Как болният фрийлансър се справя с поръчки и спазва срокове

И как може да си осигури болнични 

Грип и лоша организация са едни от най-честите причини за неспазени срокове и закъснели поръчки през зимния сезон. Когато служител на трудов договор се разболее, той си взима болничен и се прибира у дома. Друг мисли колко спешни са задачите, които е оставил, трябва ли да ги поеме някой или клиентите могат да почакат. Ти обаче доброволно си се отказал от благината да мислят и действат вместо теб. Също така, като всяка птичка божия, не си се и сетил, че може един най-обикновен грип да ти обърка целия график и да предизвика вълна от недоволство в клиентите ти.

Аз съм тук, в прелестната компания на температура, главоболие, запушен нос и болки в гърлото, за да ти подскажа как да се справиш с поръчките, клиентите и сроковете, когато си болен.

1. Не се мъчи да работиш, докато грипът те работи

Зарежи всичко. Легни и се наспи. Пий чай, яж пилешка супа, изключи си звука на телефона и спи. Дай си един ден пълна почивка. Ако трябва, дай си два. Няма смисъл да се правиш, че работиш. Ще допуснеш много грешки и така или иначе ще ти върнат поръчката за корекции. Освен това през цялото време ще се чувстваш зле. За да спечелиш войната и да оздравееш бързо, дай на грипа да спечели битката – вземи си почивен ден и пази леглото.

2. Предупреди клиентите си, че си болен и поръчките им ще се забавят

Преди да си изключиш телефона, обади се на клиентите, които чакат поръчки от теб в близките ден, два, три (ако ти е по-удобно напиши им мейл). Обясни, че си болен, затова поръчката им ще се забави. Кажи им с приблизително с колко ще се забави. Ще се учудиш колко разбиране ще срещнеш и колко съвети за лечение. Не, ефектът няма да е същият, ако не им кажеш предварително какъв ти е проблемът, а ги уведомиш, когато ти звънят ядосани да питат не смяташ ли да си спазиш срока.

Bolniqt_freelancer_srokove

3. Намери колега, който може да поеме поне най-спешните ти поръчки

Като цяло се живее по-лесно, ако имаш колега, който може да ти удари едно рамо в случай на нужда. И не, не е задължително да работите в един офис, за да сте колеги. Огледай се за фрийлансър, чиято работа харесваш и на когото смяташ, че можеш да имаш доверие. Дай му една – две задачи и виж как ще се справи с тях. Говори с него и му предложи да се подкрепяте в кризисни ситуации. Ако ти си болен, можеш да му прехвърлиш поръчките си или поне част от тях. Ако той се разболее, ще му върнеш жеста. Ти прецени дали ще му оставиш всичките пари за свършената работа или ще си прибереш малък процент от тях (и ето ти ги твоите болнични). Каквото и да решиш, печелиш. Клиентите ти са доволни, ти си по-спокоен, а и нямаш много работа за наваксване.

Разбира се, за да се възползваш от съвет номер 3, трябва да си се сетил предварително, че освен фрийлансър си и човек и може да се почувстваш зле и да имаш нужда от непредвидена почивка.

Това са моите три. Пожелавам ти да си здрав и отивам да си изпия чая с мед. Подсмрък.

п. с. Добре е да знаеш, допълниха от Преводаческа агенция „Калинка БГ“ ООД, че ако си фрийлансър, който си плаща осигуровките, имаш право на болнични.

Как да отговарям на негативни коментари в социалните мрежи

Ти си храбър фрийлансър, който използва социалните мрежи, за да привлича клиенти. Участваш в групи по професионални интереси, търсиш връзка с колеги, споделяш полезни статии, даваш съвети, коментираш. Това е чудесно. Проблемът е, че в мрежата всички знаем всичко и то винаги по-добре от останалите. Затова се случва твоите полезни постове да получат някой и друг негативен коментар или да те репликират по-остро в отговор на твое изказване.

От начина, по който реагираш в тези случаи се разбират много неща – колко си храбър наистина, уверен ли си в себе си или не съвсем, добре възпитан ли си, дребнав ли си, може ли да се разчита на адекватната ти реакция и в по-напрегнати ситуации, разбираш ли си от работата. Най-добре е да си изградиш стратегия, към която да се придържаш при получаване на негативни коментари. Ето какво ти предлагам аз.

Не бързай да отговаряш и да триеш чужди коментари

Това е един от случаите, в които импулсивните реакции не вършат работа. Когато видиш негативния коментар, е много вероятно да се почувстваш засегнат – някой поставя под съмнение твоята компетентност и уронва авторитета ти в очите на останалите. А да отговаряш в състояние на афект е най-глупавото, което можеш да направиш. Изчакай 10 минути. Пий вода. Пуши. Обади се на приятел и си излей възмущението.

Никога не трий чужди постове, освен ако не са откровено расистки, обидни, безсмислени, дискриминационни, etc.

Прецени дали наистина коментарът е негативен

Прочети написаното отново след като се успокоиш. Има вероятност да не си разбрал правилно. Може авторът на коментара да е просто по-самоуверен и затова да ти звучи грубичко. Може някой несръчно да се опитва да обясни своята гледна точка за нещата. Може ти да си по-чувствителен и докачлив вследствие на преумора, моментна неувереност, домашни проблеми. А може и наистина да те критикуват.

Признай на себе си – справедлива ли е критиката или не

Ако критиката е справедлива: благодари за нея, приеми я. Няма нищо срамно в това да грешиш или да не си направил нещо както трябва – случва се на всеки. Покажи, че се радваш на възможността да се коригираш и наистина предприеми действия в тази посока.

Ако критика е несправедлива: докажи, че е такава.

Negativni_komentari_socialni_mreji

Не отговаряй емоционално. Използвай факти и аргументи

Емоциите и нараненото честолюбие са твоят най-лош съветник. Отговаряй възможно най-спокойно. Съпоставяй факти, така че да е ясно за всички защо критиката е несъстоятелна. Формулирай аргументите си простичко и категорично.

Придържай се към темата

При острата размяна на реплики фокусът се измества лесно. Помни, че вие дискутирате по една определна тема. Не си позволявай отклонения. Не ги позволявай и на събеседника си. Ако усетиш, че разговорът се измества, спокойно напомни, че обсъждате нещо конкретно и всичко, което няма отношение към темата е най-добре да си го говорите на лични, в друг пост или въобще да не си го говорите.

Пази се от лични нападки

Оказва се, че това е голям проблем. Уж обсъждате професионални теми, а той разговорът се изместил към кой на кого какъв е, подозрения в сексуални проблеми, желание за опознаване на близките ви роднини и не знам още какво. Не позволявай това да се случва. Не отправяй лични нападки и не се подвеждай да отговаряш на такива. Това е бездънна яма, от която никой не излиза чист. Ако започнат да те обиждат, просто кажи, че не се поддаваш на провокации и няма да отговаряш. Напомни, че си готов да обсъждаш професионални въпроси, но дотогава се оттегляш.

Помни, че си говорите публично

Дори да не взимат отношение, поне 5 до 10 човека, а може би и повече, са в течение на разговора. А ако той събере и допълнително прегледи, коментари и лайквания, ще се мотае из нюзфийдa на разни хора поне още ден-два. Не забравяй също, че може да бъде изровен от някого по някакви причини и месеци, години по-късно. Дръж се на положение – достойно, хладнокръвно, професионално. Не влизай в ролята на ощипана мома, пияна перачка или войнстващ каруцар. Никой не може да се заяжда с теб, да те обижда и да урони авторитета ти, ако не му позволиш. Тези неща обикновено си ги причиняваш сам.

Припомни си статиите:

Успех.

Какво печеля, ако не настоявам за среща с фрийлансър, а работим дистанционно

Наръчник на клиента или как да работим с фрийлансър, част 8

Забелязала съм, че част от клиентите много държат на личната среща. Особено големите фирми. Опитът ми обаче показва, че поредицата от работни срещи в повечето случаи е губене на време и за двете страни. Много малко са нещата, които не можеш да обясниш по време на Skype среща. До момента почти не съм имала случай, в който да не успея да убедя някого, че за общата ни работа е по-добре да обсъдим проекта от дистанция. Последната ситуация дори беше много забавна, но ще ти я разкажа в някой от следващите постове. Сега целта ми е да ти подскажа какви ползи можеш да извлечеш ти от дистанционната си работа с фрийлансър.

 

Спестяваш си време

Твоята програма и тази на фрийлансъра вероятно са достатъчно натоварени, а една среща в офиса ти или някъде навън ще отнеме и за двете страни повече от половин – един час. Много е вероятно да не успеете да се видите в същата седмица, в която си се обадил и си потърсил среща. Ще трябва да изчакате до следващата. След като се срещнете и разкажеш за какво става въпрос, ще трябва да изчакаш фрийлансърът да ти направи оферта. Може и да има колеги, които казват цена и срок веднага, но в повечето случаи ще трябва да помислят, да посмятат и чак след това да ти изпратят оферта на имейла. Вече сте се забавили около седмица – седмица и половина.

Срещите по скайп се уговарят бързо и лесно могат да се осъществят по някое време на деня, когато и двамата имате пролука.

 

Изясняваш за себе си какво искаш да постигнеш с този проект, за който търсиш изпълнител

Повечето хора искат среща на живо по две причини:

  1. Не искат да се мъчат да структурират собственото си задание.
  2. Вярват, че срещата ще им помогне да преценят човека срещу тях. Ако това е твоята причина, препоръчвам ти да прочетеш статията „6 знака, че избраният фрийлансър ще ти свърши работа“ и да приключиш с терзанията.

Ако проблемът ти е точка 1, не се притеснявай. Повярвай ми, можеш да говориш точно толкова несвързано по телефона и по Skype, колкото и на живо. И това не е чак такъв проблем, част от работата на добрия фрийлансър е, ако не можеш да си изясниш заданието, да ти помогне да го направиш. Ако не знаеш как се пише бриф, признай си. Така отсрещната страна по-бързо ще разбере откъде да подхване нещата и какви въпроси да ти задава. Печелиш от това, че фрийлансърът е спокоен, на собствения си компютър е, по-удобно му е да си води записки, не се разсейва и цялото му внимание е насочено към решаването на проблема ти.

Случвало се е да получавам покани за среща от клиенти, които по никакъв начин не подсказват предварително за какво става въпрос. Моля те, когато започваш работа с фрийлансър, независимо дали ще се виждате на живо или ще обсъждате нещата по телефона, издай поне малко информация: текстове за уеб ли искаш, слоган ли; в каква сфера е бизнеса ти; ако имаш сайт, прати линк. Иначе фрийлансърът ще е неподготвен и след като ти си кажеш всичко, на него – все едно офлайн или онлайн се срещате – ще му трябва време да помисли и да се подготви.

А най-добре е да се помъчиш предварително да си изясниш какво искаш и след това да потърсиш фрийлансър. Така по-лесно ще намериш подходящ специалист и резултатът от съвместната ви работа ще е много по-добър. (Погледни „Защо да пиша подробно задание, когато започвам работа с фрийлансър“.)

Distaincionna_rabota_s_freelancer

Работата върви по-стегнато и всичко ти излиза по-евтино

Не знам дали помниш, но твоите служители са на заплата. За тях е все тая колко време ще продължи работната среща. Затова нещата се протакат и проблеми, които могат да се решат за половин час се бистрят три дни. За теб и за фрийлансъра обаче е важно работният процес да е стегнат и експедитивен. И двамата добре знаете, че времето е пари. Ти имаш най-малка сметка да се моткаш. Плащаш заплати на служителите си, плащаш и времето, в което фрийлансърът се среща с теб и с тях. (Съвсем нормално е, ако той губи по 5 – 6 часа седмично да идва до фирмения офис, да чака някой да си изпие кафето, друг да си намери бележките по проекта, а трети да разкаже какво е гледал снощи по телевизията, те да са включени в крайната сума, която му дължиш.)

Препоръчвам ти следващият път, когато търсиш фрийлансър, да попиташ за среща в Skype преди да предложиш да пиете кафе в твоя чудесен офис някъде накрая на града.

Ако все пак много държиш на среща на живо, прегледай преди нея статията „Как да се държим на пръва среща с фрийлансър“.

п. с. Ако пък ти, който четеш този пост, си колега фрийлансър, прегледай и тези две статии: „Как да изградя ефективен работен процес с нов клиент“ и „3 начина да не се срещнеш с клиент“.

По-малко срещи, повече работа и успешна седмица на всички.

 

Как да получа помощ от колега фрийлансър

Общуването с колеги фрийлансъри е тънка работа. Понякога по-тънка и от общуването с клиенти. Много често искаш съвет, по-сериозна консултация или направо си имаш нужда някой да запретне ръкави и да свърши една работа безплатно. Ще намериш добър човек, който да ти помогне стига да знаеш как да го потърсиш и как да си поискаш. Писала съм доста по темата (прегледай линковете в края на статията), но тези дни се сетих за още нещо.

Има вероятност да прогониш някой, който иска или дори вече е започнал да ти помага, с прекаленото си желание да направиш така, че всичко да е удобно за него.
Чудиш се какво имам предвид? Ще ти дам пример.

Пускаш свой проект в някоя група за фрийлансъри или предприемачи във Facebook и искаш мнение. Получаваш обратна връзка. Някои от отговорите дори надминават очакванията ти и знаеш, че трябва да направиш промените, които са ти предложени. Само дето не можеш сам. Намираш човека, направил си труда да ти напише в дълъг коментар какво трябва да се свърши, благодариш му и директно искаш телефонен номер, за да му се обадиш и да обсъдите как трябва да се направят тези промени.

Pomosht_ot_freelancer

Дотук нищо лошо, но отговор така и не получаваш. Чудиш се защо? Ти не си се държал невъзпитано, не си нахален, дори си поискал телефонен номер, за да не набутваш човека за разговори и да не му губиш времето като го караш да ти пише имейли. И точно с това последно искане си сгрешил.

Не се опитвай да предлагаш на хората това, което според теб ще им е удобно на тях. Остави ги да си изберат сами как искат да общуват с теб. 

В случая по-добре би било да оставиш на фрийлансъра, от когото искаш помощ, своя имейл, телефон и скайп. Благодари му. Обясни, че коментарът му е бил много полезен за теб, че си съгласен с всичко и че би искал да направиш предложените промени, но не можеш сам. Уточни, че в момента нямаш възможност да платиш на специалист, затова всички насоки са добре дошли. След това го помоли да ти пише по темата или да ти остави телефонен номер и да посочи кога е удобно да се чуете.

Така не го караш да потръпва от ентусиазирания ти тон и да си представя как му звъниш точно в най-неподходящия за него момент. А и някои хора предпочитат да пишат вместо да говорят по телефона. Освен това причините да отдели време и да положи усилия да ти напише коментар в социалката може да се дължат на много фактори: свободно време, добро настроение, моментно желание да бъде полезен, спортна злоба – да се намери решение на проблема, който е видял в проекта ти. Имай предвид всичко това и

не го задължавай да продължи да ти помага. Намери начин отново да го накараш да поиска да ти помогне. 

Това е. Припомни си и другите статии, които съм писала по темата:

  1. „Фрийлансъри пишат писмо на колега”
  2. „Как да искаме така, че да получим”
  3. „Вежливият фрийлансър”

 

Няколко съвета за писане и изпращане на работни имейли през телефон

Много кратък наръчник за писане на работни имейли, 5

Напоследък получавам много писма от клиенти, написани и изпратени от телефон. И аз изпращам такива понякога. Затова и реших да добавя подобна статия към рубриката със съвети как се пишат работни имейли. Сигурна съм, че ще е полезна за всеки фрийлансър и клиент, който поне  малко от малко се грижи да му се разбира какво всъщност иска да каже.

1. Не пиши работни имейли през телефона си или го прави само ако много се налага. Не се шегувам. Спести на получателя на писмото тази мъка да подозира смътно какво си искал да напишеш. Спести и на себе си риска отсрещната страна да не те разбере и да прави каквото си реши.

Когато пишеш от телефона си, обикновено си някъде навън. На шумно място, на което всеки миг нещо те разсейва. Минувачи, в които не е добра идея да се блъскаш; стълбове, които също трябва да отбягваш; коли, автобуси, трамваи; просяци; шумна тийнейджърска компания на съседната маса в кафенето – всяко разсейване ти пречи да изложиш мислите си ясно и разбираемо. Рискуваш да изпуснеш нещо важно или да кажеш повече отколкото искаш.

Ако наистина ти е толкова спешно да отговориш на някого или да му напишеш имейл през телефона, намери си тихо място, съсредоточи се и пиши внимателно.

2. Придържай се към кратките форми.
Съобщи най-важното в два – три реда максимум, подробностите ги опиши като се добереш до нормална клавиатура и компютър. Дори и да си клиент или фрийлансър – факир в писането на неудобната клавиатура на телефона, ще се измориш бързо и ще започнеш да правиш глупави грешки.

3. Изключи всички помощни функции. 
Пробвай да се справиш с тежката задача да си напишеш сам имейла. Не ползвай помощни функции като автоматична корекция или предлагане на думи. С тях се отпускаш още повече и съвсем спираш да следиш какво пишеш. В резултат някой получава от теб следния имейл:

“не мога  да отвория фаила с текстовете    пола прати ми    прес друга програма”

4. Чети втори, а най-добре и трети път написаното преди да го изпратиш. Това правило важи за всеки текст, който пишеш и ще бъде видян от чужди очи. Да, за имейлите, които си решил да изпратиш през телефона си, също. Със сигурност ще хванеш поне част от грешките и недомислиците, които си надращил.

5. Не се успокоявай с мисълта: “То ще се разбере, че е от телефон и ще ми влязат в положението.” Да, вярно, може и да ти влязат в положение, но все някой клиент или подизпълнител, който ти е важен ще остане с кофти усещане и в него ще се прокрадне мисълта, че си доста немарлив. Освен това ти не изпращаш имейл, за да ти влязат в положението, а за да те разберат. Подозирам дори, че второто ти е по-важно. Ако си разсеян и си пропуснал да напишеш част от информацията, а другата част е изпъстрена с фрапиращи грешки, шансовете това да се случи рязко намаляват. И нали знаеш кой ще изгуби от тази ситуация? Ти, разбира се.

6. Спазвай елементарните правила за вежливост.
Не е толкова уморително и непосилно да напишеш “Здравейте” и “Хубав ден” или “Поздрави”. Липсата им в имейла ти определено няма да предразположи човека, на когото пишеш, особено ако работите заедно отскоро.

7. Направи си шаблони.
Помисли какъв тип работни имейли ти се налага най-често да пишеш и изпращаш през телефона и си направи шаблони. Така със сигурност поне половината ти писмо ще бъде правилно написано. А и ще имаш повече време, сили и концентрация да провериш другата половина.

8. Сложи подпис и контакти към всеки имейл. 
Просто влез в електронната си поща през телефона, отиди в “настройки” и ги въведи в предназначеното за целта поле. Така няма да губиш време да ги пишеш всеки път, а и и не рискуваш да ги сбъркаш или забравиш.

Усилията, които полагаш, за да пишеш правилно на клиента или фрийлансъра, да ти се разбира какво казваш и да си вежлив, не са напразни. Повярвай ми. А най-добре пробвай и се убеди сам.

 

copywriter_freelancer_Mogilska

Припомни си всички съвети от поредицата “как се пишат работни имейли”: