3 задължителни елемента в работните имейли

Много кратък наръчник за писане на работни имейли, 3

Овладял си всички тънкости за общуване с клиенти по имейл. Всичко, което съм писала в "Много кратък наръчник за писане на работни имейли", част 1 и част 2, ти е добре известно и дори го прилагаш. Поздравления. Продължавай да се усъвършенстваш. Ето какво още можеш да направиш.

1. Пиши в началото на писмата кратко резюме на това, което сте обсъдили/решили в предишните си имейли. Не, не е добра идея да дадеш просто reply на последния ви разговор. Едно, защото не е удобно да се четат подобни верижни писма и да се търси информация в тях, второ, защото резюмето показва какво ти си разбрал. Благодарение на него по-бързо ще разберете кога говорите за едно и също нещо и кога имате две коренно различни неща предвид.

Ако пък толкова не искаш да пишеш резюме, тогава постави изречение от сорта на:

"Благодаря за писмото от дата ..."

Така отсрещната страна ще може лесно да си намери имейла и да си припомни последния ви разговор.

2. Подканваща финална фраза. 

"Пишете ми за въпроси и коментари."
"Очаквам коментар по изпратените текстове"
"Свържете се с мен, в случай, че имате нужда от ... Ще се радвам да ви бъда полезен/а."

Клиентът ти има нужда от подсещане и подканяне. Кажи му какво да прави, за да си спечелиш още един разговор с него, още една поръчка. Подбутвай го всеки път да задава въпроси, ако има нещо неясно. Така ще трябва да му отделиш малко повече време, но пък накрая няма да се окаже, че ти си направил реактивен самолет, а клиентът ти е искал метлата на баба Яга.

3. Подпис, в който има линк с координатите ти. Телефонен номер, skype, линк към сайт - задължително е да ги има във всеки твой имейл. Клиентите не ги забелязват, докато не им потрябват. Имат ли нужда от тях, добре е да ги намерят колкото се може по-лесно и бързо. 

Някои хора си пишат и името и поздрава в подписа, така че да се появяват автоматично в края на всеки имейл. Аз те съветвам тези две неща да си ги пишеш лично всеки път. Причината е, че всеки клиент те нарича по различен начин. Някои се придържат към обръщението "госпожо/господине" и фамилия. Други вече те наричат на малко име. Трети пък използват по-кратко и лично обръщение.  

Ако си пишеш името лично, ще можеш да се подписваш по начина, по който конкретният клиент се обръща към теб. Поздравът ти също ще е личен и в тона на комуникацията, която поддържаш точно с този човек. Това винаги прави впечатление. Използвай го. 

Разбира се, проверявай старателно да не си допуснал правописна грешка в собственото си име. Прави много, ама много лошо впечатление. И не, не е добра идея да го пишеш с малка буква, защото нали това е Интернет, на никой не му пука и не се старае да пише правилно. 

Това са трите задължителни елемента, които трябва да присъстват в твоя имейл. Не че без тях клиентът няма да те разбере. Напротив. Важното обаче е не просто някак да си вършиш работата. Важното е да го впечатлиш с внимание, съобразителност, малки детайли и професионализъм. Така със сигурност ще работите по-дълго време заедно.

Успешна седмица от мен.

=================
Прочети още полезни статии за общуване с клиенти по имейл: 

Много кратък наръчник за писане на работни имейли, 1
Много кратък наръчник за писане на работни имейли, 2
6 съвета за общуване с клиенти по имейл

Ти питаш, аз отговарям: как да задържим клиент

По тази тема също съм писала доста, но винаги има какво да се добави. Изкуството да поддържаш дългосрочни отношения с клиентите трябва да се практикува и усъвършенства всеки ден. Иначе бързо излизаш от форма и също толкова бързо се оказва, че няма кого да задържиш.

Три са основните неща, които ще накарат клиентите ти да останат при теб:

 

1. Осигуряваш им винаги качествен продукт/услуга.
2. Спокойни са, че няма да им кажеш два часа преди крайния срок: "аз... такова... разбирате ли... не съм готов, но имам много основателни причини за това..."
3. Даваш им реални цени, които не се сменят на всеки две седмици, и не им извиваш ръцете в кризисни за тях моменти, а се опитваш да помогнеш.

 

Връзките с клиента ти са като връзките с приятелите, любимия човек и всички важни за теб хора на този свят - градят се на доверие, спокойствие и усещането, че има кой да те подкрепи в труден или не толкова труден момент. Гледай на тях по този начин, а не като на "едни пари, които получавам" и със сигурност ще получиш повече.

 

Прочети по-подробни съвети и размисли по темата: 

 

Успешна седмица и бъди дзен.

 

п.с. А в сряда - четвъртък очаквай пост за работата на един фрийлансър от всяка точка по света - теория и практика.

 

Как най-безболезнено да дам обратна връзка на колега или клиент?

Независимо дали си фрийлансър или не, налагало ти се е да коментираш работата на колега пред самия него или да се чудиш какво да кажеш на клиент, който ти е иззел функциите и предлага безумни или не толкова безумни идеи за реклама, маркетинг, програмиране, etc.
Само че ако си фрийлансър, ситуацията ти е по-деликатна - можеш да загубиш добър партньор или приличен клиент.

Как най-безболезнено да дам обратна връзка на колега или клиент

Да дадеш обратна връзка си е истинско изкуство и колкото по-бързо го овладееш, толкова по-малко неприятности ще имаш. Упражнявай се прилежно и разумно и ще ти се получи. Сигурна съм.

Continue reading

3 фактора за чудесни отношения с клиент или фрийлансър

Ти си фрийлансър или клиент - в случая е без значение. Всичко казано по-долу важи и за двете породи животни. 

Първото впечатление е много важно. Знам, че го знаеш. Въпросът е как ползваш това знание.

Губиш ако си мрънкащ и неуверен на първа среща с фрийлансър или клиент. Още по-непечелившо е да демонстрираш изключителното мнение, което имаш за себе си и да развяваш огромните си изисквания като знаме.

Ако все пак това ти е жизненонеобходимо и човекът отсреща се е съгласил да работи с теб, поддържай впечатлението, което си създал първоначално, докато не приключите с работните взаимоотношения. Моля ти се. Не се отказвай по средата. Издръж на напрежението да бъдеш изключителен за по-дълъг период от време. Тогава другите някак по могат да приемат, че им го навираш в очите.
Само си направи добре сметката, защото твоите големи изисквания са смешни, ако не можеш да ги предявиш първо към себе си. И да ги удовлетвориш.

Така. Сега. След като се набеснях предлагам да започнем всички с нещо просто - правилна самопреценка, добро възпитание и опит да погледнем нещата през очите на другия преди да правим каквото и да било.

А?

Коректността – начин на употреба, 2

Търсиш фрийлансър за голяма поръчка. Искаш да ти напише 200 статии, да направи дизайн за 100 етикета или каквото-там-друго-ти-трябва. Става въпрос за голям обем работа.
Пускаш запитване. Получаваш оферта и добра отстъпка.
Има сделка и всички са доволни.

В един момент разбираш, че количеството работа няма да е толкова, колкото си заявил в началото, а по-малко. Само че забравяш да споменеш тази дребна подробност. Причината дори не е, че фрийлансърът може да поиска предоговаряне на цените. Ти просто получаваш каквото ти трябва и не мислиш за човека отсреща. Само че винаги, когато не мислиш за другия, прецакваш себе си. Честно. Защото следващият път няма да получиш толкова добра цена. Дори да си намериш друг фрийлансър. Нали се сещаш, че ако ти пропускаш да съобщаваш такива важни неща, вероятно много други клиенти постъпват по същия начин. Всъщност, на теб сигурно също ти се е случвало с твоите.

Можеш да постъпиш и иначе. Да уведомиш навреме човека, че плановете са се променили и обемът работа ще е значително по-малък. (Така той може да поеме друга поръчка, а не да чака нещо, което няма да се случи.) Ако го направиш по подходящия начин, и си бил достатъчно коректен до този момент, има вероятност да избегнеш предоговарянето на цените и да си спечелиш верен партньор за в бъдеще.

Освен това, не забравяй, фрийлансърите също говорят помежду си. Обсъждат коректността на клиентите, методите им на работа. Може да ти потрябва фрийлансър, специалист в друга област. Помисли си каква предварителна представа искаш да има за теб. (От това зависи ще се наеме ли да работи, какви цени ще ти даде, как ще общувате.)

Когато избираш как да се държиш с някого, всъщност избираш как искаш околните да се държат с теб.

п.с. За четири години съм имала много клиенти, които са започвали с големи обещания. За пръв път тази седмица двама! ми казаха, че очакваното количество работа ще е по-малко.
Аз съм обнадеждена и доволна.
Благодаря.
🙂

п.п.с За интересуващите се от първа серия - Коректността - начин на употреба. Приятно четене.