Как предпочиташ да общуваш с клиентите си? Как предпочиташ да общуваш, когато ти си в ролята на клиент? Пишеш мейли или говориш по телефона? Все още много хора избират телефона, защото „става по-бързо“, „по-лесно ми е да обясня“, „да съм сигурен, че са ме разбрали“. Има и такива, които пишат мейл, изпращат го и веднага след това се обаждат по телефона, за да кажат, на получателя на мейла, че са му изпратило писмо и да му разкажат какво пише в него.
Истината е, че за някои дребни въпроси, които трябва да се разрешат на секундата, телефонът е чудесен вариант. Но ако общуваш с клиенти, искаш някой да ти реши конкретен проблем – и това няма как да стане веднага – или като клиент правиш поръчка, най-добре е да имаш записано всичко, което се случва между теб и отсрещната страна. Така в случай на недоразумение може по-бързо да се проследи и открие проблемът и всяка от страните си припомня по-лесно договорки, срокове, условия.
Как обаче да избегнеш безкрайното писане на имейли, което предхожда уточняването на условия за работа или решаването на даден проблем и да си спестиш време? Като избягваш излишните приказки и даваш на отсрещната страна пълната информация, която ѝ е необходима. Разбира се, всяка ситуация е различна, но по-долу ти подсказвам най-общо какво трябва да включва един имейл, за да постигнеш целта си с него.