Как и защо да делегираш задачи, когато си фрийлансър

Знаеш ли, че фрийлансърите са сред професионалистите, които най-малко делегират задачи? Разбира се, нямам официална статистика по въпроса, говоря само от наблюдения върху себе си, колеги, приятели и познати на свободна практика, читатели на блога, които се свързват с мен със своите казуси.

Вярно е, фрийлансърът е човек-оркестър, който си прави всичко сам. Но с времето, с трупането на авторитет и привличането на повече клиенти, часовете за работа и почивка намаляват за сметка на организационни и други дребни задачи, които спокойно може да свърши някой друг.

Напоследък мисля доста по темата, тествам едно-друго и искам да споделя опита си с теб. Надявам се да ти помогна да се престрашиш и да олекотиш графика си. Това ще ти донесе куп хубавини в професионален и личен план, уверявам те.

Защо е добре да делегираш задачи, когато си фрийлансър

Грешиш по-малко. Няма как да знаеш всичко, няма как да научиш всичко, няма как да се справяш еднакво добре със счетоводството, преговорите с клиенти, същинската си работа, поддържането на бази данни с инфо за минали, настоящи и потенциални клиенти и проекти, маркетирането и рекламирането на услугите си.

Ако повериш счетоводството на счетоводител, дизайна на сайта и рекламните материали на дизайнер, проучването и систематизирането на информация, която ти е необходима по даден проект или свалянето на текст от аудио файлове на друг човек, ще сведеш грешките в работата си до минимум. Първо, защото няма да правиш неща, от които не разбираш. Второ, защото ще си освободиш време, за да се фокусираш върху същинската си дейност.

Печелиш повече. Ако не разпиляваш времето си в странични задачи, а го използваш, за да работиш или да учиш и усъвършенстваш уменията си, ще имаш повече приходи.

Имаш достатъчно време за работа и почивка. Няма да крадеш от времето за важни неща, за да го запълваш с дреболии, които все някой трябва да свърши.

Удовлетворен си. Именно, защото се занимаваш с това, което ти е работа и ти харесва, усещаш, че вършиш нещо, виждаш резултат, почиваш си.

Какво ти пречи да делегираш

Страх.

Когато си още начинаещ фрийлансър, се страхуваш, че няма да ти стигнат парите. Не можеш да си позволиш разходи за счетоводител, за дизайнер, за копирайтър, за какъвто друг специалист ти трябва. Много добре те разбирам, аз съм минала по същия път.

Истината е, че колкото по-рано се консултираш със счетоводител, толкова по-добре е за теб, не само във финансов план. Имаш нужда и от куп други специалисти. Важно е да прецениш правилно колко критична е необходимостта от тяхната намеса. Не пести от това, което ще ти помогне да си създадеш по-бързо стабилна свободна практика.

Истина е също, че в началото имаш по-малко работа, по-малко средства и нямаш нужда от помощник, а от добра организация на времето и дисциплина. (За да поставиш своята свободна практика на стабилни основи и да започнеш по-бързо да печелиш повече, да работиш по интересни проекти и да имаш повече свободно време, мини онлайн видео курса „Как да успея на свободна практика“ – изпитани тактики и съвети, които можеш да приложиш веднага.)

Когато си напреднал фрийлансър, се страхуваш, че няма да намериш точния човек, ще те издънят; няма да успееш да си върнеш парите, които плащаш или в някакъв момент няма да успееш да платиш; нямаш сили и не можеш да отделиш време да обясняваш на някой друг какво трябва да направи, толкова си претоварен.

Страховете ти са основателни. Но! Това не значи, че не трябва да делегираш задачи на специалисти и помощници. Значи само, че трябва да се организираш по-добре, да планираш малко повече, да приемеш, че в началото ще има издънки и да се научиш как да делегираш.

Как да делегираш

1. Помисли какви специалисти ще ти помогнат да реализираш бизнес идеите си по-бързо и ефективно. Проучи колко ще ти струва помощта им, планирай за колко време можеш да си я позволиш и какви пари трябва да изкараш, за да има смисъл и да продължи съвместната ви работа.
Намери професионалисти, с които сте на една вълна, имате еднакви ценности, едно и също разбиране за добре свършена работа.

2. Направи списък със задачите, които някой може да свърши вместо теб. Включи в него всички дейности, без които не можеш да работиш, но все пак не изискват прилагане на професионалните ти умения.
Намери човека, на когото можеш да ги възложиш. И в този случай ти препоръчвам да търсиш сътрудник с ценности близки до твоите. Умения се придобиват, макар и с помощ от твоя страна.

3. Напиши подробно, ясно и точно задание. Да, знам, че нямаш време и си затрупан от работа. Знам също, че никой не може да чете мисли, независимо от единомислието ви по основни въпроси и факирските способности на специалиста или помощника, които си намерил.

Напиши какво искаш. Дай примери. Помогни с допълнителни насоки и информация. Кажи на сътрудника/специалиста докъде се простират неговите правомощия, какви решения може да взима и в какво да не се намесва.

Колкото по-добре си направиш заданието, толкова по-малко ще те прекъсват с уточняващи въпроси. Рисковете от грешки и недоразумения също намаляват драстично.

Ако става въпрос не за еднократна помощ, а за регулярно подаване на задачи от твоя страна, постарай се колкото се може по-бързо да изчистите процеса на работа. Какво трябва да даваш ти като информация, кога и по какъв канал се задават въпроси (месинджър, скайп, мейл, телефон), кога получаваш свършената работа, кога се плаща и по какъв начин (банка, на ръка, друго). Колкото по-рано и бързо уточните всичко това, толкова по-гладко ще върви работата и няма да пилеете време.

4. Приготви се да обясняваш. Дори да си направил изрядно задание, пак може да възникнат въпроси. Въоръжи се с търпение и отдели време да дадеш нужните информация и обяснения. Без тях рискуваш да получиш лошо свършена работа. Ако пък си на нож и се ядосваш или мрънкаш всеки път, когато ти зададат въпрос, отсрещната страна просто ще спре да те пита и ще си прави каквото си знае.

5. Приеми, че понякога ще стават грешки. Може задачата да е перфектно обяснена, може и ти, и човекът, с когото работиш да сте адски съвестни, коректни и добри професионалисти и пак нещо да се обърка.

6. Оставяй си повече време за реакция и непредвидени обстоятелства. Даваш на сътрудника си задачи с краен срок и това е съвсем нормално. Просто не му давай последния възможен краен срок. На всеки се случва да закъснее, остави си 2-3 дни толеранс. Така, ако получиш свършената работа с ден-два по-късно, това няма да е фатално за твоите планове и други задачи.

7. Дръж се с хората, на които делегираш задачи така, както искаш да се държат с теб. Това ще реши/предотврати много проблеми, ще улесни работния процес и ще доведе до по-добри крайни резултати.