Как да си отвоюваш време за работа от набезите на близки и приятели

Ти си фрийлансър, който съвсем съзнателно е избрал да работи от понеделник до петък, 9 до 17 часа или от 10 до 18 часа, както всички останали. Правиш го, за да почиваш, когато почиват близките и приятелите ти и да прекарваш повече време с тях. Дотук добре.

Проблемът е, че те знаят, че си у дома през деня. Да, работиш, но смятат, че винаги можеш да прекъснеш за малко, нали нямаш шеф. Според тях не ти коства нищо да отделиш половин час, за да си побъбрите, да им свършиш някоя дребна услуга, да платиш сметките, да напазаруваш, да купиш подарък за рожден ден.

Така започва твоят кошмар. Не отказваш да направиш каквото са помолили, защото са ти близки, любими и не искаш да ги обидиш. Вътрешно обаче си раздразнен, ядосан и мечтаеш час по-скоро да те оставят намира. Графикът ти се обърква, задачите ти изостават. Ставаш все по-нервен. Прибираш се с мисълта, че ще останеш да поработиш до по-късно вечерта. Да, ама не съвсем, защото децата си идват от училище, половинката ти от работа, всеки иска внимание и в крайна сметка оставяш своите несвършени задачи за следващия ден. Неудовлетворението и раздразнителността ти се увеличават, чувстваш се все по-зле. Не само защото някой недоволен клиент те обвинява, че не си спазваш сроковете, а и защото: 1.) обичаш това, което правиш и искаш да имаш достатъчно време за него; 2.) все повече приемаш поведението на близките си като обидно и неуважително.

Не позволявай от фрийлансър да се превърнеш в момче за всичко на приятели, близки и роднини.

1. Научи се да отказваш на молби за услуги и дружески срещи, които нарушават работното ти време и планове. Не чакай околните да се сетят сами, че си имаш работа. Кажи им го. Не разчитай че помнят и ще проявят разбиране – повтаряй всеки път, ако е необходимо, че в момента работиш и да, ще направиш каквото можеш за тях, но когато приключиш със задълженията си. Страхуваш се, че ще ти се обидят? Да, някои ще се обидят, но ще им мине и в крайна сметка ще свикнат, че не си на тяхно разположение през деня.

2. Събери твоите и чужди задачи, заради които се налага да излизаш, в един ден. Аз често отделям четвъртъка за всичките си работни и неработни срещи. По време на курса „Как да успеем на свободна практика“ с колегите фрийлансъри обсъждахме, че може в един ден от седмицата да се вършат всички задачи, свързани с дома, услуги на приятели, etc. Така не си разкъсваш времето и работиш по-спокойно. Освен това не си принуден да отказваш на близките си. Само трябва да почакат до деня, в който на теб ти е удобно да направиш това, за което са те помолили.

Vreme_za_rabota_blizki

3. Направи си работна стая или работен кът. За предпочитане първото. Нека семейството ти свикне, че щом си на това определено място, значи работиш. Опитът ми показва, че със стая, на която вратата стои затворена, докато се трудиш, се получава по-лесно. Ако имаш само един кът, отдели го с параван. Колкото по-малко те виждат домашните ти, толкова по-бързо забравят, че си наблизо. Освен това избягваш атаката „Нали те виждам, че само седиш, блееш в монитора и нищо не вършиш. Докато мислиш, можеш да направиш това, за което те моля.“ Когато някой дойде при теб, в твоя офис кът, не го насърчавай да говори и ако се забави повече от 5 минути, напомни му, че работиш и го помоли да те остави.

4. Приюти се в офис на приятел или в споделено работно пространство. За мен това е много крайна мярка. Аз обичам да си седя в къщи, харесвам работната си стая и особено много ценя тишината, концентрирам се по-добре. Но ако не можеш да се отървеш от гости, половинката ти те е натоварила с всички домашни задължения, никой не ти влиза в положението, а ти не успяваш да се пребориш за правото си на спокоен труд, просто изнеси работното си място. Ако и за теб това е крайна мярка, неудобство и ненужен разход, върни се на точка 1 и бъди твърд и непреклонен.

5. Примири се, понякога наистина има и по-важни неща от работата ти. Понякога молбите за внимание, услуга, изслушване и какво ли още не идват много и наведнъж. И колкото и да не искаш да си признаеш, ти се струват важни. Наистина не бива да ги отхвърляш. Щом така усещаш нещата, действай, погрижи се за близките си. Само остави мисълта, че не работиш и закъсняваш със сроковете у дома. Тя няма да ти помогне да си свършиш задачите, но със сигурност ще те кара да се чувстваш зле през цялото време. А това също не е от полза за никого. Ако ще помагаш на обичан човек, помагай. Ако ще работиш, отрежи всички и работи. Само не стой кисел и изнервен насред всичките свои и чужди задачи. Изтощително, непродуктивно и неприятно е – за теб и за околните.

Битката за време за работа е решителна и продължителна. Затова се въоръжи с търпение, бъди мил, любезен, твърд, непоколебим и не позволявай да ти вменяват чувство за вина. Припомни си още:

Знам, че за днес ти бях обещала продължението на „5 съвета за фрийлансъри, които искат да привличат клиенти с телефонен маркетинг“. Но един разговор за набезите на близки и приятели в работно време с Невена Дишлиева-Кръстева (страхотна преводачка и издател) и собствената ми разклатена програма през последните две седмици, ме провокираха да напиша този пост.

Ти как се справяш с отвоюването на време за работа?

 

Как болният фрийлансър се справя с поръчки и спазва срокове

И как може да си осигури болнични 

Грип и лоша организация са едни от най-честите причини за неспазени срокове и закъснели поръчки през зимния сезон. Когато служител на трудов договор се разболее, той си взима болничен и се прибира у дома. Друг мисли колко спешни са задачите, които е оставил, трябва ли да ги поеме някой или клиентите могат да почакат. Ти обаче доброволно си се отказал от благината да мислят и действат вместо теб. Също така, като всяка птичка божия, не си се и сетил, че може един най-обикновен грип да ти обърка целия график и да предизвика вълна от недоволство в клиентите ти.

Аз съм тук, в прелестната компания на температура, главоболие, запушен нос и болки в гърлото, за да ти подскажа как да се справиш с поръчките, клиентите и сроковете, когато си болен.

1. Не се мъчи да работиш, докато грипът те работи

Зарежи всичко. Легни и се наспи. Пий чай, яж пилешка супа, изключи си звука на телефона и спи. Дай си един ден пълна почивка. Ако трябва, дай си два. Няма смисъл да се правиш, че работиш. Ще допуснеш много грешки и така или иначе ще ти върнат поръчката за корекции. Освен това през цялото време ще се чувстваш зле. За да спечелиш войната и да оздравееш бързо, дай на грипа да спечели битката – вземи си почивен ден и пази леглото.

2. Предупреди клиентите си, че си болен и поръчките им ще се забавят

Преди да си изключиш телефона, обади се на клиентите, които чакат поръчки от теб в близките ден, два, три (ако ти е по-удобно напиши им мейл). Обясни, че си болен, затова поръчката им ще се забави. Кажи им с приблизително с колко ще се забави. Ще се учудиш колко разбиране ще срещнеш и колко съвети за лечение. Не, ефектът няма да е същият, ако не им кажеш предварително какъв ти е проблемът, а ги уведомиш, когато ти звънят ядосани да питат не смяташ ли да си спазиш срока.

Bolniqt_freelancer_srokove

3. Намери колега, който може да поеме поне най-спешните ти поръчки

Като цяло се живее по-лесно, ако имаш колега, който може да ти удари едно рамо в случай на нужда. И не, не е задължително да работите в един офис, за да сте колеги. Огледай се за фрийлансър, чиято работа харесваш и на когото смяташ, че можеш да имаш доверие. Дай му една – две задачи и виж как ще се справи с тях. Говори с него и му предложи да се подкрепяте в кризисни ситуации. Ако ти си болен, можеш да му прехвърлиш поръчките си или поне част от тях. Ако той се разболее, ще му върнеш жеста. Ти прецени дали ще му оставиш всичките пари за свършената работа или ще си прибереш малък процент от тях (и ето ти ги твоите болнични). Каквото и да решиш, печелиш. Клиентите ти са доволни, ти си по-спокоен, а и нямаш много работа за наваксване.

Разбира се, за да се възползваш от съвет номер 3, трябва да си се сетил предварително, че освен фрийлансър си и човек и може да се почувстваш зле и да имаш нужда от непредвидена почивка.

Това са моите три. Пожелавам ти да си здрав и отивам да си изпия чая с мед. Подсмрък.

п. с. Добре е да знаеш, допълниха от Преводаческа агенция „Калинка БГ“ ООД, че ако си фрийлансър, който си плаща осигуровките, имаш право на болнични.

Клиент ми бави коментари и корекции! Какво да правя?

Klient_bavi_komentariСлед клиентите, които правят безброй корекции, най-трудно и неприятно е да се работи с клиентите, които бавят коментарите си със седмици и месеци. И причините за това са основно три:

  1. Колкото повече време минава, толкова повече забравяш подробностите около проекта и ти отнема време да влезеш отново в час, за да направиш корекции.
  2. Не можеш да приключиш поръчката и да си вземеш парите.
  3. Обикновено коментарите и корекциите пристигат точно, когато ти е най-напрегнато и едва можеш да си вдигнеш главата от работа.

Затова не оставяй клиентите си да се мотаят много. Притискай ги да ти дадат обратна връзка. Вярно е, ако са решили, че точно в момента не могат да направят това, няма сила, която да ги накара, но нищо не пречи да ги побутваш и подсещаш, докато получиш своето. Ето какво можеш да предприемеш.

Уточнете сроковете предварително: до коя дата клиентът трябва да ти даде информация; от кога до кога ти трябва да си готов с поръчката; до коя дата ти връща корекции и за колко дни трябва да ги направиш. Малко български клиенти се сещат дори за този начин на работа, на мен ми се е случвало да получавам толкова подробни и прецизни графици предимно от американци, но нищо не пречи да предложиш да направите един и да пробвате да го спазвате. Ако става въпрос за голяма поръчка, това много ще ти улесни живота. Нека графикът върви с договора, декларацията за поверителност и всички други бумаги, които трябва да се подпишат.

Изпращай напомнящи писма, като най-добре е да ги градираш.
С първото питаш учтиво получен ли е мейлът ти, защото нямаш коментар.
С второто напомняш, че ако не ти дадат коментари навреме, няма как да предадеш цялата свършена работа – готова за печат/наливане на сайта/etc. – в предварително определения срок и той ще се удължава съответно на дните, с които са се забавили.
С третото искаш да получиш някаква ориентировъчна дата, до която ще получиш коментари, за да можеш да предвидиш време за корекции. В противен случай, когато и да ти пишат, ще трябва да чакат да ти се освободи място в графика.

Обади се по телефона или поискай среща. Както и при бавенето на плащания, клиентът обикновено не иска да те излъже или да те мотае. Просто в момента има някаква друга грижа, по-важен проблем, с който трябва да се справи, а в случая с корекциите има още две причини:

1. не знае изобщо какво да ти каже и е оставил коментарите за онзи момент, в който ще получи прозрение свише;

2. крайното решение не зависи от него и той не иска да поема отговорност като коментира и финализира поръчката.

Трябва да разбереш каква е причината за бавенето, за да можеш деликатно да помогнеш на клиента си да я отстрани. Това, за съжаление, рядко може да стане с имейл. Тук личният контакт е незаменим.

Обикновено всичко това е достатъчно, за да получиш каквото искаш. Ако ти имаш още трикове за бързо получаване на корекции, сподели ги с нас в коментарите. Ще е полезно за всички ни, благодаря.

п. с. Припомни си статията „Как да изградиш ефективен работен процес с нов клиент”.

Как да разпределям времето си между работата и семейството

5 идеи за фрийлансъри

Човек и добър фрийлансър да е, решава да заживее с някого или да се прибере за известно време при родителите си, и целият му работен режим отива по дяволите. Балансирането между професионален и личен живот е като да жонглираш със сватбения сервиз на майка си, докато се учиш да караш ролери. Трябва да опазиш кристала, защото на нея много ще й докривее, ако го счупиш. Трябва да опазиш и себе си, защото вероятността да се пребиеш е доста голяма. Преди да си се затюхкал и да си обявил ситуацията за патова, ти предлагам няколко идеи как да се справиш с нея. Знам, че всеки човек си има потребности, положението му е уникално, единствено и специално, а ти си неотразим и при теб наистина е съвсем различно, но все пак може съветите ми да ти послужат.

Continue reading

Как да разбера кога една поръчка е наистина спешна

Колко често, когато договаряш цени и срокове с нов клиент, той настоява да свършиш всичко колкото се може по-бързо? Направи си труда, прегледай стари мейли – най-вероятно в 8 от 10 от тях пише, че поръчката е спешна и трябва да се приключи в максимално кратки срокове.

Защо е важно да знаеш кога една поръчка наистина е спешна
Защото спираш да измъчваш себе си с непосилно кратки срокове от страх да не изтървеш клиент. Преценяваш правилно ситуацията и знаеш кога може да забавиш нещата, да не позволиш да те натискат и да си осигуриш достатъчно време за работа. Разбираш и кога наистина е важно да реагираш бързо. Това води до три неща:

1. Качеството на работата ти се подобрява. Много често казвам на клиентите си, че писането е най-лесният и бърз етап от моята работа. Необходимо ми е обаче достатъчно време за проучвания, за обмисляне на различни варианти, за проби, а след това и за редакция и корекция на готовия текст. Сигурна съм, че и за фрийлансърите, професионалисти в други области, е същото. Колкото по-бързо трябва да приключиш, толкова по-притеснен си, по-малко време за подготовка и мислене имаш и просто скалъпваш нещо. “Скалъпвам” е доста неподходяща дума, с която да свързват името ти, повярвай ми. Ти не си виновен? Клиентите те натискат? Може и така да е, но ще го забравят в момента, в който им предадеш лошо свършена работа.

2. Цените, на които работиш се променят. Когато една поръчка е спешна, нормално е клиентът да ти плати повече. Ако всички са спешни, спира да ти прави впечатление и даваш цени като за нормална поръчка. Така си си преценил, така си направил? Да ти кажа, не си го преценил съвсем добре. Ако учиш всичките си клиенти, че нещата могат да стават бързо, евтино и качествено, първо ги лъжеш; второ – скоро ще рухнеш от изтощение и неудовлетвореност; трето – мътиш водата на колегите си, а новите клиенти идват при теб с нагласата, че работиш евтинко и бързичко.

Истински спешните поръчки струват от 50% до 100% повече от нормалните. За обикновените поръчки си извоювай достатъчно време. Изключително важно е да се чувстваш спокоен, когато работиш.

3. Чувстваш се добре. Какво общо има самоусещането ти със спешните поръчки? Има, има. Безкрайно обидно е, когато си скъсаш задника от работа и бързане, а клиентът със спешната поръчка ти върне корекции след седмица или дори месец. Ти, разбира се, не му го казваш. Подтискаш си яда и оставяш гадното чувство да те трови.

В добавка, когато все гониш срокове, позволяваш да те натискат и знаеш, че не си вършиш достатъчно добре работата, започваш да се чувстваш неудовлетворен, подтиснат. Ставаш раздразнителен, мнителен, уморен и мразиш всички. Близките ти може и да те изтърпят известно време, но за клиентите не съм сигурна.

freelancer_Mogilska

Как да позная кога поръчката на клиента е наистина спешна
1. При спешност клиентите боравят с факти, не разтягат локуми.  Забелязала съм, че в наистина напечени ситуации думата “спешно” присъства рядко. Клиентът ти дава точен срок, обяснява ти защо трябва всичко да бъде свършено до определената дата: гони се график на печатница; подава се материал за печатно списание; фирмата влиза в сезон и ще изпусне клиенти; etc.

2. Отговарят на имейлите ти достатъчно бързо или ти се обаждат, за да уточните подробностите. Изпращат ти за броени часове цялата необходима за работата ти информация.  Когато на един клиент поръчката му е важна, той ти съдейства максимално. Когато му е наистина спешна, той улеснява работата по всякакъв начин, реагира бързо и адекватно.

Като начинаещ фрийлансър ми се е случвало да се притеснявам искрено, че клиентът не е изпратил информацията, която ми е нужна и аз няма да мога да спазя и без това кратките срокове. Сигурна съм, че не само аз съм била толкова глупава. Ако някой не се сеща да ти помогне да му свършиш работа с дни, значи тя нито е толкова важна, нито е толкова спешна. Не се чувствай отговорен и виновен за това, че друг не си изпълнява задълженията. Почивай си, поеми нечия друга поръчка, не се напрягай за някой, който не се грижи за собствените си дела.

3. Клиентът с наистина спешна поръчка не губи време да се пазари за цената.  Ако надценката е разумна, разбира се. Не те съветвам да дереш кожи, нито да се възползваш от ситуацията. Но всеки знае, че ако иска нещо да се направи бързо, трябва да си плати. Обясни на клиента си колко е цената за нормална поръчка и колко за спешна. И го остави да си реши.

Нямам идея защо всеки се чувства длъжен да ти каже, че е много важно да му свършиш работа веднага. Нямам идея защо настоява дори, когато му обясняваш, че това ще се отрази на качеството. Още по-малко имам идея защо след толкова натиск изчезва за около две седмици примерно. (Най-фрапиращият ми случай беше клиент, който се появи със спешна поръчка. После не я погледна 2 месеца. След което ми изпрати коментари по текстовете и каза, че наистина му е спешно и трябва да пратя корекции веднага. Толкова искрено не се бях смяла отдавна.)

Не се опитвай да разгадаваш скритите, често абсурдни мотиви на клиентите си и да ги превъзпитаваш. По-лесно ще ти е да се научиш да преценяваш реално ситуацията и да реагираш адекватно на нея. Само така ще запазиш усмивката, психиката, здравето и доходите си. Ако досега не си се погрижил за тях, повярвай ми, това е най-спешната ти задача.