Как да следя кой какво има да ми плаща и кой какво е платил

+ таблица за сваляне и попълване

 

Много фрийлансъри се оплакват, че не съумяват да следят кой клиент колко има да им плаща и кой клиент какво и кога е платил. Към това вероятно се добавя и смътната тревога, че всъщност нямат представа колко точно печелят на месец и затова не могат да си разпределят парите така, че да им стигат и остават. Което пък обикновено води до невъзможност да преценят какъв обем работа трябва да си осигурят, за да изкарват достатъчно пари за разпределяне месечно.

Както виждаш всичко е навързано. Ако ти все още не си намерил начин да следиш кога колко пари влизат по твоите сметки, ползвай моя.

 

фрийланс, свободна практика, плащания, клиенти, следене на плащания

За да следиш плащанията, да знаеш поръчки за колко пари ти влизат на месец и каква сума реално получаваш, пак месечно, ти трябват 3 неща:

  • дисциплина,
  • постоянство,
  • таблица.

 

Записвай всеки клиент и всяко плащане

Една от най-честите причини да не можеш да проследиш кой какво ти дължи и кога трябва да ти го даде е, че си казваш „После ще се занимавам с това“ или „После ще го запиша“ и това „после“ така и не настъпва.

Създай си навик. Попълвай си таблицата или веднъж дневно, по което време ти е удобно, или веднага щом започваш работа с нов клиент, получаваш поръчка от стар клиент, предаваш поръчка и очакваш плащане*. И двата варианта работят, пробвай ги и виж кой е по-подходящ за теб.

Да, знам, че е досадно и ще има дни, в които няма да ти се прави, но! да си записваш клиентите, поръчките, договорените и платените суми е начинът да бюджетираш и да планираш необходимия ти обем работа за следващите месеци/година, стъпвайки на стабилна основа.

*Ако избираш втория вариант, дръж си таблицата отворена през целия ден. Така ще ти е по-лесно просто да кликнеш и да нанесеш данните. А и ще се подсещаш какво трябва да свършиш, като я виждаш между всичките табове.

 

Прави го редовно

В случая постоянството е ключово за успеха ти. Независимо дали си записваш данните при всяка промяна на статуса на всеки клиент или отделяш време за това веднъж дневно, важното е да НЕ спираш да го правиш.

Ползвам таблицата, която по-долу ще намериш за теглене, от август 2010 година. Не съм спирала да я попълвам оттогава. Днес това ми помага да анализирам:

  • с колко е нараснал доходът ми;
  • кога наистина са силният и слабият сезон за мен като копирайтър;
  • как са се променили типовете поръчки, по които работя;
  • с колко се е променил броят на клиентите ми за месец, пострадал ли е доходът ми от това или напротив;
  • колко по-бързо изпълнявам един и същ тип поръчки;
  • какъв брой поръчки* влизат месечно и за каква сума;
  • каква сума реално влиза на месец;
  • кои са най-често ползваните канали за плащане; тази информация ти позволява да си решиш другия дразнещ проблем – поддръжката на прекалено много опции за плащане, която ти излиза доста скъпо.

Вероятно ще се сетиш за още куп полезна информация, която можеш да извлечеш от твоите данни, за да оптимизираш и планираш работния си процес, маркетинговите си активности и месечния си бюджет. Имай предвид, че анализите, изводите и сметките ти няма да са верни, ако не си попълвал таблицата ден след ден, година след година, постоянно и прилежно.

*Прави разлика между влезли поръчки и влезли суми. Има поръчки, по които работиш месец-два, съответно, за тях в текущия месец получаваш само капаро, а остатъкът от сумата идва по-късно.  

 

Свали си таблицата за проследяване на плащания и я адаптирай според собствените си нужди

Направила съм ти два варианта на таблицата, с която аз си следя поръчките и плащанията.

  1. Опростеният вариант не включва записване на удръжки – осигуровки, данъци. Включва обаче обем на поръчката и време за изпълнението ѝ. Ако си начинаещ фрийлансър и си взел онлайн видео курса „Как да успеем на свободна практика“, вероятно вече ползваш таблицата за определяне на срокове за различните поръчки. Препоръчвам ти я, в случай, че нямаш особено много опит и все още не можеш да прецениш бързо колко време ще ти отнеме дадена задача. Ако си напреднал, или все още не си минал фрийланс курса, използвай графите в таблицата за проследяване на плащания. Графа „остатък“ попълвай, за да следиш кой колко има да ти дава след като е платил капаро или когато си договорил плащане на етапи. 
  2. Вариантът с удръжките е с малко повече графи за попълване, но пък ще получаваш много повече и много по-ясна информация.

На който и вариант да се спреш, знай, че първата част от таблицата ти дава представа поръчки за какви суми на месец постъпват. Втората ти помага да разбереш колко пари влизат по сметката/сметките ти месечно. С нейна помощ можеш да следиш и кой вече е превел пари и кой още не. Когато изпращаш проформа, записвай си името на клиента в „получени пари“, а в графата, в която трябва да отбележиш сумата, напиши 0. Маркирай целия ред в червено. Ако клиентът се бави с плащането, един поглед към таблицата ще ти подскаже, че е време да го питаш какво става. А когато сумата постъпи в сметката ти, просто я нанасяш в графата на мястото на 0-та и маркираш целия ред в черно.

Свали си таблицата за проследяване на поръчки и плащания и я попълвай редовно. Ще видиш колко много неща ще ти помогне да подредиш, оптимизираш и планираш това дребно действие, ако го извършваш редовно.

⇒ Започна безплатната копирайтинг консултация за месеца – възползвай се. Кликни на линка и ми задай в коментарите всички въпроси относно съдържанието на твоя сайт или страница в социалните мрежи, които те тормозят.

3 comments to “Как да следя кой какво има да ми плаща и кой какво е платил”
  1. Алтернатива на таблицата за проследяване:
    Тъй като при мен всички поръчки минават по имейл, вместо таблица използвам един плъгин към имейла си (Streak за Gmail). С него добавям цветен етикет към съобщенията за дадена поръчка, в който попълвам данните за обеми / срокове / условия на клиента (явяват се първите полета от таблицата). Също от етикета сменям състоянието ѝ: приета / завършена / фактурирана / платена, като съм си настроила плъгина да ми показва всички текущи поръчки над останалите съобщения. Така винаги виждам по какво имам да работя и до кога.
    В края на месеца проверявам списъка с всички етикети, за да отразя изработените поръчки в системата за фактуриране (за моята сфера – превод, върши работа безплатната Protemos; тя ми изпраща имейли при просрочени плащания).
    Също изисква постоянство и навик, но за мен е улеснение, че се намира на същото място като комуникацията с клиентите – в имейла.

    • Много благодаря за споделянето. Аз не използвам подобни приложения, защото не искам всичко да ми е онлайн, но съм сигурна, че инфото ще е полезно на много хора тук.

Leave a Reply

Your email address will not be published.