Как голямо офлайн събитие преминава онлайн и какви са ползите от това

Вече почти цяла година събития се провеждат предимно онлайн. Все пак, в края на лятото, началото на есента хората се бяха осмелили да правят планове и да организират офлайн събития.

Само че смелостта и плановете в днешните времена не са достатъчни. Най-добре е да са придружени от гъвкавост и способност за бързо адаптиране към непрекъснато и непредвидимо променяща се ситуация. Просто в такава живеем.

Ако последствията от пандемията са ударили здраво и твоя бизнес, а ти все още се противиш да използваш всички възможности за онлайн представяне и организиране на събития; пъшкаш, че нищо не може да замени живото общуване и боксуваш паникьосано на тема „всичко върви на провал“, прочети историята на първата младежка конференция за кариерно и личностно развитие Future Makers. Ще ти даде идеи и вдъхновение.

! В края на статията ще видиш и кои специалисти са на твое разположение за безплатна консултация тази седмица.

Историята

Преди малко повече от година екипът на Nextstep – младежка платформа за кариерно и личностно развитие решава да направи конференция. Целта ѝ е да срещне младежи, които не са наясно с какво точно искат да се занимават с техни връстници (или почти връстници) развили свои успешни проекти; със специалисти от различни сфери, които да им разкажат повече за професиите си и да им дадат насоки; с фирми и организации, готови да дадат шанс за професионално развитие на съвсем млади хора.

Планирано е конференцията да се проведе на живо през месец юни. След затварянето на всичко и всички от март до май, екипът решава да премести Future Makers през ноември. Планът все още е събитието да се проведе на живо.

Програмата е обявена, билетите са пуснати в продажба, лекторите и водещите на работилниците вече се подготвят за среща с аудиторията. В края на октомви, предвид тревожната обстановка и нарастващия брой заразени, Future Makers, отново търпи промяна. Организаторите решават да го прехвърлят почти изцяло онлайн.

Каква е първоначалната структура на конференцията

Събитието, планирано да се проведе на живо, в рамките на един ден, включва:

• 10 презентации на младежи, които вече се развиват успешно в избраната от тях професионална посока;
• срещи с фирми и организацияи, които предоставят кариерни възможности на съвсем млади хора;
• 5 работилници със специалисти от различни области.

Всеки може да си купи билет и да гледа презентациите, да се включи в работилница или две (според времето, с което разполага) и създаде първите си работни контакти, а защо не и да си намери стаж в голяма организация.

Каква е структурата на конференцията сега, когато ще се проведе онлайн

• На 21 ноември ще могат да се гледат презентациите. Все така 10 на брой.
• В същия ден ще се проведат и срещите с представители на фирми и организации. Всяка ще има собствена стая в Zoom, в която регистрираните за събитието участници могат да влязат за разговор.
• От 17 ноември до 15 декември ще се проведат и всички работилници.

Какви са ползите на преминаването от офлайн към онлайн събитие

Ина Пенкова, отговорник за комуникациите в екипа на Nextstep разказва: 

„До последно държахме на присъствения формат, който бяхме планирали в началото. Виждахме много предимства в „живия“ контакт, във възможността участниците да усетят атмосферата на сцената, да създадат нови познанства. В хода на новата организация обаче виждаме, че тази промяна има и много добри страни. На първо място – можем да достигнем до много повече хора. Докато преди разчитахме на младежите в София, сега имаме възможност да достигнем до хора в най-малките градове и села, дори да излезем извън България. Онлайн форматът ни даде възможност също така да разширим програмата. Докато преди всичко беше концентрирано в един ден, сега решихме да разчупим този формат и да направим серия от събития, в рамките на един месец. Така не ограничаваме участниците само до един ден, в който, ако нямат възможност да се включат, на практика ги губим. Всички събитие ще се стриймват във Facebook, така че всеки може да ги гледа в удобно за него време.“

Аз ще изведа и обобщя ползите, за да ти е по-лесно да ги обхванеш с един поглед: 

1. Събитието стига до повече хора, т.е. може да е полезно на много повече младежи от страната, че дори и в чужбина. Онлайн е и е безплатно.

2. Всеки може да изгледа и да участва във всяко по-малко събитие, включено в програмата.

3. За най-стеснителните младежи ще е по-лесно да се включат в разговорите с фирми и да задават въпроси по време на работилниците. Фактът, че не си лице в лице със събеседника понякога те насърчава да говориш и да покажеш по-лесно най-доброто от себе си.

Наблягам отново на факта, че конференцията, цялата, става абсолютно безплатна. Това я прави още, още по-достъпна. 

Стана ми интересно и попитах организаторите защо не са пуснали билети и за онлайн събитието. Отговориха ми, че от самото начало Future Makers не е замислено да генерира печалба. Сложили са билети, защото това е бил начинът да покрият поне част от разходите за организация на конференцията. 

Сега, когато тя ще се проведе онлайн, разходите намаляват значително и нуждата от билети отпада.

Какви са трудностите при преминаване от офлайн към онлайн събитие

1. Кратките срокове, в които трябва да се случи всичко. В рамките на един месец – от 27 октомври до 21 ноември – презентатори, лектори, представители на фирми трябва да бъдат уведомени, координирани и да се подготвят за онлайн представяне; новият начин, по който ще се проведе събитието трябва да се изкомуникира по всички канали, за да стигне до максимален брой хора; трябва да се върнат парите на тези, които вече са си платили билети, да се осигури технически безпрепиятственото провеждане на всяка презентация, среща, работилница.

2. Решението как да се осигури комфорт и вдъхновение на презентаторите. Усещането, че си на сцена дава особен тип адреналин и вдъхновение, което няма как да се постигне, когато си пред екрана на компютъра. А точно при тази среща – на младежи, които си търсят пътя с младежи, които засега изглежда са го намерили – вдъхновението и вълнението са особено важни. Затова решението на екипа тази част от събитието да е хибридна е много разумно. Разбира се, отнело им е време да стигнат до него (напомням за проблема с кратките срокове) и след това да намерят по-малка зала и да обезпечат техническата изрядност на онлайн предаването.

3. Запазването на срещата с фирми и организации. Непрекъснато се коментира, че връзката между образованието и бизнеса никаква я няма. Затова, когато има и най-малък опит да се създаде такава, то той трябва да бъде запазен и развит. Страхотно е, че Nextstep не са се отказали, а са проучили различни възможности и са намерили начин да създадат условия за общуване между фирмите и младежите онлайн.

„Очаквахме, че ще има организации, които ще се уплашат и ще се откажат, защото не са участвали в такъв формат досега. Оказа се, че не само нямаме отказали се, ами се появиха и нови желаещи. За нас това говори, че тези хора наистина имат нужда от такъв тип общуване в момента – било то и компютърно опосредствано.“ – това ми каза Ина Пенкова, когато я разпитвах кое как са решили да направят и защо. 

Каква е поуката и как тази история може да ти е полезна на теб

1. Вместо да се отказваш, виж с какво разполагаш в конкретната ситуация и как можеш да го използваш. Бъди изобретателен – ако действаш, макар и не точно според първоначалните си представи и идеи, ще спечелиш повече, отколкото ако бездействаш.

2. Питай експерти от други области, проучвай кое как може да се направи. Това, че не знаеш какви възможности имаш за реализиране на дадена идея, не значи, че ги нямаш, а че трябва да положиш усилия да ги откриеш.

3. Проучваш по-лесно с какви инструменти можеш да осъществиш идеята си, ако знаеш каква е крайната ти цел. Има много начини да стигнеш до нея.

4. Имай повече доверие в партньорите си. За да ти отвърнат със същото и да те подкрепят, обяснявай, предлагай алтернативи, напомняй за каква крайна цел се борите всички. Смелост, открито отношение, проактивност – те ти помагат да спечелиш.

5. Стреми се да си полезен и търси начини да дадеш максимална стойност на аудиторията си. Това гарантирано ще донесе много ползи на теб самия и ще ти помогне да намериш начин и партньори, за да продължиш.

Ако си все още професионално неориентиран младеж или вече не можеш да се наречеш младеж с чиста съвест, но имаш ученик и/или студент у дома:

• регистрирай се/го за Future Makers – така ще получиш достъп до всички събития, включително и до разговорите с представителите на фирми и организации и ще получиш допълнителните материали от работилниците, в които участваш;
• виж програмата, набележи си събитията, които ти харесват и в случай, че не искаш да се регистрираш, ги следи на Facebook страницата на Nextstep, ще се излъчват на живо.

Измежду полезните и интересни работилници ще намериш и моята. На 10 декември, от 19 часа, ще си говорим за това какво е да си фрийлансър, подходящо ли е за теб и как да успееш на свободна практика. Ще се радвам да се включиш или да споделиш с младеж, който отсега обмисля дали не е по-добре да работи за себе си. 

Виж с какви специалисти можеш да се консултираш безплатно тази седмица в блога

• копирайтър — кликни на „Питай копирайтър #15“ и задай въпросите си, свързани с рекламното и уеб съдържание за твоя бизнес, на които търсиш отговор;
• видео специалист – консултирай се с Теди Петрова в рубриката „Питай видео специалист #5“ как да създадеш и разпространиш своите видеа, така че да привлечеш клиенти;
• адвокат — посъветвай се с адвокат Мирослав Моравски в рубриката „Питай адвокат #7“ за договори, партньорски отношения, забавени плащания , авторски права.

Сподели с приятели и колеги цялата тази полезност, която ти изсипах днес под формата на информация и линкове. Възползвай се и ти от нея. Така подкрепяш блога и всички тези хора, които се опитват да си вършат работата тихо, кротко и колкото се може по-добре. Благодаря.