3 задължителни елемента в работните имейли

Много кратък наръчник за писане на работни имейли, 3

Овладял си всички тънкости за общуване с клиенти по имейл. Всичко, което съм писала в “Много кратък наръчник за писане на работни имейли”, част 1 и част 2, ти е добре известно и дори го прилагаш. Поздравления. Продължавай да се усъвършенстваш. Ето какво още можеш да направиш.

1. Пиши в началото на писмата кратко резюме на това, което сте обсъдили/решили в предишните си имейли. Не, не е добра идея да дадеш просто reply на последния ви разговор. Едно, защото не е удобно да се четат подобни верижни писма и да се търси информация в тях, второ, защото резюмето показва какво ти си разбрал. Благодарение на него по-бързо ще разберете кога говорите за едно и също нещо и кога имате две коренно различни неща предвид.

Ако пък толкова не искаш да пишеш резюме, тогава постави изречение от сорта на:

“Благодаря за писмото от дата …”

Така отсрещната страна ще може лесно да си намери имейла и да си припомни последния ви разговор.

2. Подканваща финална фраза. 

“Пишете ми за въпроси и коментари.”
“Очаквам коментар по изпратените текстове”
“Свържете се с мен, в случай, че имате нужда от … Ще се радвам да ви бъда полезен/а.”

Клиентът ти има нужда от подсещане и подканяне. Кажи му какво да прави, за да си спечелиш още един разговор с него, още една поръчка. Подбутвай го всеки път да задава въпроси, ако има нещо неясно. Така ще трябва да му отделиш малко повече време, но пък накрая няма да се окаже, че ти си направил реактивен самолет, а клиентът ти е искал метлата на баба Яга.

3. Подпис, в който има линк с координатите ти. Телефонен номер, skype, линк към сайт – задължително е да ги има във всеки твой имейл. Клиентите не ги забелязват, докато не им потрябват. Имат ли нужда от тях, добре е да ги намерят колкото се може по-лесно и бързо. 

Някои хора си пишат и името и поздрава в подписа, така че да се появяват автоматично в края на всеки имейл. Аз те съветвам тези две неща да си ги пишеш лично всеки път. Причината е, че всеки клиент те нарича по различен начин. Някои се придържат към обръщението “госпожо/господине” и фамилия. Други вече те наричат на малко име. Трети пък използват по-кратко и лично обръщение.  

Ако си пишеш името лично, ще можеш да се подписваш по начина, по който конкретният клиент се обръща към теб. Поздравът ти също ще е личен и в тона на комуникацията, която поддържаш точно с този човек. Това винаги прави впечатление. Използвай го. 

Разбира се, проверявай старателно да не си допуснал правописна грешка в собственото си име. Прави много, ама много лошо впечатление. И не, не е добра идея да го пишеш с малка буква, защото нали това е Интернет, на никой не му пука и не се старае да пише правилно. 

Това са трите задължителни елемента, които трябва да присъстват в твоя имейл. Не че без тях клиентът няма да те разбере. Напротив. Важното обаче е не просто някак да си вършиш работата. Важното е да го впечатлиш с внимание, съобразителност, малки детайли и професионализъм. Така със сигурност ще работите по-дълго време заедно.

Успешна седмица от мен.

=================
Прочети още полезни статии за общуване с клиенти по имейл: 

Много кратък наръчник за писане на работни имейли, 1
Много кратък наръчник за писане на работни имейли, 2
6 съвета за общуване с клиенти по имейл

Как се пише задание за фрийлансър

Наръчник на клиента или как да работим с фрийлансър, част 6

Да обясниш на някого какво точно искаш да направи за теб си е истинско изкуство. Особено, ако трябва да го опишеш в имейл и няма как да си помагаш с крака, ръце, изразително въртене на очите, etc.

Понякога на фрийлансъра му отнема повече време да разбере какво трябва да свърши, отколкото да изпълни задачата. Знам, че заданията за един копирайтър/ дизайнер/маркетолог/програмист са различни, но ти предлагам да се запознаеш с няколко общи положения, които ще ти помогнат.

1. Разбий задачата на подзадачи и опиши всяка с едно – две изречения.

2. Обърни специално внимание на оплетените, според теб, части от задачата.  Почти всичко на този свят може да бъде обяснено със списъци и таблици. Искаш фрийлансърът да ползва определена информация от конкретни източници? Подреди ги така:

линк/заглавие на книга – кратко описание какво да гледа и чете
линк/заглавие на книга – кратко описание какво да гледа и чете

Имаш няколко продукта с доста сходни характеристики, които все пак се различават по нещо – материали, технология на изработка? Направи таблица и отблежи свойствата на материалите и спецификата на използваните технологии.

3. Ако има снимки, не ги изпращай с коментар: “За тази визия ти говорех в началото на уърдовския файл”. Нека всяка снимка си върви с информацията.

4. Добави към обясненията си и техническите изисквания, които си изпратил в запитването за цена: размери, брой текстове/етикети, формат за получаване на файловете – всичко, всичко.

5. Давай на файловете имена, съответстващи на конкретното съдържание на всеки един. (“Informaciq 1” и “Informaciq 2” наистина не са добра идея.)

6. Ползвай кратки изречения и не забравяй препинателните знаци. Колкото по-дълго е едно изречение, толкова по-голяма е вероятността нищо да не се разбира от него. А понякога запетайката, тирето, точката, кавичките преобръщат смисъла на текста на 180 градуса.

Помисли си как би се чувствал ти, ако твой клиент ти изпрати някакви файлове, в които има копирана оттук-оттам информация и ти трябват 3 часа да разбереш какво иска и 1 час да го свършиш. Би ли дал най-доброто от себе си като се стигне до същинската част или вече ще си изнервен и може би малко обиден?

Съвместната работа на клиент и фрийлансър е от голямо значение за крайния резултат и спазването на сроковете. Вярно е, всичко може да стане идеално и без да си мръднеш пръста. Но е по-вероятно да не стане. А това се предполага, че е нещо, което фрийлансърът трябва да направи, за да подпомогне твоя бизнес, нали?

Хубава седмица от мен.

п. с. Ако си фрийлансър-новак, получил хаотична информация вместо задание, съветвам те да ползваш посочените по-горе съвети, за да структурираш всичко и чак след това да започнеш работа.

Препоръчвам ти също да върнеш готовата поръчка на клиента си заедно с направеното от теб задание. Няма нищо лошо в това да му обясниш любезно, че ще си му по-полезен, ако информацията за следващите поръчки я получиш в този вид.

Успешна седмица и на теб. 🙂

====================
Прочети повече:

Запитване за цена на копирайтърски услуги
6 начина да попречиш на фрийлансъра да си свърши работата

6 знака, че избраният фрийлансър ще ти свърши работа

Наръчник на клиента или как да работим с фрийлансър, част 5

Почти всеки фрийлансър смята, че клиентите не знаят какво искат, но го искат за вчера и ако може безплатно. Почти всеки клиент пък вярва, че фрийлансърите са на свободна практика, само защото няма кой да ги вземе на работа, винаги са на разположение, не работят много добре, но пък са евтини и благодарни, че някой им дава поръчка. 

Всеки има право на собствените си заблуди. А на теб ти предлагам да се научиш да отсяваш предварително кой фрийлансър може да ти свърши работа и кой не. 

1. Добро портфолио. (Как да разбереш, че е такова? Лесно. То трябва да е добре структурирано и само да говори за професията на притежателя си. Ако търсиш фрийлансър дизайнер и портфолиото му е скалъпено набързо и с лоша визия, едва ли проектите му за клиенти ще са по-различни. Ако търсиш копирайтър фрийлансър и текстовете, които четеш, са тромави, оплетени и с грешки, най-вероятно това не е така само в портфолиото. 

Отделно е важно да харесаш самите проекти, които са качени. Провери:

  • дали избраният от теб фрийлансър е правил материали, подобни на тези, които искаш да му поръчаш; 
  • харесваш ли стила му;
  • може ли да работи в различни стилове;
  • има ли опит с клиенти от различни сфери или е специализиран само в една; 
  • с какви клиенти работи – малки, средни, големи, всякакви.

2. Държи се делово, а не фамилиарно. Пита директно по темата – обем работа, специални изисквания, срокове, цени. Не споменава кризата, цената на доматите, семейното си положение и грипавата си котка, както и не иска да знае ти самият как се оправяш в този тежък и несправедлив свят. 

Continue reading

3 статии за структура на сайт, съдържание, копирайтинг

Не е никак удобно да се пише на предната седалка на колата. На задната положението не е много по-различно. Затова ти предлагам да прочетеш някои от постовете, които написах за блога на Esensio преди отново да тръгна на път.

1. Съдържанието е цар! Наистина ли? 
2. Структура на уеб сайт – по-важна ли е от дизайна и за какво служи
3. Копирайтинг?! Мога ли да го направя сам?

Аз ще се включа с нов пост следващата седмица. Дотогава проверявай какво ново около свободната практика и фрийланса на страницата на блога във Facebook.

ае
Весело и попътен вятър каквото и да правиш.

Ти питаш, аз отговарям: как да задържим клиент

По тази тема също съм писала доста, но винаги има какво да се добави. Изкуството да поддържаш дългосрочни отношения с клиентите трябва да се практикува и усъвършенства всеки ден. Иначе бързо излизаш от форма и също толкова бързо се оказва, че няма кого да задържиш.

Три са основните неща, които ще накарат клиентите ти да останат при теб:

 

1. Осигуряваш им винаги качествен продукт/услуга.
2. Спокойни са, че няма да им кажеш два часа преди крайния срок: “аз… такова… разбирате ли… не съм готов, но имам много основателни причини за това…”
3. Даваш им реални цени, които не се сменят на всеки две седмици, и не им извиваш ръцете в кризисни за тях моменти, а се опитваш да помогнеш.

 

Връзките с клиента ти са като връзките с приятелите, любимия човек и всички важни за теб хора на този свят – градят се на доверие, спокойствие и усещането, че има кой да те подкрепи в труден или не толкова труден момент. Гледай на тях по този начин, а не като на “едни пари, които получавам” и със сигурност ще получиш повече.

 

Прочети по-подробни съвети и размисли по темата: 

 

Успешна седмица и бъди дзен.

 

п.с. А в сряда – четвъртък очаквай пост за работата на един фрийлансър от всяка точка по света – теория и практика.