Как да се справя, когато имам твърде много задачи

Познаваш го това чувство, сигурна съм. То се появява, когато затвориш телефона, договорил поредната поръчка. Вместо усещане за доволство, в теб се промъква леко безпокойство, сещаш се, че май си взел твърде много работа за следващата седмица или две. Трескаво превърташ в ума си на кого какво и кога си обещал да свършиш. Безпокойството ти е заменено от тлъста, ледена тревога, която малко по-късно се превръща в разкошен пристъп на паника.

Не се притеснявай, още много пъти ще взимаш повече работа отколкото можеш да свършиш. Учи се да не го правиш и междувременно се забавлявай с това да си тренираш нервите и да бъдеш спокоен в кризисни ситуации, които си предизвикал сам.

Паникьосаният фрийлансър е напълно безполезен за себе си и за клиентите. Затова, действай по следната схема и ще излезеш сух от водата:

1. Напиши на един лист всичките си задачи. Това ще ти помогне да си прецениш времето и да разбереш наистина ли са толкова много и няма да успееш да се справиш в определения срок или само така ти се струва.

2. Подреди задачите по срок. Отбележи срещу всяка поръчка кога трябва да бъде предадена.

3. Подреди задачите с еднакъв срок по реда, в който смяташ да ги вършиш. Аз бих те посъветвала да започнеш с най-сложните задачи и да вървиш към по-лесните. Така, когато вече си уморен и ти е писнало, няма да си толкова натоварен. Но може да тръгнеш и наобратно. Някои фрийлансъри предпочитат да започнат с по-леките задачи, защото ги отхвърлят по-бързо. Успокояват се, че са свършили по-голямата част от работата и могат по-добре да се концентрират върху сложните задачи. Пробвай кой вариант е подходящ за теб.

Tvarde_mnogo_zadachi_Svobodna_praktika

4. Направи си списък с задачите по реда, в който ще ги вършиш. Когато приключиш с някоя задача, задрасквай я. Действа успокояващо, окуражаващо и мотивиращо за пристъпване към следващата.

5. Вземи предварително мерки, ако след като си изпълнил точка 1, се окаже, че наистина не можеш да свършиш всичко в срок. Когато списъкът със задачи е направен и е очевадно, че си прекалил с обещанията към клиентите си, най-добре е просто да се обадиш на някои от тях или да им пишеш и да предоговориш сроковете, в които трябва да получат поръчките си. (Или да си намериш помощници, но за това ще пиша друг път.)

6. Не губи време във вайкане и чупене на пръсти, а действай. (И не забравяй точка 4.)

Защо да си губиш времето със списъци, когато можеш направо да започнеш да работиш?

Защото, докато си паникьосан и без това нищо смислено няма да свършиш. Отдели половин час и си подреди нещата. Тогава и най-малката безумна надежда, че може да се случи чудо и да изпълниш всичко, което си обещал ще се изпари. Истината действа успокояващо, подтиква те да вземеш адекватни мерки за справяне със ситуацията и да работиш спокойно и съсредоточено. А това е единственият начин да изпълниш поетите ангажименти.

Лека работа. И успех.

п. с. Съветвам те да си пазиш тези списъци. Натрупай ги на купчинка в единия край на бюрото си и поглеждай с превъзпитателна цел към тях всеки път, когато договаряш нова поръчка. Нали не искаш от спокоен и уверен професионалист на свободна практика да се превърнеш в уплашен фрийлансър.

Как да разбера какво иска клиентът

Питай го. Това е най-лесният начин. Абсурдно ти звучи, но се случва да не се сетиш. Може да си много уморен или напрегнат и чак като пристъпиш към съответната поръчка да установиш, че не знаеш почти нищо за това, което се иска от теб. Ако си начинаещ фрийлансър, често чакаш клиентът да си каже сам и ако това не се случи, се оправяш както можеш. Още по-често пък клиентът очаква ти да го питаш. Не го ли направиш, той си наляга парцалите и не казва нищо, докато не предадеш цялата работа. Чак след това споменава укорително какво всъщност е искал. И ти коригираш, какво да правиш. Вината за недоразумението си е изцяло твоя.

За да решиш веднъж завинаги проблема "не съм питал навреме клиента какво всъщност иска", направи си стандартизиран въпросник и го пращай на всеки, с когото договаряш нова поръчка.  След като ти отговори лесно ще прецениш имаш ли нужда от допълнителна информация или не.

Научи се да питаш правилно
1. Не задавай въпроси, които изискват едносрични отговори. Питай така, че клиентът да трябва да ти разказва. Насърчавай го да говори.

2. Не давай на клиента си готови отговори, които той трябва само да потвърди. "Значи вие искате информативен текст, в по-строг стил, който да убеди потребителите, че продуктът ви е без странични ефекти?" На този чудесен въпрос най-вероятно ще ти отговорят с "да", проблемът е кой какво разбира под "по-строг стил". Задай първо един куп други въпроси и когато си получил задоволително количество информация, и си сигурен, че говорите за едно и също нещо, изстреляй подобен обобщаващ въпрос.

SONY DSC

3. Внимавай с конкретните примери. Докато работех в рекламна агенция, често ставах свидетел на следната ситуация: колега дизайнер трябва да предложи идеен проект; разработва го и включва в него примерна снимка. Клиентът е предупреден, че това е само илюстрация на идеята, че ще има промени, че снимката няма да е същата. И дори е съгласен. Одобрява всичко. Но! следващите два месеца минават в мъки и търсене на същата снимка с по-добро качество, издирване на автора й и какви ли още не детективски задачки-закачки, защото на клиента тази най му харесва.

Клиентите са симпатични човешки същества с повече или по-малко въображение, което категорично отказва да работи в най-неподходящия за теб момент. С посочването на примерни текстове положението е по-добро. Но не много.

4. Не задавай въпроси, свързани само с конкретния проект. Опитай се да разбереш какво харесва клиентът ти като цяло. Няма нищо лошо между въпросите да има и такива свързани с кино, книги, музика, реклами, любими цветове. Разбира се, постарай се да ги вмъкнеш така, че да звучат естествено в този работен контекст, а не като случайно изпаднали странички от лексикон.

Зададох правилните въпроси, получих всички отговори, но не разбрах какво иска клиентът 
Защото си слушал само това, което ти казва и си търсил директен отговор. А много често той не може да ти го даде. Помисли отново за начина му на изразяване; за местата, на които изглежда като да си противоречи; за това, което ти е казал, че иска или си представя и любимите му филми, книги, реклами (има ли несъответствие между тях, няма ли). Истинският отговор на този така важен въпрос много често е между всички объркани и насипани факти, обяснения, описания, които дава клиентът и текущите му рекламни материали. Обикновено какво наистина мислим си проличава в разминаването между това, което говорим и това, което правим. Търси по-внимателно. 

Прочети още две статии по темата: "Питащият фрийлансър" и "Голямото налучкване". Втората е специално за клиенти, които искат да работят ефективно с фрийлансъри.

п. с. Ако много се обезкуражиш, препрочети си финала на статията "Две причини клиентът да се откаже след като си започнал работа".

Успешна седмица от мен.

Кога фрийлансърът може да предложи безплатна услуга и да спечели от това

Ти да направиш нещо безплатно за клиент? Никога! Може да подбиваш цените, но чак да си плащаш, за да работиш, не ти се е налагало.

Ако се успокоиш, помислиш, погледнеш малко по-далече от "какво ще работя-ям-правя утре" и се фокусираш върху "какво ще работя-ям-правя след месец, три, шест, година", ще видиш, че да подбиваш цените е по-лошо, отколкото да свършиш нещо безплатно. Първото ти носи само огорчения, много работа и лошо качество на живот. Второто носи удовлетворение - за теб и за клиента - прави добро впечатление и всъщност ти помага да спечелиш повече. Как става това? Ще ти подскажа.

1. Реши внимателно каква точно да е безплатната услуга.
В случая не говорим за цели проекти. Те са нещо съвсем различно, за което можеш да прочетеш повече в статията "Фрийлансър печели от доброволческа работа". Говорим за малки жестове на добра воля, проявявани към клиента, когато се налага, и съпътстващи основната ти (платена) поръчка.

Обикновено това са неща, за които ще отиде повече време да им определиш цената, отколкото да ги свършиш. Ако си фрийлансър копирайтър, може да е коректорска работа (само ако текстът е до 2 страници, не повече), нахвърляне на 2 - 3 изречения към снимка; 1 въвеждащ параграф към служебен текст. Ако си фрийлансър дизайнер, маркетолог или друго някакво чудо на свободна практика, не мога да ти дам конкретно предложение, но съм сигурна, че разбираш посоката и ще измислиш нещо подходящо.

2. В какви случаи е добре да направя нещо безплатно за клиент?
За редовен клиент:  той има нужда да се свърши нещо спешно, което е извън договорките ви и е достатъчно малко, че да не ти отнеме повече от 10 до 30 минути. Направи го и не искай пари за това, независимо дали клиентът ти е предложил да го включиш към сумата, която ти плаща за месеца или не. Не губиш нищо, а на него ще му стане приятно и ще затвърдиш в очите му имиджа си на стабилен, коректен и свестен фрийлансър. (Припомни си статията "Как да изградя имидж на добър фрийлансър".)

Bezplatna_usluga_Freelance

Бих те посъветвала да не изоставяш клиента си и в следния случай: казал ти е, че ще даде еднократна поръчка, която и ти можеш да направиш, на друг подизпълнител, защото ще му излезе по-евтино  и те моли за оценка на работата на колегата. Вместо да се сърдиш, че не е възложил задачата на теб, дай му искреното си мнение. Ако работата е зле и имаш разрешение от клиента, коригирай я. Или му предложи нов вариант. Направи това безплатно. След това няма и да му хрумне да търси друг подизпълнител. (И пак... прецени бързо и добре за какъв обем работа става въпрос преди да се хващаш.)

За нов клиент:  по време на преговорите за цена дръж на своето, не позволявай да ти извиват ръцете и не се съгласявай да правиш повече неща от договореното, освен ако не уговорите и допълнително заплащане за тях. След като започнете работа, все ще има нещо дребно, което клиентът иска да бъде направено и чинно те пита за цена. Възползвай се от ситуацията и покажи, че не си алчeн, просто някои въпроси са принципни, и свърши каквото трябва без да искаш пари. Пак повтарям, говорим за дребни неща, от които няма да те заболи и няма да отнемат половината ти работен ден. С този малък жест ще засвидетелстваш още веднъж желание за справедливо и спокойно сътрудничество и то така, че на клиента да му стане приятно и да се успокои - целта ти не е просто да го издоиш за едни пари.

В случаите, когато си объркал или не си догледал нещо: колкото и да внимаваш, случва се да сгрешиш или да направиш пропуск. Ако от това зависи цялата поръчка и вината е в теб, ясно е, че ще я правиш отново и то без да искаш допълнително заплащане. Може обаче да е нещо наистина несъществено. Нещо, на което клиентът ти обръща внимание само, за да не го направиш следващ път. В този случай също е добра идея да се реваншираш с малка безплатна услуга. Не защото ти я искат, а защото в теб самия е останало лошо чувство от пропуска и имаш нужда да предложиш нещо в замяна. Клиентът ти ще е приятно изненадан, независимо дали е стар или нов.

3. Как да обърна внимание на клиента, че съм свършил нещо безплатно за него?
Вярно, добре е да кажеш на клиента си, че е получил безплатна услуга. Само че го направи внимателно. Не му навирай факта в очите. Просто, когато дойде време за плащане, обясни защо тази услуга не е включена във фактурата. Направи го естествено, не се хвали, не натяквай, не се бий в гърдите. Намери тънък и мек начин да напомниш или да покажеш, че си незаменим, защото освен добър професионалист си и наистина читав, коректен човек - един идеален фрийлансър.

Успешна седмица 🙂

Как един фрийлансър се подготвя за новия работен сезон

Есента е коварен сезон. Първо твърде дълго я наричаш „късно и дъждовно лято“, а после си зает да се бориш с натрупалите се задачи, лошото си настроение и каквото-там-още-те-прави-недоволен.

Признай си малко по навреме, че лятото свърши, а работният сезон лека-полека започна. Обърни внимание колко са се увеличили запитванията от нови клиенти през последната една седмица и колко от старите вече са попитали дали си на линия. Време е да влезеш в работен ритъм. От теб зависи колко плавно и ненатоварващо ще го направиш. Предлагам ти няколко идеи в тази посока.

Continue reading

С какви клиенти искаш да работиш

И защо е важно в някакъв момент да си изясниш този въпрос

Много фрийлансъри не се замислят с какви клиенти искат да работят - малки, средни, големи, всякакви фирми. Може би и ти си от тях. Важно ти е да имаш поръчки, колко голям е клиентът не е от значение. От една страна си прав. Особено в началото не е важно. От друга страна, когато целенасочено търсиш клиенти, добре е да знаеш къде и в какво всъщност се прицелваш. Как да разбереш?

Continue reading