Много кратък наръчник за писане на работни имейли, 4

Колкото повече запитвания имаш, толкова по-добре. Само дето трябва да отделяш време да им отговориш. А не е сигурно колко от тях ще се превърнат в реална поръчка. Затова ти предлагам да си направиш текст-шаблон за нови клиенти.

Какво печелиш от употребата на типово писмо

1. Пестиш време, което можеш да вложиш в работа или в почивка. 
2. Сигурно е, че си уточнил всичко предварително. Когато отговаряш на евентуален нов клиент, често пъти бързаш. Забравяш някои важни или не толкова важни неща, които трябва да се обсъдят предварително. А знаеш, че дори по-дребен пропуск води до размяна на нови имейли или пък до проблеми в работата на по-късен етап. 

Когато пишеш текст за типово писмо, имаш време да обмислиш всичко. Структурираш го точно и ясно и не забравяш да информираш бъдещия си клиент за всичко, което касае работния процес, сроковете за изпълнение на поръчката и заплащането. 

Няма ли клиентът да разбере, че това е имейл с текст-шаблон, който пращам на всичките си клиенти

Не. Няма откъде. Обръщаш се към клиента си с неговото име. Там, където е необходимо, слагаш точните цифри. Преправяш някоя подробност, ако се налага, и изпращаш персонализиран текст. Е, ако просто дадеш forward на имейл, който си пуснал на предишен клиент и не смениш името, това вече е проблем. Случили ли ти се, съветвам те да си вземеш почивка. Явно спешно се нуждаеш от нея.

Какво трябва да съдържа един текст-шаблон за типов имейл

1. Кратко изречение, с което благодариш за запитването. (Не е задължително, но пък на човека му става приятно, докато чете.)
2. Изброяваш накратко услугите, които предлагаш. Ако получиш конкретно запитване, триеш излишните абзаци.
3. Добавяш срока, за който можеш да изпълниш всяка услуга. Пиши го като брой дни. И не забравяй да добавиш “работни”. (Брой работни дни.)
4. Прикачваш базова оферта към имейла. Ако имаш запитване за конкретна услуга, посочи само сумата, която искаш за извършването й.
5. С 3 – 4 изречения обясни какъв е процесът на работа. Колкото по-точно и ясно, толкова по-гладко ще бъде сътрудничеството ти с клиента.
6. Ако имаш уточняващи въпроси, задай ги.
7. Напиши ясно какво искаш от клиента, за да започнеш работа: одобрение на цени и срокове; определен тип информация; капаро, etc.
8. Ако знаеш, че клиентите ти винаги имат едни  и същи страхове, измисли 1 – 2 изречения, с които да ги успокояваш предварително.
9. Не пропускай да завършиш с подканващо и подсещащо изречение. Нека човекът отсреща знае, че може да ти задава въпроси, че си отворен за коментари и обсъждания.
10. Направи си имейл подпис. В него сложи конктакти и линк към сайта си.

Разбира се, това са много общи съвети. Ти си фрийлансър – специалист в своя бранш и имаш достатъчно опит. Помисли какви въпроси ти задават най-често твоите потенциални клиенти, както и какво обикновено им отговаряш и действай.

Когато започнете да работите заедно, не пиши на клиентите си типови имейли. Това вече се усеща.

п. с. Стига услугите, които предлагаш да го позволяват, можеш да направиш и една анкета. С нейна помощ ще събираш бързо и ефективно цялата първоначална информация, която ти трябва, за да започнеш работа по даден проект.

Припомни си кои са другите правила за ефективно общуване по имейл:

• Много кратък наръчник за писане на работни имейли, 1 (Подходящ и за клиенти, и за фрийлансъри)
• Много кратък наръчник за писане на работни имейли, 2 (Кога, какво, на кого и как да изпращаш.)
• 3 задължителни елемента в имейлите (Много кратък наръчник за писане на работни имейли, 3)

Хубава седмица от мен. 🙂

Ти си фрийлансър и кога и колко да работиш си определяш сам. Случва се да будуваш пред компютъра цял ден и цяла нощ, случва се да започнеш в 9 и да приключиш в 18 часа, случва се и изобщо да не работиш.

Понеже няма как да определиш работното си време, просто нямаш такова. В един идеален свят клиентите щяха да знаят този факт без да злоупотребяват с него. В реалността обаче те често не могат да разберат защо не искаш в неделя в пет следобяд да се захванеш с тяхната поръчка и да се постараеш да я приключиш до понеделник сутрин. Преди време имах подобен разговор с един господин. Той ядосано ми обясни, че съм фрийлансър именно, за да се отзовавам на желанията на всеки клиент, по което време се сети, че му е необходим копирайтър. Дори да бях написала на челото си с големи букви, че съм фрийлансър, който приема само експресни поръчки, това пак нямаше да е вярно.

Съветвам те да се сдобиеш с официално, нормирано работно време. И разбира се, да се постараеш всичките ти стари, нови и бъдещи клиенти да узнаят за него. (Преводачката Нели Обрешкова например го е сложила в имейл подписа си.)

Continue reading →

Надя Славчева, графичен дизайнер, илюстратор и майстор на бижута

Не съм от фрийлансърите, които искат да обърнат всички в правата вяра и настояват, че по-хубава от работата на свободна практика няма. Давам си сметка, че което е добро за един, най-вероятно е ужасно за друг. През годините съм срещала достатъчно фрийлансъри, които се мятат между – “по-хубаво от това да работиш за себе си няма” и “искам да се върна на трудов договор, не издържам повече”. И аз бях така в началото. Даже ми се струва съвсем нормално да се мине през този период, докато установиш кой е твоят начин. Хубавото е, че по пътя срещаш хора, които водят същата борба като теб. И се справят. Още по-хубавото е, че се подкрепяте. А най-фантастичното е, че след време пиете кафе и си спомняте какво беше това чудо да си начинаещ фрийлансър, и се забавлявате. Поредица от няколко такива истории смятам да ви разкажа. Първата ще е за малката гад или Надя Славчева.

Надя е графичен дизайнер, илюстратор и майстор на бижута. Познаваме се от времето, когато аз бях начинаещ копирайтър в неголяма рекламна агенция. Понякога ходехме заедно на обяд. Оплаквахме се от шефовете, клиентите, начина на работа. Нищо ново под слънцето. После аз напуснах и си загубихме следите.

Няколко години по-късно седях в къщи, гризях си ноктите и се чудех как да накарам клиентите да дойдат при мен. (Бях излязла на свободна практика преди 3 месеца.) И Надя ми се обади. С поръчка! Оказа се, че тя си е направила собствено студио за графичен дизайн преди година и от време на време й трябват копирайтърски услуги.

И двете се борехме за клиенти, ходехме по срещи, допускахме типичните грешки на начинаещите и понякога всичко това ни се струваше прекалено тежко. Само дето забелязах, че се оплакваме по-малко отпреди и се окуражваме една друга повече.

Спомням си как се появи блогът „Малката гад”. Без много ясна идея и с много съмнения дали и как собственичката му ще се справи с техническата страна на поддръжката му. Бижутата, които Надя правеше в началото бяха съвсем различни. И тя самата беше друга. Нервна, рязка с повече страхове, с по-малко усмивки.

Грижеше се за текстовете в блога, за снимките, за позиционирането му в търсачките. Всичко си правеше сама.

Появиха се първите желаещи да си купят бижута. Междувременно Надя преговаряше с клиентите за направата на брошури, етикети, лога. Пишеше оферти, ходеше по срещи и… изпускаше парата като приготвяше мъфини, торти, рисувани курабии и какви ли не още вкусни чудеса. Снимаше ги и качваше снимки в блога. Поръчките не закъсняха.

При нашите срещи авторката на всичките хубавини ставаше все по-усмихната.

Загубих й следите за едно лято и като се видяхме отново беше направила серия чудни обици, а бижутата й се продаваха из магазинчета в по-големите градове в страната.

Появиха се и първите серии керамични бижута. Сега като срещам Надя тя е усмихната и спокойна. И аз много, много й се радвам. Сещам се за всички пъти, в които ние – пишман начинаещи фрийлансъри – сме си говорили, че трябва само да правим това, което ни харесва и да не спираме да опитваме. Да вършим всеки ден по нещо малко, докато натрупаме опит, докато ни забележат, оценят, потърсят. Били сме прави.

Надя продължава да поддържа сама блога си. (Освен, че прави бижутата, среща се с клиенти, договаря се с магазини.) Но спокойствието, отношението, забавлението са други. И това се усеща.

Вярно, Надя продължава да се занимава и с графичен дизайн, но именно като фрийлансър откри още едно нещо, което обича да прави, в което е добра и от което може да се издържа. Нелоша комбинация, нали?

Каква е поуката от историята? Прави това, което обичаш. Учи нови неща, дори когато ти се струва, че нямат пряка връзка с работата ти. Не си мисли, че трябва да направиш нещо голямо и изведнъж, за да успееш. Напротив. С малки крачки се стига по-далеч, а и не се уморяваш толкова.

Бъди постоянен, упорит и не се отчайвай, т. е. отчайвай се, но с мярка. Не позволявай на страха да заеме цялото ти време. Отдели половината ден за работа, другата половина за срещи с приятели, за семейството си и остави половин час за страхуване. Достатъчно е.

Всичко това си го чувал и друг път? Много хубаво. Приложи го на практика и като ти се получи, ела и ми обясни колко изтъркано звучи.

Разгледай красотите, които прави Надя, докато размишляваш по въпроса:

Малката гад
Карето студио

Успешна седмица от мен. 🙂

=================
Прочети още: 

Какво да уча, за да стана фрийлансър
Да накараш клиентите да дойдат при теб
Какво трябва да има в едно портфолио
Как да използвам моето портфолио, за да привлека клиенти

Ти си фрийлансър. Добре се справяш с работата си. Понякога имаш повече клиенти, понякога по-малко. Понякога се товариш прекомерно с поръчки, защото те е страх, че скоро ще дойде сушав период и в пощата ти ще има само спам. Освен това знаеш, че в твоята област услуги предлагат поне още 10 човека. И това са само тези, които си мяркал. Бог знае още колко има.

Не се плаши от конкуренцията. Не мисли как да подбиваш цените, за да вземеш повече работа. Мисли в перспектива и си направи дългосрочен план за действие. Превърни себе си в марка. Точно така. Бъди кока-колата всред копирайтърите, шоколадът LINDT всред дизайнерите, българин от Своге всред маркетолозите или най-добре – бъди си ти. Само направи така, че всеки да те разпознава – по работата, по отношението, по посланието, което изпращаш. Накарай клиентите да търсят именно теб. А не просто да ти пишат, защото са попаднали на твоя обява в някой форум.

Намери това, което те отличава от другите. (Не, ако си измислил само “добро качество на ниска цена”, не е това.) Помисли повече. Питай клиентите си. Наблюдавай се отстрани. Какво правиш? Работиш експресно, умееш да накараш клиента да се чувства наистина като цар, специализиран си само в една тясна област? Записвай наблюденията си. Сравни ги с отговорите на клиентите си – някъде в сблъсъка между двете ще се роди истината. Остава само да формулираш твоето лично послание. Какво искаш да излъчваш, да казваш, да показваш. То винаги е нещо просто. И винаги идва от теб самия. Не е нужно да го играеш.Само трябва да го извадиш на бял свят.

Накарай клиентите и колегите ти фрийлансъри да видят/прочетат/усетят твоето послание. То е базата, на която да градиш всичко от тук нататък. Трябва да личи в портфолиото ти. Да се усеща в комуникацията ти с клиентите – писмена, по телефона или лична. А и не само с тях.
Помисли си как се обличаш, каква ти е прическата, какво излъчваш, когато отиваш на среща, на семинар, конференция или на всяко друго място, на което можеш да срещнеш потенциални, настоящи или бивши клиенти, колеги и партньори.

Внимавай къде какво публикуваш и как се изказваш. Коментари по статии на професионална тематика, изказвания по форуми или в социалните мрежи – не си мисли, че никой не ги чете. Напротив. Провери и настройките на фейсбук профила си.Ти решаваш кой какво ще вижда в него. Използвай тази си власт. 

Често хората си съставят мнение за теб именно по онлайн поведението ти. Помогни им да си мислят това, което ти искаш. Просто подбирай внимателно снимките, обмисляй статусите и коментарите си. Не си изпускай нервите. Освен ако не е нарочно. 

Общувай. И не забравяй, че това не включва само говорене.

Прочети някоя и друга книга за това как се създава бранд. Аз обичам много “Легендарните марки” на Лорънс Винсент. Доколкото знам тиражът е изчерпан, но със сигурност я има в библиотеката. (Скоро може би ще се появи и в “Моята библиотека”.)
Интересна е и системата на Leo Burnett – Brand Belief Pathway. Можеш да си намериш и много други полезни четива по въпроса. 

Твоето име е твоята марка. Съдържанието й – това си ти. Не го забравяй.
Темата е обширна и вероятно пак ще се връщам към нея. Но ти се чувствай поканен отсега да споделиш знания, размисли и страсти по въпроса.

В поста са дадени линкове към статиите: 

Фрийлансърът и неговото лице
3 причини да подбиваш цените

Приятно четене.