ти трябва, за да започнеш работа по даден проект.

Припомни си кои са другите правила за ефективно общуване по имейл: