Как да общуваш с клиенти в месинджърите без да се разсейваш от работата си

По колко канала общуваш с клиентите си? По мейл, телефон, Facebook месинджър, Viber, Zoom? По колко канала общуваш с един клиент?

На мен ми светна червена лампичка, че нещо не е наред, когато за един ден, един и същи клиент, води с мен разговор по телефона, във Viber, във Facebook и след това получих имейл от него. В интерес на истината не каза едно и също и четирите пъти. (Има и такива случаи.) По-скоро всеки път разширяваше темата, добавяше информация, питаше още нещо, изпращаше още някакъв материал. От една страна – добре. Получавам бързо всичко небходимо, за да започна работа. От друга страна – след ден-два изобщо не си спомням коя част от разговора и информацията къде е. Във Viber и Facebook тя просто е зарита от нови съобщения, стикери, снимки, разменени любезности. От трета страна този добър човек ми затри половината работен ден.

социални мрежи, свободна практика, фрийланс, общуване с клиенти, продуктивност

Казах си, че това не може да продължава така и… нищо не направих по въпроса. През последните две години доста клиенти започнаха да ми пращат въпроси и парчета информация по общите ни проекти, където сварят. И за да е пълна лудницата, все повече потенциални клиенти започнаха да ми  изпращат запитвания в който месинджър им е най-удобен, по което време се сетят. Това нямаше да е чак такъв проблем, ако:

  • не се сърдеха, че не им отговарям веднага;
  • не се втурвах самоотвержено да им отговарям колкото се може по-бързо.

И така, докато една сутрин осъзнах, че това е новият начин да те прекъснат със „Само да те питам нещо“, обаче той е много, много по-гаден от стария. Защото:

  • много повече хора искат само да питат нещо по едно и също време – тясното място около офисното ти бюро просто няма как да побере толкова народ, още по-малко пък ще се случи всички да задават въпросите си в хор;
  • много повече хора искат само да питат нещо един след друг – дори да се случи пред вратата на офиса или пред бюрото ти да има опашка от колеги, които искат да те питат нещо, все някога ще дойде обедната почивка и ще се отървеш от тях; за месинджърите обедна почивка няма;
  • фрустрацията, агресията и чувството за вина, които изпитваш, отговаряйки, докато всъщност искаш да се върнеш към работата си, защото ти е интересна, или защото искаш да приключиш по-бързо и да правиш нещо друго, са в пъти повече.

Това беше моментът, в който реших да взема мерки, за да съхраня здравия си разум, да не ставам трескава, тревожна и гневна като започнат да ми мигат съобщения по всички канали (звукови известия не съм включвала никога, дори телефонът ми е само на вибрация от 4 години) и да ми остава все пак някакво време за същинска, фокусирана, смислена работа.

Ето какви мерки тествам, прилагам или все още се уча да прилагам. Прегледай ги, пробвай ги и виж кои работят за теб.

Continue reading

Какво най-много ти пречи да си свършиш добре работата

И как да спреш да се самосаботираш

 

Бързането. Бързането е враг №1 на продуктивността и основна причина да не успяваш да си свършиш добре работата.

Замисли се:

  • колко пъти ти се е случвало да започнеш работа по нов проект и да осъзнаеш, че е доста по-сложен отколкото ти се е сторил на пръв поглед или че информацията, която си изискал от клиента всъщност не е достатъчна;
  • колко пъти ти се е случвало да преработваш проект, защото си допуснал грешки от бързане и недоглеждане; колко пъти ти се е случвало да връщаш проект за преработка на подизпълнител по същата причина;
  • колко често пращаш доуточняващи въпроси на клиент или партньор и след това виждаш, че той ти е дал необходимата информация в предишния си мейл? Просто ти си бързал и не си я видял, сканирал си текста вместо да го прочетеш внимателно целия.

На мен самата всичко изброено по-горе ми се е случвало толкова пъти, че най-сетне да осъзная – по този начин няма да стане.

Бързането да свършиш всичките си задачи, защото нямаш време, е най-сигурният начин да правиш едно нещо поне два пъти и да се чувстваш зле.  

Имам такива клиенти. Изпращат ми задания или текстове за редактиране, пълни с пропуски и грешки. С голяма част от тях работя от години и знам защо се случва – бързат. Опитват се да работят по куп проекти или се сещат, че имат нужда от помощта ми в последния момент и за да успеят да свършат всичко, и за да наваксат пропуснатото време, изпращат материалите си без да ги огледат, без да ги проверят. Много често те са толкова неразбираеми или непълни, че губим още няколко дни, докато уточним всичко.

Случвало ми се е тези клиенти най-искрено да питат как можем да оптимизираме процеса. Единственият ми отговор е „Като не бързате.“ Знам, че е по-лесно да се каже, отколкото да се направи. Затова ти споделям как можеш да се пробваш да спреш този самосаботаж. Това са моите начини, пробвай ги и ги адаптирай към собствените си нужди, особености на характера, страхове и желания.

Continue reading

Как да работиш и пътуваш с дете

Пътуваш ли вече или все още не смееш да хлопнеш вратата на апартамента, да метнеш раница на гръб и да поемеш към нови места? Разбирам колебанието ти. И аз съм го изпитвала на два пъти – преди за първи път да поема на пътешествие, комбинирано с работа, и преди да поема за първи път на пътешествие, комбинирано с работа и гледане на малко дете. Във втория случай колебанието и тревогите ми бяха много по-големи. (Хлапето беше на две години и половина.)

В първите две статии от поредицата за работа и пътуване ти подсказах как е добре да се подготвиш за път, какво да си вземеш, за да си продуктивен и как да си планираш и организираш пътуването и задачите.

Днес споделям с теб някои съвети и препоръки за пътуване и работа с дете. Може би те ще ти помогнат да се решиш, да стегнеш семейния куфар и да прекараш с хлапето и партньора си незабравимо лято.

Continue reading

Как да планираш работата и пътуването си, така че да извлечеш максимума и от двете

Какво те притеснява, когато си мислиш за дълго пътуване, съчетано с работа? Че няма да можеш да се накараш да работиш и задачите и клиентите ти ще страдат? Или че другите ще се забавляват, а ти ще стоиш постоянно в хотелската стая и ще кълвеш на компютъра?

И в двата случая ще изпиташ негативни емоции. В първия чувството за вина и напрежението при мисълта, че ей сега някой клиент ще звънне да се разправя с теб ще ти отровят почивката. (Освен, че ще загубиш клиенти и поръчки.) Във втория ще си огорчен, озлобен и много по-уморен, отколкото ако вършиш същата работа у дома. Просто ядът, че нищо не виждаш от местата, на които си и че другите се забавляват, а ти блъскаш, е изтощителен.

Но! С добра организация и планиране можеш да постигнеш баланс между работа и почивка. Прочети днешните ми препоръки и ги адаптирай към твоите навици и задачи. Експериментирай седмица-две, докато намериш най-удобния за теб вариант за работа и пътуване.

Continue reading

Как да се подготвиш и какво да вземеш със себе си, ако работиш и пътуваш през лятото

Дистанционната работа ти дава възможност да прекараш лятото пътешествайки, без значение дали си фрийлансър, или си на трудов договор. Възползвай се. Да, влизането от държава в държава е малко тегаво и изисква тестове/сертификат за ваксинация и куп други бумаги, но пък си заслужава.

Ако си от хората, които си казват „О, това с пътуване и работа не става, пробвал съм.“ или „Никога не съм опитвал, не знам дали ще се справя.“ , тази статия, както и публикациите, които подготвям за следващите две седмици, са специално за теб. В тях споделям своя практически опит от дълго пътуване, комбинирано с работа, включително и с дете. Вече 9 години стягам багажа ни в началото на лятото и се връщаме у дома чак през есента. Възможно е, приятно е, учи ме на куп неща, прави ме щастлива. Следи поредицата от публикации за подготовка, организация на времето и планиране на работа при дълго пътуване и приложи наученото на практика. Ще ти се получи.

Continue reading

Какво да направиш, ако клиентът настоява да види резултат от работата ти веднага

Има такива клиенти –заданието им не е особено добре направено, не са съвсем наясно какво искат, още не са ти подали дори цялата необходима информация, но вече настояват да видят резултат. Не че им е спешна поръчката, но им е с приоритет.

Нищо, че предварително сте договорили съвсем нормални срокове за работа. През ден питат докъде си стигнал и напират за среща, на която да обсъдите каквото не ти е ясно, за да можеш да работиш по-бързо. Или ако сте го обсъдили, предлагат среща, за да ти помогнат да доизчистите нещата.

Подобно поведение е пагубно за ефективността на работния процес и обикновено води до съмнителен краен резултат. Понеже си фрийлансър и нямаш служители, които да сложиш като щит между себе си и клиента, и да работиш необезпокоявано, трябва да вземеш други мерки.

Виж какво можеш да направиш и го прилагай без колебание. Действа… В повечето случаи.

Continue reading

Как да поставиш граница между работа и всичко останало, когато работиш от къщи

Един от най-честите проблеми при начинаещи, а понякога и при напреднали, фрийлансъри е невъзможността да разграничат времето за работа от времето за всичко останало – почивка, хоби, забавления със семейството. Някои го решават като си наемат офис или си намират удобно споделено работно пространство. Други така и не го решават и се мъчат като грешни дяволи. Трети се отказват от фрийланса изцяло, защото имат усещането, че непрекъснато работят, а резултатът – финансов и всякакъв друг – все е незадоволителен. Познавам това усещане – лепкаво, изтощаващо, засмукващо. Каквото и да правят другите, ти все работиш, все си уморен, всички са ти сърдити, защото не им обръщаш внимание, а ти се чувстваш несправедливо обвиняван и неразбран.

В днешната статия ти предлагам простички, изпитани съвети как да поставиш ясни граници между работа и почивка. Важат за всеки, който работи от къщи, независимо дали е на свободна практика, или на трудов договор.

Важно! Ако вече прилагаш първите четири точки и не виждаш особен резултат – не се отказвай, на прав път си, мини директно на точка 5 и прояви упортство в следването ѝ. Ще се справиш. 

Continue reading