Как да разбера кога една поръчка е наистина спешна

Колко често, когато договаряш цени и срокове с нов клиент, той настоява да свършиш всичко колкото се може по-бързо? Направи си труда, прегледай стари мейли – най-вероятно в 8 от 10 от тях пише, че поръчката е спешна и трябва да се приключи в максимално кратки срокове.

Защо е важно да знаеш кога една поръчка наистина е спешна
Защото спираш да измъчваш себе си с непосилно кратки срокове от страх да не изтървеш клиент. Преценяваш правилно ситуацията и знаеш кога може да забавиш нещата, да не позволиш да те натискат и да си осигуриш достатъчно време за работа. Разбираш и кога наистина е важно да реагираш бързо. Това води до три неща:

1. Качеството на работата ти се подобрява. Много често казвам на клиентите си, че писането е най-лесният и бърз етап от моята работа. Необходимо ми е обаче достатъчно време за проучвания, за обмисляне на различни варианти, за проби, а след това и за редакция и корекция на готовия текст. Сигурна съм, че и за фрийлансърите, професионалисти в други области, е същото. Колкото по-бързо трябва да приключиш, толкова по-притеснен си, по-малко време за подготовка и мислене имаш и просто скалъпваш нещо. “Скалъпвам” е доста неподходяща дума, с която да свързват името ти, повярвай ми. Ти не си виновен? Клиентите те натискат? Може и така да е, но ще го забравят в момента, в който им предадеш лошо свършена работа.

2. Цените, на които работиш се променят. Когато една поръчка е спешна, нормално е клиентът да ти плати повече. Ако всички са спешни, спира да ти прави впечатление и даваш цени като за нормална поръчка. Така си си преценил, така си направил? Да ти кажа, не си го преценил съвсем добре. Ако учиш всичките си клиенти, че нещата могат да стават бързо, евтино и качествено, първо ги лъжеш; второ – скоро ще рухнеш от изтощение и неудовлетвореност; трето – мътиш водата на колегите си, а новите клиенти идват при теб с нагласата, че работиш евтинко и бързичко.

Истински спешните поръчки струват от 50% до 100% повече от нормалните. За обикновените поръчки си извоювай достатъчно време. Изключително важно е да се чувстваш спокоен, когато работиш.

3. Чувстваш се добре. Какво общо има самоусещането ти със спешните поръчки? Има, има. Безкрайно обидно е, когато си скъсаш задника от работа и бързане, а клиентът със спешната поръчка ти върне корекции след седмица или дори месец. Ти, разбира се, не му го казваш. Подтискаш си яда и оставяш гадното чувство да те трови.

В добавка, когато все гониш срокове, позволяваш да те натискат и знаеш, че не си вършиш достатъчно добре работата, започваш да се чувстваш неудовлетворен, подтиснат. Ставаш раздразнителен, мнителен, уморен и мразиш всички. Близките ти може и да те изтърпят известно време, но за клиентите не съм сигурна.

freelancer_Mogilska

Как да позная кога поръчката на клиента е наистина спешна
1. При спешност клиентите боравят с факти, не разтягат локуми.  Забелязала съм, че в наистина напечени ситуации думата “спешно” присъства рядко. Клиентът ти дава точен срок, обяснява ти защо трябва всичко да бъде свършено до определената дата: гони се график на печатница; подава се материал за печатно списание; фирмата влиза в сезон и ще изпусне клиенти; etc.

2. Отговарят на имейлите ти достатъчно бързо или ти се обаждат, за да уточните подробностите. Изпращат ти за броени часове цялата необходима за работата ти информация.  Когато на един клиент поръчката му е важна, той ти съдейства максимално. Когато му е наистина спешна, той улеснява работата по всякакъв начин, реагира бързо и адекватно.

Като начинаещ фрийлансър ми се е случвало да се притеснявам искрено, че клиентът не е изпратил информацията, която ми е нужна и аз няма да мога да спазя и без това кратките срокове. Сигурна съм, че не само аз съм била толкова глупава. Ако някой не се сеща да ти помогне да му свършиш работа с дни, значи тя нито е толкова важна, нито е толкова спешна. Не се чувствай отговорен и виновен за това, че друг не си изпълнява задълженията. Почивай си, поеми нечия друга поръчка, не се напрягай за някой, който не се грижи за собствените си дела.

3. Клиентът с наистина спешна поръчка не губи време да се пазари за цената.  Ако надценката е разумна, разбира се. Не те съветвам да дереш кожи, нито да се възползваш от ситуацията. Но всеки знае, че ако иска нещо да се направи бързо, трябва да си плати. Обясни на клиента си колко е цената за нормална поръчка и колко за спешна. И го остави да си реши.

Нямам идея защо всеки се чувства длъжен да ти каже, че е много важно да му свършиш работа веднага. Нямам идея защо настоява дори, когато му обясняваш, че това ще се отрази на качеството. Още по-малко имам идея защо след толкова натиск изчезва за около две седмици примерно. (Най-фрапиращият ми случай беше клиент, който се появи със спешна поръчка. После не я погледна 2 месеца. След което ми изпрати коментари по текстовете и каза, че наистина му е спешно и трябва да пратя корекции веднага. Толкова искрено не се бях смяла отдавна.)

Не се опитвай да разгадаваш скритите, често абсурдни мотиви на клиентите си и да ги превъзпитаваш. По-лесно ще ти е да се научиш да преценяваш реално ситуацията и да реагираш адекватно на нея. Само така ще запазиш усмивката, психиката, здравето и доходите си. Ако досега не си се погрижил за тях, повярвай ми, това е най-спешната ти задача.

6 съвета за фрийлансъри, специално: как да НЕ работя по празниците

Много често чувам от колеги фрийлансъри, че им се налага да работят по празниците и че откакто са на свободна практика не са имали нормални почивни дни като всички останали. Честно казано, смятам, че това дали и кога един фрийлансър ще почива си зависи само от него. Но ако имаш проблеми с организацията на времето и с исканията на клиентите си, ето как можеш да направиш така, че да не работиш по празниците.

1. Уведоми клиентите си от коя до коя дата смяташ да почиваш колкото се може по-рано.
Най-добре още тази седмица. Така всеки от тях ще може да си планира нещата и ако иска да направиш още нещо за него, да ти го подаде достатъчно рано. Ако пък някой се сети в последния момент и поиска от теб да работиш през празничните дни, напомни учтиво, че си съобщил на всички свои клиенти предварително кога почиваш.

Continue reading

5 трика за справяне с разсейването и непрекъснатото отлагане на задачи

Сигурна съм, че ти е позната следната картинка:

сядаш сутринта пред компютъра, зареден с енергия и желание да отхвърлиш всичките си задачи за 3 – 4 часа и след това да се занимаваш с по-приятни неща; вечерта изправяш схванат кръст, разтъркваш уморени очи и осъзнаваш, че нищо не си свършил. За сметка на това си изчел около 10 – 20 много интересни статии на различни теми, чатил си с трима приятели, които не си виждал отдавна и си подредил всичките си снимки от последните години в папки по места, дати и събития. Малко ти е тегаво, защото утре ще имаш двойно повече работа. Чувстваш се гузен, че си пропилял деня и се заричаш, че това повече няма да се случи.

След максимум ден-два положението се повтаря. Обикновено губиш по няколко часа в помоткване. После бързаш да свършиш повече поръчки за по-кратко време и в крайна сметка замръкваш уморен и недоволен.

Отлагането е от най-неприятните и трудни за изкореняване навици. Една от причините за това е, че ставаш все по-добър в измислянето на оправдания за него:

  • Ползвам Facebook, за да си върша работа, просто ми се налага да влизам често (разбирай “да вися там постоянно”) и да следя какво става.
  • Чета статия, свързана с професионалните ми умения, която ще ме направи по-добър специалист.
  • Ако не отговоря веднага на това запитване, може да изпусна поръчка.
  • Нямам място на компютъра, трябва да подредя снимките и да изтрия част от тях, иначе не мога да работа.
  • Добави си каквото искаш, все ще е вярно. 

Споделям ти 5 трика за справяне с тази напаст. Проверени са, работят. (Стига наистина да искаш да постигнеш резултат и да си малко по-упорит.)

Razseivane_spravqne_sys_zadachi

1. Обърни внимание с какво се разсейваш най-много и вкарай тази дейност в графика си. Например вместо да четеш хаотично статии за SEO, маркетинг, дизайн, копирайтинг, фрийланс и т. н. отдели си един час дневно само за това. Аз чета материали, свързани с професионалното ми развитие, сутрин преди да започна работа.

Това важи и за Facebook и другите социални мрежи. Ако работата ти наистина е свързана с тях, преглеждай ги веднъж сутрин, веднъж по обед и после в края на работния ден. Достатъчно е.

2. Направи си папка и събирай в нея всичко интересно, което ти е попаднало през деня. Не чети и не разглеждай разсейващи постове, статии и снимки веднага щом ги намериш. Събирай всичко любопитно, което не е свързано с текущата ти работа, в папка и го преглеждай, когато имаш свободно време.

3. Регламентирай си почивките. Ще ми кажеш, че не си станал фрийлансър, за да почиваш от дванайсет до един на обед. Вярно е, но пък няма още дълго да бъдеш фрийлансър, ако оставяш голяма част от работата си за утре. Така или иначе имаш изграден някакъв дневен режим, просто бъди малко по-твърд и постоянен в спазването му. (Да, да спиш до два, да обядваш в три и да започваш работа в пет следобед също е режим.)  Ако закусваш сутрин в осем или девет, нормално е да обядваш в дванайсет – един часа и няма причина да не го направиш. Но дори и часовете, удобни за теб, да са други, дай си не повече от час обедна почивка. После се върни към задачите си. Свикнеш ли веднъж с това, ще си спестиш доста време, което преди това си наричал “настройвам се за работа след обяда/почивката” и си прекарвал в помайване.

4. Не се лишавай от истинска почивка. Чувстваш се сънлив? Поспи един час, ще се отрази добре на работоспособността ти. Но спи наистина, недей да шикалкавиш и да си казваш: “Всъщност ако не зяпах клипчета в Youtube, щях да спя, така че този час разсейване не се брои.” Същото важи и за кратките почивки между задачите, които имаш да отхвърляш. Направи си кафе или чай, зяпай през прозореца, направи обиколка на блока, каквото искаш, само не стой пред компютъра.

5. Излъжи се. Кажи си, че ще се подложиш на експеримент – една седмица с минимално разсейване и отлагане на работните задачи. Бъди непоколебим и краен, ако е необходимо, изключи всички разсейващи фактори. Първо, ще останеш удивен от това колко рано приключваш и колко време ти остава. Второ, ще си се убедил, че светът няма да свърши, ако ти не си онлайн по цял ден навсякъде, където е възможно.

Прегледай и статията: 6 съвета за по-добра организация на времето и 1 тайна.
Сподели с нас ти как се справяш с отлагането на работните задачи.

Хубава седмица 🙂

6 съвета за по-добра организация на времето и 1 тайна

Времето никога не ти стига, нали? Винаги остава нещо за доработване, което ти пречи да обърнеш внимание на близките си, да излезеш да се забавляваш, да почетеш книга или просто да се наспиш. Ако мислиш така, значи имаш сериозен проблем с организацията на времето или просто си си наумил, че един фрийлансър трябва да е изтерзан, нещастен и вечно да кълве по някой проект. И в двата случая грешката е поправима.

Continue reading

Как се определя срок за приключване на поръчка

Умението да определя реални срокове за изпълнение на поръчките си е критично за съществуването на всеки фрийлансър. От това зависи качеството на работата му, начинът, по който се чувства и до известна степен цената, която ще определи за съответната поръчка. Ако си начинаещ фрийлансър, може би срещаш известни затруднения и често предлагаш твърде кратки срокове или губиш потенциални клиенти, защото им се струваш много бавен. Не се тревожи. И това, като почти всяко друго нещо на този свят, се учи.

Знам, както и ти, че сроковете зависят от самата работа – специфика, обем, сложност – но има общи положения, които ще ти помогнат.

Засичай за колко време правиш една поръчка. Направи си таблица и записвай какъв тип е поръчката, колко е сложна, колко време ти е отнело да я завършиш. Бъди искрен и добросъвестен и не лъжи себе си – не включвай времето, в което висиш във Фейсбук, пиеш кафе или говориш с приятел по телефона. Така съвсем скоро ще можеш с един поглед да определиш кой тип поръчка колко време ти отнема.

Оставяй си до един ден време за непредвидени обстоятелства. Особено ако си взел твърде много поръчки. Не запълвай времето до последната секунда. Много е вероятно някой клиент да поиска корекции (дори да са дребни, ще ти объркат плана). Може да ти падне кръвното или да се наложи да спасиш съседската котка от дървото отсреща.

Трудно ти е да отвоюваш от клиентите си време за непредвидени обстоятелства? Не ти вярвам. В повечето случаи е достатъчно да обясниш, че си слагаш един ден екстра, който най-вероятно няма да използваш. Добави, че правиш това само и единствено, за да гарантираш качеството на работата си и защото искаш да си максимално честен. Цениш времето на другите и искаш те да планират нещата си спокойно. Ако това не проработи, значи поръчката наистина е спешна. Тогава трябва да измислиш нещо друго.

Kak_se_opredelq_kraen_srokПодреждай задачите по приоритет. Първо, разбира се, според срока, в който трябва да се свършат. Някои от тях вероятно трябва да работиш успоредно. Започни от най-сложната задача, докато още не си уморен и ти е бистра главата. Помисли с кои клиенти нямаш фиксиран ден (евентуално час), а уговорката ви е “до края на седмицата”. Ако имаш по-спешни задачи, сложи ги преди техните.

Понякога искаш да “зарибиш” нов клиент, помисли за кой от редовните ти клиенти един ден забавяне не е критичен. Не забравяй да попиташ/помолиш да предадеш поръчката си с малко забавяне.

Преценявай добре сложността на работата преди да определяш срок. Най-често срещаната грешка е да прегледаш новия проект отгоре-отгоре и да кажеш за колко време ще го направиш. След това, като задълбаеш, се оказва, че нещата съвсем не са толкова прости. Отделяй достатъчно време, за предварителен оглед на поръчката, за да не си гризеш ноктите пред компютъра няколко денонощия подред.

Лесните поръчки понякога отнемат повече време, не забравяй да помислиш и за това. Какво имам предвид ли? Всички онези пипкави, технически задачи, които понякога ти се налага да изпълняваш. Често пъти, особено ако са големи по обем, те отнемат повече време от някоя по-сложна задача. Фактът, че работата е скучна и едноообразна забавя нещата допълнително.

Колкото повече опит трупаш, толкова по-лесно ще ти бъде да си определяш сроковете. Ще се осмелиш да взимаш предвид и това колко си уморен, какви планове за уикенда имаш (да, все някога ще ти се наложи да си починеш малко повече от осем-часа-сън), колко време ти трябва за страничните ти проекти и подобни. Дотогава пробвай да прилагаш съветите, които ти предложих по-горе. Ще ти спестят доста горчивини и несполуки. Разбира се, когато станеш твърде самоуверен, отново ще ти се случва да даваш много кратки или много дълги срокове. Но на втория – третия път ще си вземеш поука, ще си препрочетеш статията и всичко ще се оправи.

Успешна седмица от мен. 🙂