Как да се подготвиш организационно, за да печелиш поръчки като фрийлансър

Има фрийлансъри с отлични професионални умения, които са наясно с какви клиенти искат да работят, портфолиото им е добро, но не успяват да си създадат стабилна клиентела.

Лашкат се между работата за жълти стотинки, терзанията – да се върнат ли на трудов договор или не – и решимостта да опитат още веднъж да намерят качествени клиенти и да ги задържат. Позната ли ти е тази ситуация?

Къде се корени проблемът и как да го решиш

Да си добър професионалист в своята сфера и да си добър фрийлансър са две различни неща. Задачата на професионалиста е да създава колкото се може по-добър продукт/услуга. Фрийлансърът трябва да организира времето на професионалиста и да продава произведеното от него.

Проблемът е, че ти най-вероятно си пренебрегнал фрийланс уменията и подготовката си. Обърни внимание на всички, да ги наречем организационни „дреболии“, които улесняват теб и клиента в изчистване на договорките, проследяване на работния процес, плащане и осчетоводяване. Много често липсата им буди недоверие в клиентите или прави работата с теб неудобна и неизгодна за тях. Съответно, те решават, че ще ползват услугите на някой друг.

Какви са тези организационни проблеми, за които трябва да се подготвиш преди да говориш с клиенти

1. Базова оферта

Това е оферта, която включва всички или поне по-голямата част от твоите услуги с цена, ориентировъчен срок за изпълнение, необходими работни материали, условия за работа, начини на плащане. Колкото по-подробна е, толкова по-добре. И все пак, препоръчително е в края ѝ е да подканиш потенциалния клиент да ти отправи запитване, ако не намира точно тази услуга, която му трябва или има нужда от нещо по-специфично.

Базовата оферта ти позволява да реагираш много бързо и да спечелиш доверието на потенциалния клиент. В зависимост от желанията и въпросите му, изпращаш цялата оферта за секунди или копираш тази част от нея, която може да му бъде полезна. Така пестиш твоето време и оставяш много приятно чувство в потенциалния клиент, изненадал си го с бързия си, подробен и смислен отклик.

Базовата оферта е и начин да си спечелиш допълнително работа. Понякога клиентите не знаят, че предлагаш и други услуги, които могат да са им полезни. Научават го от подробната ориентировъчна оферта, която си им изпратил и понеже за тях е по-удобно повече неща да минават през един подизпълнител, ти възлагат повече задачи.

2. Осчетоводяване и издаване на фактури

Може да си много добър професионалист, но ако някоя фирма си търси дългосрочен подизпълнител, а ти не издаваш фактури и не искаш да подписваш граждански договор, няма да се разберете. Клиентът иска да отчита разходи и да е изряден, ако случайно дойде проверка. Иначе твоят труд, за който си плаща, му излиза още по-скъпо.

Въпрос на грижа за теб самия и за клиентите ти, е да се подготвиш и в това отношение.

Знам, че доста фрийлансъри работят без никакви документи, защото не могат да си позволят да внасят осигуровки като самоосигуряващи се, нито да основат фирма и да плащат всеки месец за счетоводител.

Този проблем най-сетне има решение. Нарича се Useme – полска платформа за издаване на фактури, без да е необходимо да се регистрираш като самоосигуряващ се или да имаш фирма. Съществува от 5 години, използва се от фрийлансъри в целия свят и вече е достъпна за българи.

Какво печелиш, ако я ползваш

• Задържаш клиенти. Те спокойно могат да работят с теб, защото знаят, че ще им издадеш фактура.
• Спестяваш си разходи и бумащина. Реално плащаш комисиона и авансов ДОД за това, което си изкарал. Не даваш пари за счетоводител всеки месец, не внасяш социални осигуровки. (Useme работи с фрийланс договори за услуги, върху които възниква авторско право, а те не се водят доход от трудова дейност.) Дори можеш спокойно да си на трудов договор, и да реализираш фрийланс поръчки, за които да издаваш фактури. Екипът на Useme се занимава с изпращането на проформа и оригинална фактура на клиента, изчисляването на авансовия ДОД и внасянето му.
• Получаваш сигурност при плащане. Можеш да изчакаш съобщение от Useme, че парите по проформа фактурата вече са получени в платформата и тогава да започнеш работа. След като предадеш поръчката и клиентът я одобри, получаваш сумата по посочена от теб сметка.
• Издаваш чрез платформата фактури на чуждестранни клиенти, без да ти се налага да се регистрираш по ДДС. Знам, че много хора ще оценят тази опция и тя ще им спести главоболия и разходи, ще им позволи да работят спокойно със своите клиенти от Европа и света.

Прочети подробно как работи Useme и за фрийлансъри от какви сфери е подходяща. Регистрирай се и тествай услугата безплатно до края на месец юли.

Решението е разумно и удобно за:

• начинаещи фрийлансъри,
• напреднали фрийлансъри, които обаче издават малък брой фактури,
• хора, които съвместяват работа по трудов договор и фрийланс.

Да, плащаш и комисиона, но пък бързо можеш да си направиш сметка дали това, или поддръжката на фирма и счетоводител е изгодно за теб.

3. Начини за отчитане на работното време

Повечето български клиенти предпочитат да плащат на проект, а не на час. Но има и такива, които предпочитат да плащат на час, искат да знаят каква ти е ставката и как отчиташ изработеното време. Те обикновено са доста платежоспособни и разбрани хора, с които искаш да работиш. Затова ти препоръчвам да си подготвен с отговор на въпроса им.

Отдели време и прегледай някое от тези приложения. Ако не ти вършат работа, разрови се и намери това, което ще ти е най-удобно. Направи си труда да го разучиш предварително, за да обясниш бързо на клиента как ще му се отчиташ.

За да нямаш усещането, че си пропилял няколко часа за нещо, дето я го ползваш, я не, започни да следиш текущите си задачи. Така ще можеш да оптимизираш работния си ден, да си дадеш сметка кое колко време ти отнема и реалистични срокове за изпълнение ли даваш.

Jibble безплатно приложение за проследяване на времето, което можеш да ползваш на смартфон, таблет, лаптоп, PC. Прави автоматични отчети, подсказва ти как да си оптимизираш времето и показва колко часа извънреден труд си навъртял.

Clockify.me е безплатна платформа за проследяване на часовете, изработени от един човек и от цял екип; отчитане на времето, което отива за една конкретна задача и възможност клиентите да виждат лесно какво си направил и за колко време.

Todo.vu е безплатен за фрийлансъри и предлага възможности за цялостна организация на работата, проследяване на изработените часове, възлагане на задачи, планиране.

4. Система за организиране на работния процес

Ако ти се наложи да работиш в екип с още няколко човека от фирмата на твоя клиент, най-добре е да имате онлайн място, в което да си разпределяте задачи, да следите за изпълнението им, да проверявате кое как е свършено, да може всички едновременно да нанасяте корекции, да виждате стари версии на файла и какво ли още не.

Можеш да ползваш софтуер като Todo.vu или да предложиш да се организирате в Google Drive. Важното е да имаш решение, за да спестиш своето време, да покажеш на клиента, че знаеш какво правиш и си помислил за всичко и да намалиш риска от грешки, след като започнете работа.

5. Начини за плащане

Ако знаеш кой е предпочитаният начин за плащане на твоите клиенти, използвай него. Ако нямаш идея, подготви се с няколко варианта – по банков път, през PayPal или ePay – или поне ги разучи, за да действаш достатъчно бързо, когато/ако се наложи.

Обобщение

След като изясниш всичко по точките от 2 до 5 можеш да включиш информацията в базовата си оферта. Това ще ти спести допълнително време за обяснения и ще успокои клиента максимално – помислил си как да улесниш съвместната ви работа по всякакви начини.

Щях да забравя, ако си проактивен в търсенето на клиенти, заедно с портфолиото си и предложение за сътрудничество, непремнно изпращай и базовата си оферта с включено в нея всичко, за което съм писала в тази статия. Уверявам те, че значително ще увеличиш шансовете си за успех.