Колко често, когато договаряш цени и срокове с нов клиент, той настоява да свършиш всичко колкото се може по-бързо? Направи си труда, прегледай стари мейли – най-вероятно в 8 от 10 от тях пише, че поръчката е спешна и трябва да се приключи в максимално кратки срокове.

Защо е важно да знаеш кога една поръчка наистина е спешна

Защото спираш да измъчваш себе си с непосилно кратки срокове от страх да не изтървеш клиент. Преценяваш правилно ситуацията и знаеш кога може да забавиш нещата, да не позволиш да те натискат и да си осигуриш достатъчно време за работа. Разбираш и кога наистина е важно да реагираш бързо. Това води до три неща:

1. Качеството на работата ти се подобрява

Много често казвам на клиентите си, че писането е най-лесният и бърз етап от моята работа. Необходимо ми е обаче достатъчно време за проучвания, за обмисляне на различни варианти, за проби, а след това и за редакция и корекция на готовия текст. Сигурна съм, че и за фрийлансърите, професионалисти в други области, е същото. Колкото по-бързо трябва да приключиш, толкова по-притеснен си, по-малко време за подготовка и мислене имаш и просто скалъпваш нещо. “Скалъпвам” е доста неподходяща дума, с която да свързват името ти, повярвай ми. Ти не си виновен? Клиентите те натискат? Може и така да е, но ще го забравят в момента, в който им предадеш лошо свършена работа.

2. Цените, на които работиш се променят

Когато една поръчка е спешна, нормално е клиентът да ти плати повече. Ако всички са спешни, спира да ти прави впечатление и даваш цени като за нормална поръчка. Така си си преценил, така си направил? Да ти кажа, не си го преценил съвсем добре. Ако учиш всичките си клиенти, че нещата могат да стават бързо, евтино и качествено, първо ги лъжеш; второ – скоро ще рухнеш от изтощение и неудовлетвореност; трето – мътиш водата на колегите си, а новите клиенти идват при теб с нагласата, че работиш евтинко и бързичко.

Истински спешните поръчки струват от 50% до 100% повече от нормалните. За обикновените поръчки си извоювай достатъчно време. Изключително важно е да се чувстваш спокоен, когато работиш.

3. Чувстваш се добре

Какво общо има самоусещането ти със спешните поръчки? Има, има. Безкрайно обидно е, когато си скъсаш задника от работа и бързане, а клиентът със спешната поръчка ти върне корекции след седмица или дори месец. Ти, разбира се, не му го казваш. Подтискаш си яда и оставяш гадното чувство да те трови.

В добавка, когато все гониш срокове, позволяваш да те натискат и знаеш, че не си вършиш достатъчно добре работата, започваш да се чувстваш неудовлетворен, подтиснат. Ставаш раздразнителен, мнителен, уморен и мразиш всички. Близките ти може и да те изтърпят известно време, но за клиентите не съм сигурна.

Как да позная кога поръчката на клиента е наистина спешна

1. При спешност клиентите боравят с факти, не разтягат локуми

Забелязала съм, че в наистина напечени ситуации думата “спешно” присъства рядко. Клиентът ти дава точен срок, обяснява ти защо трябва всичко да бъде свършено до определената дата: гони се график на печатница; подава се материал за печатно списание; фирмата влиза в сезон и ще изпусне клиенти; etc.

2. Реагират бързо, когато им искаш информация

Отговарят на имейлите ти достатъчно бързо или ти се обаждат, за да уточните подробностите. Изпращат ти за броени часове цялата необходима за работата ти информация.  Когато на един клиент поръчката му е важна, той ти съдейства максимално. Когато му е наистина спешна, той улеснява работата по всякакъв начин, реагира бързо и адекватно.

Като начинаещ фрийлансър ми се е случвало да се притеснявам искрено, че клиентът не е изпратил информацията, която ми е нужна и аз няма да мога да спазя и без това кратките срокове. Сигурна съм, че не само аз съм била толкова глупава. Ако някой не се сеща да ти помогне да му свършиш работа с дни, значи тя нито е толкова важна, нито е толкова спешна. Не се чувствай отговорен и виновен за това, че друг не си изпълнява задълженията. Почивай си, поеми нечия друга поръчка, не се напрягай за някой, който не се грижи за собствените си дела.

3. Клиентът с наистина спешна поръчка не губи време да се пазари за цената

Ако надценката е разумна, разбира се. Не те съветвам да дереш кожи, нито да се възползваш от ситуацията. Но всеки знае, че ако иска нещо да се направи бързо, трябва да си плати. Обясни на клиента си колко е цената за нормална поръчка и колко за спешна. И го остави да си реши.

Нямам идея защо всеки се чувства длъжен да ти каже, че е много важно да му свършиш работа веднага. Нямам идея защо настоява дори, когато му обясняваш, че това ще се отрази на качеството. Още по-малко имам идея защо след толкова натиск изчезва за около две седмици примерно. (Най-фрапиращият ми случай беше клиент, който се появи със спешна поръчка. После не я погледна 2 месеца. След което ми изпрати коментари по текстовете и каза, че наистина му е спешно и трябва да пратя корекции веднага. Толкова искрено не се бях смяла отдавна.)

Не се опитвай да разгадаваш скритите, често абсурдни мотиви на клиентите си и да ги превъзпитаваш. По-лесно ще ти е да се научиш да преценяваш реално ситуацията и да реагираш адекватно на нея. Само така ще запазиш усмивката, психиката, здравето и доходите си. Ако досега не си се погрижил за тях, повярвай ми, това е най-спешната ти задача.

Често ти напомням, че най-бързият начин да прецакаш впечатляващата си кариера на фрийлансър, още преди да си я започнал, е като гледаш в тавана, докато определяш цена за работата си. Затова и все те моля да си припомниш статията: “Как се ценообразува“.

Да предположим, че вече я знаеш наизуст и определяш цени по-бързо отколкото премигваш. Променял ли си ги скоро? Сигурен ли си, че все още са актуални?

Как да разбера кога е време за увеличение на цените
1. Ако не си ги променял от 2 – 3 години, определено е време да го направиш.

2. Все повече клиенти реагират твърде сговорчиво, когато им изпратиш оферта. Не се пазарят, рядко питат за отстъпки, а най-често имейлът им започва с: “Цените са много добри.”. “Цените са отлични.” или “Цените ни устройват идеално.” Не се подлъгвай. Това не значи, че клиентите са се променили и вече са готови спокойно да си плащат колкото ти струва труда. По-скоро е знак, че цените на колегите ти са се променили, а ти не си разбрал. Може да е знак и за още нещо – че си изградил имидж на добър професионалист и клиентите очакват цените ти да са доста по-високи.

3. Доходите ти не са се променяли в последните 2 години. Количеството работа, което вършиш също.

Защо трябва да увеличавам цените
От една страна си прав, ако парите ти стигат и харесваш работата си, не е необходимо. Защо да променяш нещо, което функционира идеално? Да предположим, че не искаш да получаваш повече пари или поне да вършиш по-малко работа като запазиш текущите си доходи. Пак ще ти се наложи да промениш цените и причините за това са две:

1.  Ниските цени карат нормалните клиенти с интересни поръчки да гледат на теб с подозрение и да избягват услугите ти. Иначе казано уронваш професионалния имидж, който си градил толкова дълго и старателно.

2. Да подбиваш цените е като да режеш клона, на който седиш. (Припомни си статията “3 причини да подбиваш цените“)

Как да преценя с колко да увелича цените
1. Проучи на какви цени работят колегите ти. Не е нужно да съдираш кожата на клиента си, но е препоръчително цените ти да са адекватни на пазара и на цените на другите фрийлансъри от твоя бранш.

2. Отчети опита, който си натрупал. Да имаш опит значи 2 неща: знаеш как да решиш ефективно по-голямо количество проблеми в твоята работна сфера; хората те търсят, което пък подсказва, че си добър в това, което правиш. Нормално е като фрийлансър с повече опит да взимаш повече пари от начинаещите.

3. Добави новите неща, които си научил. Всяко твое ново знание и умение струва пари. Нищо, че си се забавлявал, докато си учил. Никъде не е казано, че работа е само и единствено това, което вършиш с неудоволствие, мърморене и отвращение. Напротив.

4. Помисли и с какви клиенти работиш в момента и с какви – малко, големи, средни – искаш да работиш занапред.

5. Направи оферта с новите цени. Виж как ти изглежда. Сметни колко процента ти е увеличението. Помисли отново адекватен ли си на пазара и на цените на колегите си. Реши дали ще прилагаш онази хватка “да не е кръгло число, че да не им се вижда скъпо”, заради която често виждаш около себе си цени като 49,90 лв. вместо 50 лв. Това е.

Остава само да си припомниш как да увеличиш цените без да загубиш клиенти и си готов за действие. Успех!

Много кратък наръчник за писане на работни имейли, 5

Напоследък получавам много писма от клиенти, написани и изпратени от телефон. И аз изпращам такива понякога. Затова и реших да добавя подобна статия към рубриката със съвети как се пишат работни имейли. Сигурна съм, че ще е полезна за всеки фрийлансър и клиент, който поне  малко от малко се грижи да му се разбира какво всъщност иска да каже.

1. Не пиши работни имейли през телефона си или го прави само ако много се налага. Не се шегувам. Спести на получателя на писмото тази мъка да подозира смътно какво си искал да напишеш. Спести и на себе си риска отсрещната страна да не те разбере и да прави каквото си реши.

Когато пишеш от телефона си, обикновено си някъде навън. На шумно място, на което всеки миг нещо те разсейва. Минувачи, в които не е добра идея да се блъскаш; стълбове, които също трябва да отбягваш; коли, автобуси, трамваи; просяци; шумна тийнейджърска компания на съседната маса в кафенето – всяко разсейване ти пречи да изложиш мислите си ясно и разбираемо. Рискуваш да изпуснеш нещо важно или да кажеш повече отколкото искаш.

Ако наистина ти е толкова спешно да отговориш на някого или да му напишеш имейл през телефона, намери си тихо място, съсредоточи се и пиши внимателно.

2. Придържай се към кратките форми.
Съобщи най-важното в два – три реда максимум, подробностите ги опиши като се добереш до нормална клавиатура и компютър. Дори и да си клиент или фрийлансър – факир в писането на неудобната клавиатура на телефона, ще се измориш бързо и ще започнеш да правиш глупави грешки.

3. Изключи всички помощни функции. 
Пробвай да се справиш с тежката задача да си напишеш сам имейла. Не ползвай помощни функции като автоматична корекция или предлагане на думи. С тях се отпускаш още повече и съвсем спираш да следиш какво пишеш. В резултат някой получава от теб следния имейл:

“не мога  да отвория фаила с текстовете    пола прати ми    прес друга програма”

4. Чети втори, а най-добре и трети път написаното преди да го изпратиш. Това правило важи за всеки текст, който пишеш и ще бъде видян от чужди очи. Да, за имейлите, които си решил да изпратиш през телефона си, също. Със сигурност ще хванеш поне част от грешките и недомислиците, които си надращил.

5. Не се успокоявай с мисълта: “То ще се разбере, че е от телефон и ще ми влязат в положението.” Да, вярно, може и да ти влязат в положение, но все някой клиент или подизпълнител, който ти е важен ще остане с кофти усещане и в него ще се прокрадне мисълта, че си доста немарлив. Освен това ти не изпращаш имейл, за да ти влязат в положението, а за да те разберат. Подозирам дори, че второто ти е по-важно. Ако си разсеян и си пропуснал да напишеш част от информацията, а другата част е изпъстрена с фрапиращи грешки, шансовете това да се случи рязко намаляват. И нали знаеш кой ще изгуби от тази ситуация? Ти, разбира се.

6. Спазвай елементарните правила за вежливост.
Не е толкова уморително и непосилно да напишеш “Здравейте” и “Хубав ден” или “Поздрави”. Липсата им в имейла ти определено няма да предразположи човека, на когото пишеш, особено ако работите заедно отскоро.

7. Направи си шаблони.
Помисли какъв тип работни имейли ти се налага най-често да пишеш и изпращаш през телефона и си направи шаблони. Така със сигурност поне половината ти писмо ще бъде правилно написано. А и ще имаш повече време, сили и концентрация да провериш другата половина.

8. Сложи подпис и контакти към всеки имейл. 
Просто влез в електронната си поща през телефона, отиди в “настройки” и ги въведи в предназначеното за целта поле. Така няма да губиш време да ги пишеш всеки път, а и и не рискуваш да ги сбъркаш или забравиш.

Усилията, които полагаш, за да пишеш правилно на клиента или фрийлансъра, да ти се разбира какво казваш и да си вежлив, не са напразни. Повярвай ми. А най-добре пробвай и се убеди сам.

Припомни си всички съвети от поредицата “как се пишат работни имейли”:

• Много кратък наръчник за писане на работни имейли,1 
• 5 правила за писане и изпращане на работни имейли
• 3 задължителни елемента в работните имейли
• Как да напиша текст – шаблон за имейл за нови клиенти

Има два начина да започнеш годината.
Първият е стремглаво, бързо. Хвърляш се в центрофугата на ежедневието – работа, разговори с клиенти, работа, закъснели плащания, работа, още само това да свършиш и ще си починеш, а после само онова да свършиш и ще си починеш, а след това ще се заемеш с личните си проекти, само да избуташ и ееей тази поръчка. На някои хора подобен ритъм им харесва. Ако и ти си от тях, това е твоят успешен начин за започване на работната година.

Не те разбирам, но съм сигурна, че имаш своите основания да позволяваш клиентите и проектите да те изстискват до краен предел. И ти пожелавам успех.

Вторият начин е да си дадеш време да дишаш, да гледаш, да си осигуриш пространство за размах. Ако не си направил равносметка на изтеклата работна година, днес е твоят ден. Ако вече си отметнал тази задача, планирай новите си работни подвизи. Не бързай. Пий едно кафе. Припомни си статията от 05. 01. 2014: “Как да работя спокойно през новата година или фрийлансърски дзен”, в нея ще намериш доста практични, полезни съвети за успешен работен старт.

Защо повтарям всичко това, като съм го казвала и преди по един или друг начин? Защото съм забравила да ти споделя нещо много важно. Освен от планиране, професионализъм и добри преговори, успехът ти зависи и от твоята нагласа.

Смяташ, че ти пробутвам врели-некипели от книгите по самопомощ? Всъщност не. Експериментирах усърдно със себе си и след доказан резултат ти препоръчвам днес вместо да работиш, да направиш следните неща:

Continue reading →