Как да определям важността на задачите си

И да планирам оптимално работата си

Подреждането на задачите според приоритета им е един от ключовите фактори за успех на фрийлансъра. Ти сам трябва да определиш кое кога ще свършиш и за колко време. Ако сгрешиш, може да загубиш почивката си, да спечелиш повече стрес, да се наложи да направиш компромис с качеството на работата си и дори да се разделиш с някой и друг клиент.

Най-разумно е да сведеш риска от подобен развой на събитията до минимум. Научи от какво зависи важността на задачите ти и как да ги подреждаш, така че да успееш да ги завършиш в срок.

Кои фактори ми помагат да определя важността на задачата

Нейната сложност.
Времето, което ще отнеме завършването ѝ.
Срокът за изпълнение, който си договорил с клиента.
Важността на клиента и отношенията ти с него.
Сумата, която ще получиш за поръчката.

Добре, прочетох ги, как да ги ползвам, за да си направя програмата

1. Колкото по-сложна е задачата, толкова по в началото на работния ден трябва да се заемеш с нея. Тогава си отпочинал, пълен с енергия, способен си да се концентрираш по-добре и да подходиш към трудностите и пречките по-бързо и по-творчески.

2. Една задача може да е лесна, но с голям обем и да отнема време колкото задача с по-малък обем, но по-висока сложност. Ако имаш две задачи, които ще отнемат еднаква част от времето ти, заеми се първо с по-сложната. Или с тази, която първо трябва да предадеш на клиента.

3. Срокът, който даваш на клиента би трябвало да е съобразен не само с трудността на задачата, но и с целия ти график. Ако си много натоварен, даваш по-дълъг срок. Ако имаш по-малко задачи, даваш по-кратък срок.

Когато говориш с клиент, и той те пита кога ще е готова поръчката му, можеш да подходиш по два начина. Първият е да му кажеш директно датата, на която ще му изпратиш готовите материали или първите предложения (зависи от типа работа и договорките ви). Вторият е да му кажеш колко дни ще ти отнеме да приключиш поръчката му и до коя дата може да е готова с оглед на останалите ти задачи. Аз почти винаги ползвам втория вариант. Искам клиентите ми да знаят, че работя бързо, но също и че имам доста поръчки, затова не мога да се заема с тяхната веднага.

4. Всеки има важни клиенти, не толкова важни клиенти и такива, от които иска да се отърве, няма какво да се лъжем. Това не значи, че за някои си вършиш работата по-лошо, отколкото за други. Означава например, че постоянните клиенти, с които работиш от години са по-важни от някой, който се появява за пръв път, настоява да вземеш и да направиш много спешната му поръчка веднага. (Освен ако не е фирма, в чиито списък с фрийлансъри подизпълнители висиш от години и все се надяваш да получиш възможност да привлечеш вниманието ѝ и да започнеш да работиш по-редовно с нея. Дори в този случай бих те посъветвала да не жертваш постоянните си клиенти, а част от почивката си. Разбира се, в границите на разумното и при положение, че го правиш само за една спешна задача.)

5. Има добре платени поръчки, които ти се иска да направиш първи, за да ги пуснеш по-бързо и да ти платят по-скоро. Ако си много на зор с парите, можеш да ги избуташ напред, но това не бива да се превръща в практика.

Поръчките за малки суми, които идват редовно от един и същи клиент вече години наред, са дори по-важни от еднократните поръчки за големи суми.

Допълнителни указания за подреждане на задачите

1. Когато сядаш да си правиш програмата за седмицата/месеца, изпиши на един лист всичките си задачи и срокът, в който трябва да ги предадеш.

2. Разпредели най-сложните така, че да отмяташ по една до две от тях в началото на работния си ден. Разпредели останалите според времето, което ти отнемат и срока за предаване.

3. Огледай готовата програма и виж дали някои задачи трябва да се разместят според важността на клиента и цената на труда ти.

4. Оставяй част от работното си време за непредвидени ситуации – корекции, молба от дългогодишен клиент да свършиш нещо спешно, грип, който ти пречи да си събереш мислите, камо ли да работиш.

Ако работиш с постоянни клиенти, което настоятелно те съветвам, бързо научаваш колко работа горе-долу имаш за една седмица и можеш да си нанесеш в програмата постоянните задачи за месеци напред. Направи го непременно. Това ще ти помогне, когато имаш нов клиент, само с един поглед върху програмата си за месеца да видиш къде да го наместиш и да му дадеш срок.

Не пропускай също, когато казваш срока, да обясниш на новия клиент колко по-рано трябва да ти прати задание, за да не чака дълго да се захванеш с поръчката му.

Например: аз знам какви са основните ми ангажименти за месеци напред, но си правя плътна програма само за две седмици напред. Така на всеки две седмици мога да започна работа по нова поръчка. Редовните ми клиенти го знаят и когато имат съвсем нова задача за мен, ми я изпращат възможно най-рано и не очакват да я свърша в следващите два дни например. Просто ми пускат заявка да ги включа в графика. (Разбира се, винаги има случаи, в които нещо е наистина спешно и трябва да се свърши веднага, но те са рядкост.) Прегледай статията „Как да разбера дали една поръчка е наистина спешна“, ще ти спести доста грешки и ядове.

Ако си още съвсем в началото на своята свободна практика или вече година-две се мъчиш и все нещо не ти се получава. Поръчай си курса „Как да успея на свободна практика“, за да се научиш да привличаш клиенти, да водиш преговори, да определяш срокове и да си организираш времето.

Прочети още: