Как можеш да свършиш най-много работа за най-малко време? Има ли наистина система за повишаване на продуктивността? Има, да, и в днешната статия Силвина Фурнаджиева ти обяснява как да си я изградиш сам.
Ако пък имаш нужда от по-подробни разяснения и помощ за оптимизация на времето, възползвай се от 10% отстъпка за читателите на блога и си купи нейното обучение за супер фокус. Виж представянето на Силвина в края на статията за повече подробности.
========
Струва ли ти се понякога, че работиш все повече, а работата не намалява? Мечтаеш си за почивка, но все не стигаш до нея, защото работните задачи край нямат? Или имаш чувството, че работата не е чак толкова много и можеш да се справиш с нея, само да успееш да се организираш по-добре, да подредиш задачите и да спреш да се разсейваш?
Тези два проблема изглеждат различни, но има решение, което може да ти помогне да се справиш и с двата.
Решения и навици
Ако си като повечето фрийлансъри, най-вероятно работният ти ден протича по следния начин. Събуждаш се сутрин, вършиш неща като къпане, миене на зъби и подготовка за деня на теб, семейството и домашните любимци. Избираш какво ще хапнеш за закуска (или дали ще я пропуснеш), обличаш нещо или решаваш, че днес ще работиш по пижама – все пак тази възможност е едно от предимствата на фрийлансърския живот и е редно да се възползваш от нея поне от време на време.
Стигаш и до работното кътче. преглеждаш задачите за деня. Мислиш кое откъде да подхванеш, с кое да започнеш и кое може да почака за по-късно. Дали да захванеш онази трудна задача, докато главата ти е още свежа, или да напреднеш малко по другата, която е по-спешна? А може би да изпратиш най-сетне оферта на онзи клиент, който ти пусна запитване за цена и срок миналата седмица, за да не го изпуснеш?
След известно чудене избираш задачата и започваш работа… Изведнъж усещаш, че времето за обяд отдавна е минало, стомахът ти стърже от глад, а за същия ден те чакат още поне три проекта, които, както е тръгнало, май пак ще останат за утре.
Да спрем за малко и да помислим върху две неща:
- Кои дейности от описаните дотук ти се струват най-лесни и кои най-много натежават?
- Защо мислиш, че е така?
В описания типичен работен ден ти вършиш част от действията по навик, но за повечето се налага да вземеш решение: дали да ги направиш изобщо и ако да, какво да бъде следващото действие, което да предприемеш. По време на един типичен ден всеки от нас взима десетки малки решения: кое кога да свърши, как да отговори на някой e-mail, какво и кога да яде. Разбира се, тези решения не са така големи и съдбоносни като избора къде да живееш или каква професия да упражняваш, но представляват умствен труд, който неусетно ни изморява, добавя стрес и ни пречи да проявим воля и да бъдем дисциплинирани, когато се налага. Когато това се случи 10-20 пъти за един ден и този ден се повтаря постоянно, не е трудно да стигнем до усещането, че сме претоварени или че не можем да се организираме добре. А след като така или иначе сме изнервени и нямаме време, защо не се разсеем, като влезем във Facebook “само за малко”?
От друга страна, как се справяш с рутинните неща като миенето на зъбите? Едва ли са ти особено трудни, защото ги правиш по навик, без да се замислиш. Те не внасят допълнително напрежение в деня, а в някои случаи дори могат да те разтоварят, защото позволяват на мозъка ти да си почине от постоянните размишления и вземането на решения.
За щастие, има начин да превърнеш поне част от решенията, които взимаш всеки ден, в автоматизирани навици, за да освободиш умствени ресурси за истинската си работа.
Системата за продуктивност
Целта ни в следващите стъпки ще бъде да изградим заедно твоята ежедневна работна рутина – еднократно. По време на този процес ще вземеш важните решения за работата, целите и приоритетите си веднъж, на спокойствие, а след това просто ще следваш системата всеки ден. Това ще ти спести както стрес от ежедневното решаване на сходни дилеми, така и време, защото веднага ще захващаш задачите си за деня, вместо да отделяш време за мислене върху тях всеки ден.
Да започваме!
1. Замисли се върху основните си цели и приоритети в работата. Защо правиш това, което правиш? Кои са принципите, които винаги следваш в работата си? Как определяш кой клиент или проект е с приоритет пред друг? Направи го максимално честно. Всичко, което напишеш в тази точка, ще бъде твоята „пътна карта“, по която подреждаш и оценяваш задачите. Когато стане напечено и няколко проекта се борят за вниманието ти, тя ще ти служи като ориентир, за да прецениш как да постъпиш. Ще я ползваш и за основа на системата, по която ще подредиш работното си ежедневие в следващите стъпки.
Пример: в моята „пътна карта“ има неща като „Всичко, което правя, си струва или да се направи качествено и с максимално старание, или да не се прави изобщо“, както и основни критерии, по които избирам кой проект е едновременно удовлетворяващ за мен и ми носи достатъчно средства.
2. Направи списък на задачите, които обикновено изпълняваш в типичната за теб работна седмица. Постарай се да включиш всичко, което правиш, включително и дребни неща като кратки телефонни разговори или почистване и подреждане на работните файлове, както и да разбиеш задачите на възможно най-малки детайли.
3. Разгледай списъка и помисли: има ли общи категории, в които можеш да разпределиш задачите? Например ако пишеш полезни статии в блога си, които те представят като добър професионалист в твоята област, поддържаш профил в някоя от популярните платформи за фрийлансъри и участваш във Facebook групи за хора на свободна практика, всички задачи, свързани с присъствието ти в тези онлайн платформи, могат да се групират под наименованието „Привличане на нови клиенти“.
Друг поглед към групирането може да бъде свързан с мястото, на което извършваш задачите, например ако си фотограф, който прави фотосесии на място при клиента, на открито и в собствено студио. Могат да бъдат свързани и с твоите цели и приоритети от първата точка,.
Например ако си начинаещ и целта ти е максимално бързо да привлечеш определен брой редовни клиенти или да постигнеш определено ниво на (относително) регулярен месечен доход, задачите, които са пряко свързани с постигането на тази цел, могат да влязат в обща категория, а тези, които не са пряко свързани с нея, но все пак се налага да вършиш (например административни и счетоводни задачи) – в друга.
Важното е групирането да има смисъл за теб и в края на упражнението да имаш не по-малко от 2 и не повече от 5 групи, в които да влизат всички неща, които вършиш като част от работата си.
4. Използвай законите на Паркинсон в своя полза. Има едно интересно явление, част от т.нар. закони на Паркинсон, което гласи: „Работата се разраства до запълване на наличното време“. То важи и наобратно, тоест доста често успяваме да свършим дадена работа за по-кратко време, отколкото сме мислили за възможно. (Сети ли се за студентските години и трескавото учене в нощта преди изпит? 🙂 ) В тази точка ще се опитаме да се справим с него.
Време е да отвориш календара, в който вписваш ангажиментите си за деня. Ако нямаш такъв, създай си – най-лесно става онлайн с Google календар.
5. Отбележи началото и края на работния си ден в календара. (Ако досега работният ти ден не е имал начало и край, сега е моментът да ги поставиш – задай часовете, в които ти се иска и ти се струва реалистично да започваш и да приключваш работата за деня.) Отбележи и между 30 и 60 минути почивка за обяд в средата на деня, както и няколко почивки, по 10-15 минути всяка, през които ще се откъсваш за малко от работата, за да презаредиш.
В идеалния случай би трябвало да имаш по една такава почивка на всеки час, но като за начало можеш да си заложиш само една или две и с времето да ги увеличаваш. Отбележи и други ангажименти, които отнемат от времето ти през работния ден и няма как да избегнеш. Например такива, които са свързани с гледане на дете, грижа за домашен любимец или други неща, които не са работни задачи, но се налага да ги вмъкнеш някъде, независимо от това колко работа имаш.
6. Раздели оставащото време от работния ден на броя категории, които описа в точка 3. Базовото правило е да разделиш времето на толкова равни части, колкото са категориите и да зададеш брой часове на всяка категория. Това са часовете на ден, по които ще работиш по задачи, които попадат в съответната категория. Ако обаче има категория, която е нормално да отнема повече или по-малко време заради естеството на задачите в нея, съобрази се с това и ѝ дай времето, което е нужно за нея.
7. Прегледай отново „пътната карта“ от точка 1 и подготвените блокове от време със заложен брой часове за всяка категория задачи, които имаш готови от предишната точка. Коя категория ти се струва най-важна за постигане на твоите цели? Коя отговаря най-добре на приоритетите ти и смяташ, че е най-добре да бъде на първо място? Постави времевия блок, заделен за работа по нея, на първо място. Ако нямаш достатъчно време за непрекъснат блок, раздели го на части.
Например имаш блок, според който трябва да отделиш 2 часа за търсене на нови клиенти, но един час след началото на работния ден излизаш, за да заведеш детето на детска градина. В такъв случай раздели времевия блок за нови клиенти на два блока от по час и заложи единия преди излизането за детска градина, а с другия ще продължиш, когато се прибереш вкъщи.
След първия по важност блок подреди втория в оставащото време по аналогичен начин. Ако имаш и още категории, съответно блокове, продължи с тях, докато запълниш календара за деня. В края на тази точка ще имаш календара на твоя идеален работен ден.
8. Оттук нататък действай по следния начин: всеки ден започвай работния си ден с преглед на календара, който си съставил. В началото на първия блок си настрой аларма, която да те подсети, когато блокът свърши, за да не се разсейваш с гледане на часовника. След това започни да работиш само по задачи от категорията, свързана с този времеви блок. Ако той е посветен на търсенето на нови клиенти, прави само това, докато времето ти свърши. Ако е за работа по проект Х, започни да работиш максимално съсредоточено и фокусирано по този проект. Ако ти се прииска да спреш за малко, за да си провериш пощата или да видиш какво става във Facebook, изчакай до края на блока. Тогава можеш да си дадеш малка почивка, преди да продължиш със следващия. Ако ти дойде идея или се сетиш за спешна задача, която не е свързана с работата от текущия блок, запиши я на лист хартия и го остави на видно място, за да го погледнеш веднага, след като текущият времеви блок свърши. Ако телефонът ти звънне или някой те прекъсне, веднага след това се върни към задачите от текущия блок от време.
Не позволявай на никого и на нищо да те накара да спреш работа по задачите от него, докато времето му не изтече.
Когато чуеш алармата за край на първия времеви блок, спри работата по него, независимо колко много ти се иска да продължиш. Мъдрият български народ е казал, че „работата не е заек и няма да избяга“ – ще я довършиш утре. Нали и утре имаш същото време за работа по този тип задачи? Запиши си докъде си стигнал, ако се налага и продължавай със следващото нещо в календара.
Когато стигнеш до втория блок, работи и по него по описания по-горе начин и продължи да следваш календара до края на работния ден.
Препоръчвам ти веднъж седмично да отделяш по малко време, за да настроиш системата: да разместиш нещо в календара, да нагласиш времевите блокове или „пътната карта“. Така постепенно ще си създадеш система, с която постигаш максимални резултати с минимален стрес.
Какво да правя при плаващи ангажименти
За финал ще ти дам насоки какво да правиш, ако си в едната от две често срещани ситуации: ангажиментите ти са плаващи и не могат да бъдат фиксирани в определени часове всеки ден или в момента си в ситуация с много малко свободно време, което не може да се планира добре. Например гледаш бебе и се стараеш да свършиш максимално количество работа, докато то спи или е навън с друг член на семейството. (И за съжаление, въпреки всичките ти усилия да го научиш, бебето продължава упорито да не спазва заложените в календара часове за сън и бодърстване.) Този подход можеш да ползваш и временно, ако по принцип си подреден човек и лесно следваш принципите по-горе, но разболяване или друг проблем неочаквано разместят графика ти.
В този случай точки 1 и 2 са особено важни за теб, като при определянето на категориите задачи те съветвам да се спреш основно на две: „От първостепенна важност“ и „Всичко останало“ (което можеш да разделиш на допълнителни подкатегории). Постарай се да не включваш всяка втора задача в категорията „От първостепенна важност“ – запази я за наистина най-важните неща.
В ситуация, в която времето ти не е предвидимо, няма особен смисъл да планираш по календар, но по възможност запази принципа за начало и край на работния ден, за да не отнемаш от съня си – в периоди на стрес и хаос той е жизненоважен за теб. Може да ти се струва, че се налага да откраднеш поне малко от него, за да си свършиш работата, но тъкмо в този период той е най-важен, за да работиш максимално концентрирано в часовете, когато можеш да го правиш. Ако погледнеш назад след време и си направиш анализ, най-вероятно ще установиш, че продуктивността ти е била по-висока при добър сън и имаш повече свършени задачи, отколкото в периоди с недоспиване.
Принципът ти на работа при плаващи ангажименти и несигурност относно времето е: старай се да завършваш поне по една задача от категорията „От първостепенна важност“ всеки ден. В зависимост от обстоятелствата при теб, може би ще имаш възможност и за повече от една задача, но ако това не е така, не си го налагай. Когато имаш възможност, ще увеличиш броя на изпълнените задачи. Важното на този етап е да имаш ежедневен прогрес, независимо колко малък е той.
Пожелавам ти продуктивна работа. Успех!
Автор: Силвина Фурнаджиева
Силвина помага на фрийлансъри, собственици на бизнес и хора, които имат идея за нещо свое, да планират, организират и развият проектите си от самото им начало до големия успех и да повишат личната си продуктивност и ефективност в работата. Накратко, да постигат повече с по-малко време и усилия.
E-mail курсът „Супер фокус“ ще ти даде пълен набор от техники, тактики и инструменти, с чиято помощ да се фокусираш максимално върху най-важните си задачи, без да ги отлагаш и да се разсейваш.
Обучението ще ти помогне да развиеш едно от най-важните умения за добрата продуктивност: това да се фокусираш, като развие принципите от този материал и ти даде още много директно приложими идеи и тактики.
